Einen Bauernhofausflug Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Bauernhofausflug entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern auch Transport, Hofregeln, Betreuung und Wetter. Beginne mit dem Besuchstermin und den Anmeldungen, bevor du Gruppen und Verpflegung planst. Ernährungswünsche und Notfallkontakte solltest du früh erfassen, weil kurzfristige Änderungen schwer zu koordinieren sind. In den letzten Tagen geht es vor allem um Route, Material, Beschilderung und einen klaren Empfang vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Besuchstermine bestätigen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Notfallkontakte sammeln
6
Teilnehmerinformationen versenden
7
Transport und Route prüfen
2 Personen
8
Wettervorhersage prüfen
9
Gruppen einteilen
2 Personen
10
Betreuer einweisen
2 Personen
11
Hofregeln abstimmen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Namensaufkleber vorbereiten
15
Routenpläne drucken
16
Beschilderung erstellen
2 Personen
17
Erste-Hilfe-Set prüfen
18
Geräte aufladen
19
Materialien zusammenstellen
3 Personen
20
Materialien einpacken
3 Personen

Event

21
Location inspizieren
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
24
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
25
Beschilderung anbringen
2 Personen
26
Teilnehmer registrieren
2 Personen
27
Namensaufkleber verteilen
28
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
29
Gruppen zusammenstellen
2 Personen
30
Führung begleiten
4 Personen
31
Tierpflege demonstrieren
3 Personen
32
Hände waschen lassen
2 Personen
33
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Abendprogramm betreuen
4 Personen
36
Suppe und Brot vorbereiten
3 Personen
37
Abendessen servieren
4 Personen
38
Geschirr sammeln
2 Personen
39
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
40
Endzählung durchführen
2 Personen
41
Start begleiten
3 Personen
42
Abfall sammeln
3 Personen

Nachbereitung

43
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Location reinigen
3 Personen
46
Müll entsorgen
2 Personen
47
Materialien trocknen und verstauen
2 Personen
48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
49
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 32
SitzbänkeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 35
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 35
Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TassenAnz. 35
BestecksetsAnz. 35
ServierschalenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
KaraffeAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
Tragbarer Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 2

Küche

SuppenschalenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierbesteckAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-SetsAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 6
HanddesinfektionsspenderAnz. 4

Kommunikation

KlemmbretterAnz. 4
KugelschreiberAnz. 12
RoutenpläneAnz. 35
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
SpülbürstenAnz. 3
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh und setze eine feste Anmeldefrist, idealerweise mindestens 14 Tage vor dem Ausflug. So bleibt Zeit, Ernährungswünsche und Notfallkontakte vollständig zu erfassen.
Prüfe Transport und Route spätestens 7 Tage vorher und drucke die Routenpläne zusätzlich aus. Verlass dich nicht nur auf Mobiltelefone, besonders wenn der Hof schlecht erreichbar ist.
Teile die Gruppe vorab ein und weise die Betreuer vor Beginn in Hofregeln, Treffpunkte und Notfallabläufe ein. Plane pro Gruppe mindestens eine klar benannte Ansprechperson ein.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und stimme bei Bedarf Kleidung, Aufenthaltsbereiche und den Ablauf mit dem Hof ab. Kühlboxen und Thermoskannen sollten am Vortag einsatzbereit sein.
Bereite Empfangstisch, Namensaufkleber und Wegweiser vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Prüfe Erste-Hilfe-Sets, geladene Geräte und das gesamte Material spätestens am Vorabend.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bauernhofausflug planen?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit der Terminabstimmung und der Buchung des Hofs. Verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vor dem Termin und schließe die Anmeldung einige Tage vorher.
Was muss man bei einem Bauernhofausflug für Kinder beachten?: Sammle bei der Anmeldung Notfallkontakte und Ernährungswünsche und teile die Kinder in überschaubare Gruppen ein. Weise die Betreuer spätestens am Veranstaltungstag vor dem Empfang in Hofregeln und Notfallwege ein.
Wann sollte man die Route zum Bauernhof prüfen?: Prüfe Strecke, Parkmöglichkeit und Treffpunkt spätestens 7 Tage vor dem Ausflug. Kontrolliere die Wetterlage 48 Stunden vorher noch einmal und gib Änderungen rechtzeitig an alle Teilnehmer weiter.
Was braucht man für die Verpflegung bei einem Bauernhofausflug?: Plane Geschirr, Becher, Besteck, Servierschalen und Kühlmöglichkeiten passend zur Teilnehmerzahl ein. Kaufe verderbliche Lebensmittel möglichst am Vortag und kühle Essen und Getränke vor dem Eintreffen der Gruppe.

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