Zo organiseer je een boekenbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de zaal, datum en openingstijden; die bepalen hoeveel verkopers en bezoekers je kunt ontvangen. Benader daarna verkopers met een inschrijfformulier en leg vast hoeveel ruimte, tafels en praktische informatie zij nodig hebben. Pas wanneer de aanmeldingen binnen zijn, maak je de tafelindeling, het programma en de vrijwilligersplanning. De laatste week draait om bevestigingen, bewegwijzering, kassamateriaal, techniek en een controle van alle boekendozen en prijskaartjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
3
Deelnemende verkopers benaderen
2 personen
4
Inschrijfformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Publiciteitsbericht verspreiden
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Tafelindeling maken
2 personen
10
Verkopersplaatsen toewijzen
2 personen
11
Programma samenstellen
2 personen
12
Inschrijvingen bevestigen
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Betaalwijze voor entree bepalen
2 personen
15
Contant geld voor wisselgeld regelen
16
Boekendozen en labels voorbereiden
2 personen
17
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
18
Route- en zaalbordjes maken
19
Boekencategorieën bepalen
2 personen
20
Kassaformulieren afdrukken
21
Bezoekerslijst afdrukken
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Verkopers praktische informatie sturen
25
Apparatuur testen
2 personen
26
Boekendozen sorteren
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Locatiesleutels ophalen

Event

29
Zaal openen
2 personen
30
Levering en toegang controleren
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Boekenkramen markeren
2 personen
34
Verlichting plaatsen
2 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Boeken per categorie uitstallen
6 personen
37
Prijskaartjes plaatsen
4 personen
38
Informatietafel inrichten
2 personen
39
Kassa inrichten
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Toilet- en routebordjes plaatsen
2 personen
43
Geluidsinstallatie testen
2 personen
44
Verkopers ontvangen
3 personen
45
Verkopers naar plaatsen begeleiden
3 personen
46
Laatste stands controleren
3 personen
47
Entree bemannen
2 personen
48
Bezoekers welkom heten
2 personen
49
Programma aankondigen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Boekentafels netjes houden
3 personen
54
Gevonden voorwerpen registreren
55
Voorleessessie begeleiden
2 personen
56
Pauze voor vrijwilligers regelen
57
Entree afsluiten
2 personen
58
Verkopers laten afrekenen
2 personen
59
Boeken veilig verpakken
4 personen

Nazorg

60
Zaal leegmaken
6 personen
61
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Geleende materialen verzamelen
2 personen
67
Deuren en ramen controleren
2 personen
68
Locatie afsluiten
69
Overgebleven boeken retourneren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Kassatafel
Informatietafel
Boekenkastenaantal 8
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 24
Transportkarrenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Theelepelsaantal 80
Vorkenaantal 80
Tangenaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Rekenmachinesaantal 3

Boekverkoop

Boekendozenaantal 80
Boekensteunenaantal 40
Prijskaartjesaantal 500
Kleefbriefjesaantal 20
Boekenbonnenaantal 100
Draagtasjesaantal 250
Inpakpapierrollenaantal 6
Plakbandhoudersaantal 4
Inktpatronenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Kassabonnenrollenaantal 12

Decoratie

Boekenbeursbannersaantal 4
Aankondigingspostersaantal 20
Routebordjesaantal 12
Categoriepostersaantal 12
Tafellopersaantal 12
Boekdecoratiesaantal 20
Plakgumaantal 4
Scharenaantal 6
Ducttapeaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Kantoor

Pennensetsaantal 6
Notitieblokkenaantal 12
Klembordenaantal 6
Naamstickersaantal 150
Printerpapieraantal 2
Mappenaantal 12
Nietmachinesaantal 3
Plakbandaantal 8
Markeerstiftenaantal 12
Cashgeldzakkenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Handgelhoudersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal voordat je verkopers benadert en controleer direct hoeveel tafels, stoelen, boekenkasten en stroompunten beschikbaar zijn. Zo beloof je geen verkopersplaats die later niet blijkt te passen.
Stuur verkopers praktische informatie zodra hun inschrijving is bevestigd: aankomsttijd, toegewezen plek, laad- en losafspraken, betaalwijze en wat zij zelf moeten meenemen. Een korte bevestiging voorkomt veel vragen in de laatste dagen.
Maak de tafelindeling pas nadat de inschrijvingen zijn verwerkt. Houd ruimte vrij voor een kassatafel, informatietafel, looproutes en eventuele programmaonderdelen; bezoekers moeten met boeken in de hand kunnen draaien zonder opstoppingen.
Regel entree en wisselgeld uiterlijk een week vooraf. Bepaal of je contant, met een pinapparaat of beide werkt, druk bezoekerslijsten en kassaformulieren af en test laptops, rekenmachines en betaalapparatuur.
Doe de eindcontrole niet alleen op papier. Zet geluidsinstallatie en microfoon aan, test koffiezetapparaten en waterkokers, controleer verlengkabels en stekkerdozen en leg boekendozen, boekensteunen, kleefbriefjes en prijskaartjes per verkoper klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, datum en openingstijden. Gebruik de eerste weken daarna voor verkopers, publiciteit en inschrijvingen; reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen en controles.
Hoe maak je een goede tafelindeling voor een boekenbeurs?: Verwerk eerst alle verkopersplaatsen en deel daarna de zaal in met duidelijke looproutes. Houd minimaal één centrale route vrij en plan aparte ruimte voor de kassa, informatietafel, koffievoorziening en eventuele geluidsinstallatie.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig op een boekenbeurs?: Tel het verwachte aantal contante entreebetalingen en de gebruikelijke entreeprijs bij elkaar op en zorg daarnaast voor briefjes en munten voor minstens 20 tot 30 transacties. Leg het geld vóór opening in de kassatafel klaar en noteer het startbedrag.
Wanneer moet je publiciteit maken voor een boekenbeurs?: Verspreid het eerste publiciteitsbericht ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en herhaal het 7 tot 10 dagen voor de beurs. Vermeld telkens datum, openingstijden, locatie, entree en of bezoekers contant of met pin kunnen betalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.