Checklist voor een goed georganiseerde boekenbeurs
Een boekenbeurs organiseren begint niet bij het uitstallen van de boeken, maar bij zaal, datum en verkopers. Werk van grof naar fijn: leg eerst de openingstijden en deelname vast, verwerk daarna de aanmeldingen en maak pas vervolgens de tafelindeling en het programma. Reserveer tijd voor labels, prijskaartjes, kassamateriaal en bewegwijzering; juist die onderdelen worden vaak pas op de ochtend zelf ontdekt. Met deze checklist houd je overzicht over 71 taken en 68 benodigde spullen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Deelnemende verkopers benaderen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publiciteitsbericht verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Tafelindeling maken
2 personen
Verkopersplaatsen toewijzen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Inschrijvingen bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Betaalwijze voor entree bepalen
2 personen
Contant geld voor wisselgeld regelen
Boekendozen en labels voorbereiden
2 personen
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
Boekencategorieën bepalen
2 personen
Kassaformulieren afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verkopers praktische informatie sturen
Apparatuur testen
2 personen
Boekendozen sorteren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Event
Zaal openen
2 personen
Levering en toegang controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Boekenkramen markeren
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Boeken per categorie uitstallen
6 personen
Prijskaartjes plaatsen
4 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Toilet- en routebordjes plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Laatste stands controleren
3 personen
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Boekentafels netjes houden
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Voorleessessie begeleiden
2 personen
Pauze voor vrijwilligers regelen
Entree afsluiten
2 personen
Verkopers laten afrekenen
2 personen
Boeken veilig verpakken
4 personen
Nazorg
Zaal leegmaken
6 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Deuren en ramen controleren
2 personen
Locatie afsluiten
Overgebleven boeken retourneren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 80
- Kassatafel
- Informatietafel
- Boekenkastenaantal 8
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 24
- Transportkarrenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Theelepelsaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Tangenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Geluidsinstallatie
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptopsaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Rekenmachinesaantal 3
Boekverkoop
- Boekendozenaantal 80
- Boekensteunenaantal 40
- Prijskaartjesaantal 500
- Kleefbriefjesaantal 20
- Boekenbonnenaantal 100
- Draagtasjesaantal 250
- Inpakpapierrollenaantal 6
- Plakbandhoudersaantal 4
- Inktpatronenaantal 2
- Geldkistjesaantal 2
- Kassabonnenrollenaantal 12
Decoratie
- Boekenbeursbannersaantal 4
- Aankondigingspostersaantal 20
- Routebordjesaantal 12
- Categoriepostersaantal 12
- Tafellopersaantal 12
- Boekdecoratiesaantal 20
- Plakgumaantal 4
- Scharenaantal 6
- Ducttapeaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlampenaantal 8
Kantoor
- Pennensetsaantal 6
- Notitieblokkenaantal 12
- Klembordenaantal 6
- Naamstickersaantal 150
- Printerpapieraantal 2
- Mappenaantal 12
- Nietmachinesaantal 3
- Plakbandaantal 8
- Markeerstiftenaantal 12
- Cashgeldzakkenaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handgelhoudersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de verkopersplaatsen uiterlijk één week voor de beurs vast. Controleer daarna of het aantal tafels, stoelen, boekenkasten en transportkarren past bij de indeling.
- Stuur verkopers praktische informatie minstens 5 dagen vooraf. Vermeld daarin openingstijden, opbouwtijd, toegewezen plaats, bereikbaarheid en wat zij zelf moeten meenemen.
- Maak per boekendoos een label met verkoper en categorie en leg prijskaartjes en kleefbriefjes klaar. Reken op minimaal één extra set labels en kaartjes voor wijzigingen op de dag zelf.
- Test geluidsinstallatie, microfoon, koffiezetapparaten, waterkokers, pinapparaten en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor. Neem per kassa een rekenmachine en geprinte kassaformulieren mee.
- Regel wisselgeld vóór de deuren opengaan en wijs vrijwilligers per taak toe. Plan minimaal één persoon voor de informatie- of kassatafel en één aanspreekpunt voor verkopers en zaalvragen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een boekenbeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met de zaal, datum en openingstijden. Benader verkopers daarna direct, zodat je uiterlijk 3 weken voor de beurs de aanmeldingen en tafelindeling kunt verwerken.
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekenbeurs?
- Tel per deelnemende verkoper de toegewezen tafel of tafels op en voeg aparte tafels toe voor kassa en informatie. Houd daarnaast minstens 10% vrije ruimte voor looproutes, stoelen en onverwachte wijzigingen.
- Wanneer moet ik de publiciteit voor een boekenbeurs versturen?
- Verspreid het eerste publiciteitsbericht 4 tot 6 weken vooraf en stuur een herinnering 7 dagen voor de beurs. Vermeld openingstijden, entreewijze en locatie zodra die definitief zijn.
- Wat moet ik op de dag van een boekenbeurs klaarleggen?
- Leg vóór opening de boekendozen, labels, boekensteunen, prijskaartjes, kleefbriefjes, kassaformulieren en bezoekerslijst klaar. Test alle apparatuur minstens 60 minuten voor ontvangst van de eerste bezoekers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!