Cómo organizar una feria del libro sin perder el control

Una feria del libro se organiza mejor por fases: primero se cierra la sala y el horario, después se confirma la participación de vendedores y visitantes, y al final se prepara la circulación, la venta y el apoyo del equipo. La distribución de mesas condiciona todo: puestos, categorías, información y caja deben caber sin bloquear el paso. También conviene probar con antelación los datáfonos, el sonido y los equipos de café. Este plan reúne 71 tareas y 68 elementos para llegar al día del evento con cada detalle asignado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sala
2
Fijar la fecha y el horario
2 personas
3
Contactar a los vendedores participantes
2 personas
4
Crear el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Difundir el comunicado publicitario
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
10
Asignar espacios para los vendedores
2 personas
11
Elaborar el programa
2 personas
12
Confirmar inscripciones
2 personas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Definir el método de pago de la entrada
2 personas
15
Organizar efectivo para el cambio
16
Preparar cajas y etiquetas para libros
2 personas
17
Preparar etiquetas de precios
2 personas
18
Hacer señales de ruta y salas
19
Definir categorías de libros
2 personas
20
Imprimir los formularios de caja
21
Imprimir la lista de visitantes
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enviar información práctica a los vendedores
25
Probar el equipo
2 personas
26
Clasificar cajas de libros
2 personas
27
Preparar café y té
2 personas
28
Recoger las llaves del recinto

Evento

29
Abrir la sala
2 personas
30
Comprobar la entrega y el acceso
2 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Marcar los puestos de libros
2 personas
34
Instalar la iluminación
2 personas
35
Colgar la decoración
2 personas
36
Exponer los libros por categoría
6 personas
37
Colocar etiquetas de precio
4 personas
38
Montar la mesa de información
2 personas
39
Preparar la caja
2 personas
40
Montar el punto de café
2 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Colocar señalización de baños y rutas
2 personas
43
Probar el sistema de sonido
2 personas
44
Recibir a los vendedores
3 personas
45
Guiar a los vendedores a sus puestos
3 personas
46
Comprobar los últimos stands
3 personas
47
Atender la entrada
2 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
49
Anunciar el programa
50
Servir café y té
3 personas
51
Servir aperitivos
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Mantener ordenadas las mesas de libros
3 personas
54
Registrar objetos perdidos
55
Coordinar la sesión de lectura en voz alta
2 personas
56
Organizar una pausa para los voluntarios
57
Cerrar la entrada
2 personas
58
Cobrar a los vendedores
2 personas
59
Empaquetar los libros de forma segura
4 personas

Seguimiento

60
Desocupar la sala
6 personas
61
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
62
Lavar la vajilla
2 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Limpiar la sala
3 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Recoger el material prestado
2 personas
67
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
68
Cerrar el recinto
69
Devolver los libros sobrantes
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Recoger las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesa de caja
Mesa de información
Estanteríascant. 8
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2
Mantelescant. 24
Carros de transportecant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cucharillascant. 80
Tenedorescant. 80
Pinzascant. 6
Bandejas de servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Equipo de sonido
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátilescant. 2
Datáfonoscant. 2
Calculadorascant. 3

Venta de libros

Cajas para libroscant. 80
Sujetalibroscant. 40
Etiquetas de preciocant. 500
Notas adhesivascant. 20
Vale de libroscant. 100
Bolsas de manocant. 250
Rollos de papel de regalocant. 6
Portacinta adhesivacant. 4
Cartuchos de tintacant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Rollos de reciboscant. 12

Decoración

Banners de la feria del librocant. 4
Carteles de anunciocant. 20
Carteles de rutacant. 12
Pósteres de categoríacant. 12
Manteles runnerscant. 12
Decoraciones de libroscant. 20
Masilla adhesivacant. 4
Tijerascant. 6
Cinta americanacant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Oficina

Juego de bolígrafoscant. 6
Bloc de notascant. 12
Portapapelescant. 6
Pegatinas con nombrecant. 150
Papel para impresoracant. 2
Carpetascant. 12
Grapadorascant. 3
Cinta adhesivacant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bolsas para dinero en efectivocant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 4
Papeleracant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala y el horario antes de abrir inscripciones. Sin esa información no puedes enviar invitaciones fiables ni indicar a los vendedores cuándo deben montar sus mesas.
Contacta a los vendedores antes de diseñar la distribución definitiva. Reserva espacios según sus necesidades y deja pasillos libres para carros de transporte, visitantes y zonas de consulta.
Define las categorías de libros antes de imprimir carteles y etiquetas. Coloca las señales de ruta y de salas cuando la distribución esté confirmada, no varios días antes.
Separa la mesa de caja de la mesa de información. Prepara formularios de caja, calculadoras, etiquetas de precios y cambio en efectivo al menos el día anterior.
Envía a cada vendedor la información práctica antes de la apertura de inscripciones confirmadas. Incluye horario de llegada, espacio asignado, método de pago y el contacto de la organización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del libro?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva la sala y fija el horario al principio; deja las últimas 48 horas para comprobar inscripciones, señalización, cajas, etiquetas y equipos.
¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores de una feria del libro?: Confirma sus inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. En ese momento puedes cerrar la distribución de mesas, asignar espacios y enviar las instrucciones prácticas de montaje.
¿Cuántas mesas necesito para una feria del libro?: Calcula al menos una mesa por vendedor o por puesto previsto y añade una mesa de caja y otra de información. Reserva también espacio para estanterías, sillas y pasillos; la cantidad final depende del número de vendedores y del tamaño de la sala.
¿Cuándo hay que probar el equipo de una feria del libro?: Prueba el micrófono, el equipo de sonido, los portátiles, los datáfonos y las máquinas de café entre 24 y 48 horas antes. Comprueba también cables alargadores, regletas y baterías para corregir fallos antes de la llegada de los vendedores.

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