Zo organiseer je een bodypaintwedstrijd

Begin niet met verf inkopen, maar met het wedstrijdconcept: wat is het thema, hoeveel deelnemers kunnen meedoen en waarop beoordeelt de jury? Leg daarna regels, categorieën, tijdslimieten en inschrijfvoorwaarden vast. Pas wanneer jury, locatie en vergunningen zijn gecontroleerd, open je de aanmelding. De laatste week draait om bevestigingen, catering, techniek en het testen van alle bodypaintmaterialen. Op de wedstrijddag heb je vooral een strak tijdschema, goed licht en een duidelijke indeling van werkplekken nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
3
Categorieën bepalen
2 personen
4
Juryleden benaderen
5
Locatie reserveren
6
Vergunningen controleren
7
Verzekering controleren
8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldformulier publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Deelnemers bevestigen
13
Modellen registreren
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering bestellen
16
Prijzen inkopen
17
Bodypaintmaterialen inkopen
2 personen
18
Techniek reserveren
19
Programma publiceren
20
Juryformulieren maken
2 personen
21
Deelnemersbrief versturen
22
Draaiboek afdrukken
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Prijzen verpakken
2 personen
26
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
27
Catering voorbereiden
3 personen
28
Route en parkeren controleren

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Werkruimtes afzetten
3 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen opstellen
3 personen
33
Licht en stroom aansluiten
2 personen
34
Muziek testen
35
Bodypaintstations inrichten
4 personen
36
Hygiënepunten inrichten
2 personen
37
Jurytafel inrichten
2 personen
38
Cateringpunt inrichten
3 personen
39
Informatieborden plaatsen
2 personen
40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Modellen inchecken
2 personen
42
Juryleden ontvangen
43
Deelnemers instrueren
2 personen
44
Publiek verwelkomen
3 personen
45
Wedstrijd openen
46
Tijd bewaken
2 personen
47
Deelnemers begeleiden
3 personen
48
Werktafels bijvullen
2 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Fotomomenten begeleiden
2 personen
53
Afval gescheiden inzamelen
2 personen
54
Juryvragen beantwoorden
55
Finalisten presenteren
3 personen
56
Juryformulieren verzamelen
2 personen
57
Juryuitslag verwerken
2 personen
58
Winnaars bekendmaken
2 personen
59
Prijzen uitreiken
2 personen
60
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Bodypaintstations leegruimen
4 personen
62
Verbruiksartikelen sorteren
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval afvoeren
2 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Foto's en uitslag archiveren
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 12
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Jurytafel
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Telefoonladersaantal 4

Verlichting

Ledwerklampenaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Bodypaint

Bodypaintsetsaantal 16
Gezichtsverfaantal 12
Glittersaantal 24
Bodypaintkwastenaantal 80
Sponzenaantal 120
Sjablonenaantal 30
Make-upspiegelsaantal 16
Penseelbekersaantal 32
Mengpalettenaantal 32
Make-upremoveraantal 8
Huidvriendelijke lijmaantal 8
Fixeersprayaantal 8
Vaselineaantal 4
Wegwerphandschoenenaantal 400
Wegwerpschortenaantal 80
Wegwerpkapjesaantal 80
Plastic tafelkledenaantal 20
Beschermfolieaantal 4
Badjassenaantal 30
Handdoekenaantal 40
Wasbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 8
Richtingsbordenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Lintenaantal 6
Prijzen en trofeeënaantal 6
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 150
Tafelnummersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 4
Emmersaantal 8
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Zeepdispensersaantal 8

Organisatie

Klembordenaantal 12
Juryformulierenaantal 40
Pennenaantal 50
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Portofoonsaantal 8
Naamstickersaantal 150
Prikbordenaantal 4

Tips

Leg de wedstrijdregels en categorieën uiterlijk 6 weken vooraf vast. Vermeld daarin ook de maximale werktijd, toegestane materialen, eisen aan modellen en de manier waarop juryleden punten geven.
Benader juryleden voordat je de uitnodigingen verstuurt en maak per categorie een juryformulier. Plan minimaal 3 juryleden, zodat één afwezigheid niet direct de beoordeling stillegt.
Registreer deelnemers én modellen apart. Vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf uit en stuur deelnemersbrief met programma, aankomsttijd, kledingadvies en materiaalafspraken minimaal 1 week voor de wedstrijd.
Test techniek en verlichting op de echte werkplekken. Reken per werktafel op een veilige stroomaansluiting, voldoende ledwerklampen en kabels die niemand in de looproute kan raken.
Reserveer in het draaiboek minstens 30 minuten voor opbouw en een apart moment voor materiaalcontrole. Zet bodypaintsets, kwasten, sponzen, spiegels, remover en wegwerphandschoenen per werkplek klaar; prijzen verpakken en klaarleggen voorkomt zoeken tijdens de prijsuitreiking.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een bodypaintwedstrijd te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voorbereiding. In die periode leg je het concept vast, regel je jury en locatie, controleer je vergunningen en verzekering, open je de inschrijving en bestel je materialen en prijzen.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een bodypaintwedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden voor een betrouwbare beoordeling. Leg de criteria uiterlijk 4 weken vooraf vast en maak voor elke categorie een apart juryformulier, zodat alle deelnemers op dezelfde punten worden beoordeeld.
Wanneer moet je deelnemers uitnodigen voor een bodypaintwedstrijd?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmelding 10 tot 14 dagen voor het evenement. Bevestig daarna deelnemers en modellen schriftelijk en verstuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen vooraf.
Welke bodypaintmaterialen moet je vooraf testen?: Test alle verf, glitters, lijm en fixeerspray minimaal 1 week vooraf op huidcompatibiliteit en droogtijd. Controleer daarnaast per werkplek kwasten, sponzen, mengpaletten, spiegels, remover, handschoenen en schorten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.