Organiser un concert de blues : la méthode complète

Un concert de blues se prépare dans un ordre précis : date et lieu, artistes, autorisations, technique, accueil et logistique. Commencez par confirmer le lieu et les musiciens avant de réserver la sono, les lumières et le catering. La fiche technique des artistes permet ensuite de construire la scène sans oublier les microphones, amplis, retours ou câbles. Gardez enfin assez de temps pour les inscriptions, le transport, les boissons et la coordination des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Confirmer la réservation du lieu
5
Réserver la sono
6
Réserver l'installation lumineuse
7
Réserver le catering
8
Réserver le matériel de premiers secours
9
Rédiger les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Collecter les informations des artistes
14
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
15
Établir le programme et les horaires
2 personnes
16
Créer le plan
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Coordonner le transport des artistes
19
Envoyer les infos de parking
20
Vérifier la fiche technique
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Compter le stock de matériel réutilisable
2 personnes
23
Passer la commande de boissons
24
Faire les courses
3 personnes
25
Nettoyer les glacières
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Aménager les loges des artistes
2 personnes
29
Créer des badges nominatifs
30
Imprimer les programmes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Réception des livraisons
3 personnes
33
Monter la scène
4 personnes
34
Installer le système de sonorisation
3 personnes
35
Monter l’installation lumière
2 personnes
36
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Aménager le bar
3 personnes
39
Installer le buffet traiteur
3 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
42
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
43
Effectuer la balance technique
4 personnes
44
Accueil des artistes
2 personnes
45
Préparer la restauration backstage
2 personnes
46
Installer les instruments de musique
3 personnes
47
Vérifier l’espace public
2 personnes
48
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
49
Faire le briefing du personnel d'entrée
2 personnes
50
Faire le briefing du personnel du bar
2 personnes
51
Ouvrir les portes
3 personnes
52
Accueillir les visiteurs
4 personnes
53
Distribuer les programmes
2 personnes
54
Servir le café et le thé
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Accompagner le premier set du concert
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
58
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
59
Encadrer le deuxième set du concert
3 personnes
60
Assurer la pause des artistes
2 personnes
61
Gérer les questions du public
2 personnes
62
Encadrer le troisième set du concert
3 personnes
63
Servir le dernier tour
3 personnes
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
65
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

66
Démonter la sono
3 personnes
67
Démonter l'installation d'éclairage
2 personnes
68
Emballer les instruments
3 personnes
69
Démonter le bar et le buffet
3 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Remettre le mobilier en place
3 personnes
74
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
75
Retourner les matériels
2 personnes
76
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
77
Évacuer les déchets
2 personnes
78
Payer les artistes
79
Envoyer un message de suivi aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 10
Chaisesqté 140
Tabourets de barqté 8
Sous-mains de barqté 2
Tables de buffetqté 4
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8
Panneaux de scèneqté 12
Tabourets de musiciensqté 4

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 4
Microphones d’instrumentsqté 6
Pieds de microqté 10
Câbles de haut-parleurqté 8
Câbles de microqté 12
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 4
Pieds de support pour instruments de musiqueqté 6
Amplis de guitareqté 3
Amplificateur de basses
Kit de batterie
Pupitres de musiqueqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Gafferqté 6
Caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Contrôleur d'éclairage
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Thermomètreqté 2

Décoration

Nappes bleuesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Guirlandesqté 12
Panneau des artistes
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’annoncer le concert. Vérifiez au moins 8 à 12 semaines à l’avance les autorisations nécessaires, les horaires d’accès et les conditions de réservation.
Demandez la fiche technique de chaque groupe avant de concevoir la scène. Pour un concert de blues, contrôlez notamment les microphones de chant et d’instruments, les amplis de guitare et de basse, la batterie, les boîtiers DI et les retours.
Établissez le programme avec des horaires précis, puis transmettez-le aux artistes, aux bénévoles et au prestataire technique. Prévoyez au minimum une plage dédiée au déchargement, au montage et aux balances avant l’ouverture des portes.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le concert afin d’ajuster les tables, les chaises, le catering et les boissons.
Faites un contrôle final la veille à partir de la fiche technique et de la liste de courses. Comptez le matériel réutilisable, vérifiez les rallonges, multiprises, câbles et gaffer, puis confirmez le transport des artistes et les informations de parking.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de blues ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes et le lieu, vérifier les autorisations, réserver la technique, envoyer les invitations et organiser le transport.
Quand faut-il réserver la sono et les lumières pour un concert de blues ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 à 8 semaines avant le concert. La configuration dépend de la fiche technique des groupes et du plan de scène.
Que faut-il vérifier dans la fiche technique d’un groupe de blues ?: Contrôlez le nombre de voix et d’instruments, les amplis, la batterie, les boîtiers DI, les pieds de micro et les retours. Faites cette vérification au moins 3 semaines avant l’événement pour corriger les réservations et les branchements.
Quand commander les boissons pour un concert de blues ?: Passez la commande environ 7 jours avant le concert, après avoir traité les inscriptions. Ajustez les quantités selon le nombre de participants et nettoyez les glacières avant leur remplissage.

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