So organisierst du eine Buchmesse

Eine Buchmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Zuerst brauchst du Saal, Datum und Öffnungszeiten, danach kommen Aussteller, Anmeldung und Öffentlichkeitsarbeit. Plane die Verkäuferplätze früh, denn Tischordnung, Strom und Transport lassen sich später nur schwer ändern. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Beschilderung, Kasse, Verpflegung und Helfer. Der fertige Plan führt dich durch 71 Aufgaben und berücksichtigt 68 benötigte Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal reservieren
2
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
3
Teilnehmende Verkäufer kontaktieren
2 Personen
4
Anmeldeformular erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Pressemitteilung verbreiten
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Tischordnung erstellen
2 Personen
10
Verkäuferplätze zuweisen
2 Personen
11
Programm zusammenstellen
2 Personen
12
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Zahlungsweise für den Eintritt festlegen
2 Personen
15
Bargeld für Wechselgeld organisieren
16
Bücherkisten und Etiketten vorbereiten
2 Personen
17
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
18
Wegweiser und Raumschilder erstellen
19
Buchkategorien festlegen
2 Personen
20
Kassenformulare drucken
21
Besucherliste ausdrucken
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Verkäufern praktische Informationen schicken
25
Geräte testen
2 Personen
26
Bücherkisten sortieren
2 Personen
27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
28
Standortschlüssel abholen

Event

29
Saal öffnen
2 Personen
30
Lieferung und Zugang prüfen
2 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Bücherstände kennzeichnen
2 Personen
34
Beleuchtung anbringen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
2 Personen
36
Bücher nach Kategorien auslegen
6 Personen
37
Preisschilder anbringen
4 Personen
38
Infotisch einrichten
2 Personen
39
Kasse einrichten
2 Personen
40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Toiletten- und Wegweiser anbringen
2 Personen
43
Beschallungsanlage testen
2 Personen
44
Verkäufer empfangen
3 Personen
45
Verkäufer zu den Plätzen begleiten
3 Personen
46
Letzte Stände kontrollieren
3 Personen
47
Eingang besetzen
2 Personen
48
Besucher begrüßen
2 Personen
49
Programm ankündigen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Büchertische ordentlich halten
3 Personen
54
Fundgegenstände registrieren
55
Vorlesesession begleiten
2 Personen
56
Pause für Freiwillige organisieren
57
Eingang schließen
2 Personen
58
Verkäufer abrechnen lassen
2 Personen
59
Bücher sicher verpacken
4 Personen

Nachbereitung

60
Saal räumen
6 Personen
61
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
62
Geschirr abwaschen
2 Personen
63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Saal reinigen
3 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
67
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
68
Veranstaltungsort abschließen
69
Übrig gebliebene Bücher zurückgeben
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
Kassatisch
Infotisch
BücherregaleAnz. 8
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 24
TransportwagenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 80
TellerAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
GabelnAnz. 80
ZangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Beschallungsanlage
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LaptopsAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 3

Buchverkauf

BuchkartonsAnz. 80
BuchstützenAnz. 40
PreisschilderAnz. 500
KlebezettelAnz. 20
BuchgutscheineAnz. 100
TragetaschenAnz. 250
GeschenkpapierrollenAnz. 6
KlebebandhalterAnz. 4
TintenpatronenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
KassenbonrollenAnz. 12

Dekoration

Buchmess-BannerAnz. 4
AnkündigungsplakateAnz. 20
WegweiserAnz. 12
KategorieposterAnz. 12
TischläuferAnz. 12
BuchdekorationenAnz. 20
KleberAnz. 4
ScherenAnz. 6
GewebeklebebandAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Büro

StiftesetsAnz. 6
NotizblöckeAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 150
DruckerpapierAnz. 2
OrdnerAnz. 12
TackerAnz. 3
KlebebandAnz. 8
MarkerAnz. 12
Kassen-GeldsäckeAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4
HanddesinfektionsständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Saal möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und kläre dabei Tischanzahl, Bücherregale, Kassentisch, Stromanschlüsse sowie den Platz für Einlass und Infotisch.
Kontaktiere Verkäufer mindestens 6 Wochen vor der Messe. Im Anmeldeformular sollten Standbedarf, Buchkategorien, Zahlungsstatus und Ernährungswünsche abgefragt werden.
Verschicke praktische Informationen spätestens 7 Tage vor dem Termin: Aufbauzeit, zugewiesener Platz, Zufahrt, Transportwagen, Tische und Regeln für die Präsentation der Bücher.
Plane die Kasse getrennt vom Infotisch. Lege Eintrittspreis und Zahlungsweise spätestens 2 Wochen vorher fest, teste Kartenlesegeräte und stelle Bargeld für Wechselgeld bereit.
Bereite Bücherkisten, Buchstützen, Klebezettel, Preisschilder, Wegweiser und Raumschilder am Vortag vor. Drucke außerdem Besucher- und Kassenlisten aus und teste Mikrofon, Beschallungsanlage sowie Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Buchmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Datum und Öffnungszeiten. Die Aussteller sollten spätestens 6 Wochen vor der Messe kontaktiert werden, damit Anmeldungen und Platzvergabe rechtzeitig abgeschlossen sind.
Wie viele Tische braucht man für eine Buchmesse?: Das hängt von der Zahl der Verkäufer und der Standgröße ab. Weise die Plätze spätestens 2 Wochen vorher zu und rechne zusätzlich Platz für Kassentisch, Infotisch, Bücherregale und Laufwege ein.
Wann sollte man die Aussteller für eine Buchmesse bestätigen?: Bestätige die Anmeldungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Die konkreten Platz- und Aufbauinformationen sollten anschließend spätestens 7 Tage vorher verschickt werden.
Was muss man für die Kasse einer Buchmesse vorbereiten?: Lege Zahlungsweise und Eintrittspreis mindestens 2 Wochen vorher fest. Teste Kartenlesegeräte, drucke Kassenformulare aus und organisiere das Wechselgeld spätestens am Vortag.

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