Een bluesconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en artiesten; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna vergunningen, contracten en technische afspraken vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Een bluesconcert vraagt extra aandacht voor de technische rider, podiumindeling en vervoer van muzikanten. Plan vervolgens het programma, de vrijwilligers, catering en publieksinformatie. Controleer in de laatste week niet alleen de apparatuur, maar ook drankvoorraad, kabels, koeling en de inrichting van kleedkamers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiesten contracteren
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Reservering locatie vastleggen
5
Geluidsinstallatie reserveren
6
Lichtinstallatie reserveren
7
Catering reserveren
8
EHBO-materiaal reserveren
9
Uitnodigingen opstellen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Artiënteninformatie verzamelen
14
Podiumindeling uitwerken
2 personen
15
Programma en tijden maken
2 personen
16
Plattegrond maken
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Artiëntenvervoer afstemmen
19
Parkeerinformatie versturen
20
Technische rider controleren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Voorraad herbruikbaar materiaal tellen
2 personen
23
Drankbestelling plaatsen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Koelboxen schoonmaken
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Artiëntenruimtes inrichten
2 personen
29
Naamkaartjes maken
30
Programma's printen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Leveringen ontvangen
3 personen
33
Podium opbouwen
4 personen
34
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
35
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
36
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
37
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
38
Bar inrichten
3 personen
39
Cateringbuffet opstellen
3 personen
40
Decoratie ophangen
3 personen
41
Wegwijzers plaatsen
2 personen
42
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
43
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
44
Artiënten ontvangen
2 personen
45
Backstage catering klaarzetten
2 personen
46
Muziekinstrumenten klaarzetten
3 personen
47
Publieksruimte controleren
2 personen
48
Kassa en entree inrichten
2 personen
49
Briefing entreepersoneel geven
2 personen
50
Briefing barpersoneel geven
2 personen
51
Deuren openen
3 personen
52
Bezoekers ontvangen
4 personen
53
Programma's uitdelen
2 personen
54
Koffie en thee serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Eerste concertset begeleiden
3 personen
57
Dranken bijvullen
3 personen
58
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
59
Tweede concertset begeleiden
3 personen
60
Artiëntenpauze verzorgen
2 personen
61
Publieksvragen afhandelen
2 personen
62
Derde concertset begeleiden
3 personen
63
Laatste ronde serveren
3 personen
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
65
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

66
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
67
Lichtinstallatie afbouwen
2 personen
68
Instrumenten inpakken
3 personen
69
Bar en buffet afbouwen
3 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Meubilair terugplaatsen
3 personen
74
Geleende spullen verzamelen
2 personen
75
Materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
77
Afval afvoeren
2 personen
78
Artiënten uitbetalen
79
Bezoekers nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 10
Stoelenaantal 140
Barkrukkenaantal 8
Barbladenaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8
Podiumpanelenaantal 12
Muzikantenkrukkenaantal 4

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Zangmicrofoonsaantal 4
Instrumentmicrofoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 10
Luidsprekerkabelsaantal 8
Microfoonkabelsaantal 12
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 4
Muziekinstrumentstatievenaantal 6
Gitaarversterkersaantal 3
Basversterker
Drumstel
Muzieklessenaarsaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Gaffertapeaantal 6
Kassa
Pinapparaat
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtcontroller
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 3
Thermometeraantal 2

Decoratie

Blauwe tafelkledenaantal 10
Podiumdoekenaantal 4
Slingersaantal 12
Artiestenbord
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afwasteiltjesaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische rider uiterlijk twee weken voor het concert naast je eigen inventaris. Controleer per optreden het aantal microfoons, DI-boxen, monitorboxen, versterkers en stroompunten; een ontbrekende kabel of microfoonstatief los je op de dag zelf meestal niet snel op.
Maak het programma met aankomst-, soundcheck-, eet- en speeltijden. Reserveer voor iedere band minimaal 45 minuten voor opbouw en soundcheck, plus extra tijd wanneer het drumstel of de podiumindeling wisselt.
Regel artiestenvervoer en parkeerinformatie voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vermeld waar muzikanten kunnen laden en lossen en stuur de route uiterlijk 3 dagen vooraf naar artiesten en vrijwilligers.
Tel herbruikbare spullen en controleer de barvoorraad minstens 2 dagen voor het concert. Maak koelboxen schoon, zet drank gekoeld klaar en controleer of tafels, stoelen en barkrukken passen binnen de plattegrond.
Wijs op de concertdag één technisch aanspreekpunt en één publiekscoördinator aan. Laat de technische coördinator kabelgoten, verlengkabels, stekkerdozen en gaffertape vóór de soundcheck controleren; de publiekscoördinator houdt entree, catering en EHBO in de gaten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bluesconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Controleer vergunningen en leg techniek, catering en vervoer uiterlijk 4 tot 6 weken voor het concert vast.
Wanneer regel je de geluidsinstallatie voor een bluesconcert?: Reserveer de geluidsinstallatie zodra de locatie en artiesten bevestigd zijn, bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Controleer de technische rider daarna opnieuw 2 weken voor het concert en plan een soundcheck op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bluesconcert?: Reken voor podium, PA, microfoons, versterkers, verlichting en kabels op minimaal 4 uur opbouw. Plan daarna minstens 45 minuten per artiest voor soundcheck, met extra tijd bij meerdere bands of een gewijzigde podiumindeling.
Wanneer stuur je informatie naar bezoekers en muzikanten?: Stuur parkeerinformatie, aanvangstijd en praktische bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Deel artiesteninformatie, kleedkamerindeling en vervoersafspraken uiterlijk 1 week voor het concert, zodat wijzigingen nog kunnen worden opgelost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.