Organiser un concours de bodypainting, étape par étape

Un concours de bodypainting se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’arrivée des artistes et des modèles. Commencez par fixer le concept, les catégories, le règlement et les critères de notation, puis réservez le lieu et vérifiez les autorisations et l’assurance. Les inscriptions, le jury, le matériel, la technique et le catering doivent ensuite suivre un calendrier précis. Le jour J, prévoyez des postes de travail éclairés, des prises accessibles et un déroulé imprimé pour éviter les temps morts.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
3
Définir les catégories
2 personnes
4
Contacter les membres du jury
5
Réserver le lieu
6
Vérifier les autorisations
7
Vérifier l’assurance
8
Concevoir les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le formulaire d'inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Confirmer les participants
13
Enregistrer les mannequins
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Commander le catering
16
Acheter les prix
17
Acheter du matériel de bodypainting
2 personnes
18
Réserver la technique
19
Publier le programme
20
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
21
Envoyer la lettre aux participants
22
Imprimer le déroulé
23
Faire les courses
2 personnes
24
Vérifier le matériel
2 personnes
25
Emballer les prix
2 personnes
26
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Vérifier le parcours et le stationnement

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Délimiter les espaces de travail
3 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Raccorder l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
34
Tester la musique
35
Installer les postes de body painting
4 personnes
36
Installer les points d’hygiène
2 personnes
37
Installer la table du jury
2 personnes
38
Aménager le point de restauration
3 personnes
39
Placer les panneaux d’information
2 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Enregistrer les mannequins
2 personnes
42
Accueillir les membres du jury
43
Informer les participants
2 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Ouvrir la compétition
46
Surveiller le temps
2 personnes
47
Accompagner les participants
3 personnes
48
Réapprovisionner les tables de travail
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Encadrer les séances photo
2 personnes
53
Trier les déchets séparément
2 personnes
54
Répondre aux questions du jury
55
Présenter les finalistes
3 personnes
56
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
57
Traiter les résultats du jury
2 personnes
58
Annonce des gagnants
2 personnes
59
Remettre les prix
2 personnes
60
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

61
Ranger les postes de bodypaint
4 personnes
62
Trier les consommables
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Évacuer les déchets
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Rassembler les objets perdus
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Archiver les photos et les résultats
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 12
Tablesqté 6
Chaisesqté 80
Table du jury
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Chargeurs de téléphoneqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Maquillage corporel

Kits de body paintingqté 16
Peinture pour le visageqté 12
Paillettesqté 24
Pinceaux de body paintingqté 80
Épongesqté 120
Modèlesqté 30
Miroirs de maquillageqté 16
Gobelets à pinceauxqté 32
Palettes de mélangeqté 32
Démaquillantqté 8
Colle douce pour la peauqté 8
Spray fixateurqté 8
Vaselineqté 4
Gants jetablesqté 400
Tabliers jetablesqté 80
Bonnets jetablesqté 80
Nappes en plastiqueqté 20
Film de protectionqté 4
Peignoirsqté 30
Serviettesqté 40
Lavabosqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Catering

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Pains de glaceqté 16
Courses

Décoration

Affiches du matchqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Décoration de tableqté 12
Rubansqté 6
Prix et trophéesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 150
Numéros de tableqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 4
Seauxqté 8
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Distributeurs de savonqté 8

Organisation

Presse-papiersqté 12
Fiches de juryqté 40
Stylosqté 50
Marqueursqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Étiquettes nominativesqté 150
Panneaux d’affichageqté 4

Conseils

Rédigez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précisez les catégories, la durée, les produits autorisés, les critères du jury et les conditions de participation. Faites-le relire au moins 3 semaines avant la compétition.
Réservez le lieu et vérifiez les autorisations ainsi que l’assurance avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au minimum 1 table de travail et 1 chaise par équipe, avec un accès clair aux rallonges et multiprises.
Ne comptez pas uniquement sur les artistes pour fournir les modèles : enregistrez chaque modèle séparément et demandez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement, afin de commander le catering à temps.
Testez la technique et l’éclairage au moins 2 heures avant l’ouverture. Les lampes LED doivent éclairer chaque poste de peinture, tandis que le microphone et les haut-parleurs doivent être vérifiés depuis la zone du jury et celle du public.
Préparez les formulaires du jury, la lettre aux participants, le programme et le déroulé imprimé la veille. Emballez aussi les prix séparément et vérifiez les kits de bodypainting, pinceaux, éponges, démaquillant, gants et tabliers avant de quitter le lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de bodypainting ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 2 premières semaines servent à définir le concept, les catégories et le règlement ; gardez ensuite au moins 4 semaines pour les inscriptions, le jury et la logistique.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concours de bodypainting ?: Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant la date prévue et fixez une clôture 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les candidatures, confirmer les participants et enregistrer les modèles.
Quel matériel faut-il prévoir pour chaque poste de bodypainting ?: Prévoyez une table de travail, une chaise, une lampe LED, un miroir, des gobelets à pinceaux et une palette de mélange par équipe. Ajoutez les pinceaux, éponges, peintures, paillettes, gants, tabliers et produits de démaquillage selon le règlement et le nombre de participants.
Quand vérifier le matériel et la technique avant le concours ?: Faites un premier contrôle la veille, puis un test complet au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez les rallonges, multiprises, chargeurs, microphone, pied de microphone, haut-parleurs et l’éclairage de chaque table.

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