Checklist voor een bodypaintwedstrijd organiseren
Een bodypaintwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en modellen regelen. Je legt eerst het wedstrijdconcept, de categorieën en de regels vast en bouwt daarna de planning rond deelnemers, jury en locatie. Op de wedstrijddag heb je werktafels, goede verlichting, techniek en een duidelijke route voor registratie, jurering en presentatie nodig. Deze checklist helpt je om aanvragen, materialen, catering, prijzen en het draaiboek op tijd af te ronden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Categorieën bepalen
2 personen
Juryleden benaderen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
Modellen registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Prijzen inkopen
Bodypaintmaterialen inkopen
2 personen
Techniek reserveren
Programma publiceren
Juryformulieren maken
2 personen
Deelnemersbrief versturen
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Prijzen verpakken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Route en parkeren controleren
Event
Locatie openen
2 personen
Werkruimtes afzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Licht en stroom aansluiten
2 personen
Muziek testen
Bodypaintstations inrichten
4 personen
Hygiënepunten inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Modellen inchecken
2 personen
Juryleden ontvangen
Deelnemers instrueren
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Wedstrijd openen
Tijd bewaken
2 personen
Deelnemers begeleiden
3 personen
Werktafels bijvullen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Fotomomenten begeleiden
2 personen
Afval gescheiden inzamelen
2 personen
Juryvragen beantwoorden
Finalisten presenteren
3 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Juryuitslag verwerken
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Bodypaintstations leegruimen
4 personen
Verbruiksartikelen sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's en uitslag archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 12
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 80
- Jurytafel
- Kledingrekkenaantal 6
- Afzetpalenaantal 12
- Partytentenaantal 2
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Telefoonladersaantal 4
Verlichting
- Ledwerklampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 4
Bodypaint
- Bodypaintsetsaantal 16
- Gezichtsverfaantal 12
- Glittersaantal 24
- Bodypaintkwastenaantal 80
- Sponzenaantal 120
- Sjablonenaantal 30
- Make-upspiegelsaantal 16
- Penseelbekersaantal 32
- Mengpalettenaantal 32
- Make-upremoveraantal 8
- Huidvriendelijke lijmaantal 8
- Fixeersprayaantal 8
- Vaselineaantal 4
- Wegwerphandschoenenaantal 400
- Wegwerpschortenaantal 80
- Wegwerpkapjesaantal 80
- Plastic tafelkledenaantal 20
- Beschermfolieaantal 4
- Badjassenaantal 30
- Handdoekenaantal 40
- Wasbakkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
- Koelelementenaantal 16
- Boodschappen
Decoratie
- Wedstrijdpostersaantal 8
- Richtingsbordenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 12
- Lintenaantal 6
- Prijzen en trofeeënaantal 6
- Naamkaartjesaantal 100
- Polsbandjesaantal 150
- Tafelnummersaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilsetsaantal 4
- Emmersaantal 8
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Papieren handdoekdispensersaantal 6
- Zeepdispensersaantal 8
Organisatie
- Klembordenaantal 12
- Juryformulierenaantal 40
- Pennenaantal 50
- Stiftenaantal 20
- Plakbandaantal 8
- Schaaraantal 6
- Portofoonsaantal 8
- Naamstickersaantal 150
- Prikbordenaantal 4
Tips
- Leg categorieën, beoordelingscriteria en tijdslimieten minimaal 8 weken vooraf vast. Zo kunnen deelnemers gericht oefenen en kun je juryformulieren maken die dezelfde onderdelen voor iedereen beoordelen.
- Bevestig deelnemers en modellen uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd. Vraag dan ook dieetwensen, contactgegevens en eventuele praktische beperkingen voor het werken aan de huid op.
- Plan per deelnemer een vaste werkplek met tafel, stoel, spiegel, verfmaterialen en een ledwerklamp. Controleer verlengkabels en stekkerdozen vooraf, zodat kabels niet door looproutes liggen.
- Regel bodypaintmaterialen niet alleen per set, maar ook als reserve: extra sponzen, kwasten, handschoenen, make-upremover en huidvriendelijke lijm voorkomen stilstand bij een ongelukje of tekort.
- Maak voor jury en deelnemers een tijdschema met registratie, opbouw, schildertijd, jurering en prijsuitreiking. Verstuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen vooraf en druk op de dag zelf een extra exemplaar van het draaiboek af.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bodypaintwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je locatie, vergunningen, jury, deelnemers, catering, prijzen en techniek zonder dat alles in de laatste week samenkomt.
- Hoeveel tijd duurt een bodypaintwedstrijd?
- Reken voor de schilderronde meestal op 3 tot 5 uur, afhankelijk van het concept en het aantal deelnemers. Voeg 30 minuten registratie en minimaal 60 minuten toe voor jurering, presentatie en prijsuitreiking.
- Wanneer moet ik de juryleden en deelnemers bevestigen?
- Benader juryleden uiterlijk 8 weken vooraf en bevestig deelnemers en modellen ongeveer 2 weken voor het evenement. Stuur alle praktische informatie, inclusief aanvangstijd, route en benodigdheden, 7 dagen vooraf.
- Welke bodypaintmaterialen heb ik nodig voor een wedstrijd?
- Zorg per werkplek voor bodypaint, gezichtsverf, kwasten, sponzen, mengpaletten, penseelbekers en een spiegel. Leg daarnaast reservevoorraad klaar met handschoenen, schorten, make-upremover, vaseline, huidvriendelijke lijm en fixeerspray.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!