Zo organiseer je een blaasmuziekfestival

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimte; pas daarna leg je muziekkorpsen en artiesten vast. Een blaasmuziekfestival vraagt extra voorbereiding voor speeltijden, podiumtechniek, stroom en muzieklessenaars. Regel vergunningen, verzekering en reserveringen vroeg, zodat je programma niet afhankelijk wordt van wat nog beschikbaar is. Werk vervolgens de plattegrond, catering, vrijwilligersbezetting en communicatie uit. In de laatste week draait het vooral om controles, koeling, weersverwachting en een draaiboek dat iedereen kan volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Muziekkorpsen benaderen
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Reserveringen maken
2 personen
6
Programma samenstellen
3 personen
7
Artiesten bevestigen
2 personen
8
Technische wensen verzamelen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Podium en geluid reserveren
2 personen
15
Plattegrond uitwerken
2 personen
16
Optredens inplannen
2 personen
17
Draaiboek verspreiden
2 personen
18
Promotie publiceren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Catering voorbereiden
3 personen
23
Materialen controleren
3 personen
24
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
25
Terrein inspecteren
3 personen
26
Leveringen ontvangen
3 personen
27
Podium opbouwen
5 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
29
Verlichting installeren
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
31
Tenten opbouwen
5 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Bar en uitgifte inrichten
4 personen
34
Eetbuffet inrichten
3 personen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
37
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
38
Instrumenten klaarzetten
4 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Artiesten ontvangen
3 personen
41
Publieksontvangst openen
4 personen
42
Programma aankondigen
43
Optreden eerste korps begeleiden
3 personen
44
Dranken serveren
4 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
3 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Optreden tweede korps begeleiden
3 personen
49
Optreden derde korps begeleiden
3 personen
50
Eten uitgeven
4 personen
51
Artiestenmaaltijden verzorgen
2 personen
52
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
53
Optreden vierde korps begeleiden
3 personen
54
Gezamenlijk slotoptreden begeleiden
4 personen
55
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
56
Laatste drankronde uitvoeren
3 personen

Nazorg

57
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
58
Eten veilig opbergen
2 personen
59
Terrein schoonmaken
5 personen
60
Afval afvoeren
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Meubilair afbreken
5 personen
63
Tenten afbreken
5 personen
64
Podium afbreken
5 personen
65
Apparatuur controleren
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Onkosten verzamelen
70
Artiestenbetalingen afronden
71
Gevonden voorwerpen registreren
72
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 160
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Podium
Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 6
Verdeelstekkersaantal 12
Kabelmattenaantal 10
Muzieklessenaarsaantal 20
Lessenaarslampenaantal 10

Verlichting

LED-lichtsetsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 12
Bannersaantal 4
Podiumachterdoek
Tafelkledenaantal 16
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Reinigingssprayaantal 6
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Benader muziekkorpsen voordat je het programma publiceert. Vraag per korps naar bezetting, speelduur, pauzes, technische wensen en het aantal muzieklessenaars; zo voorkom je dat optredens en podiumwissels elkaar overlappen.
Maak de technische opstelling per optreden concreet. Noteer minimaal het aantal microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen, monitoraansluitingen en beschikbare stroompunten; leg audiokabels en kabelmatten klaar vóór de soundcheck.
Plan vrijwilligers niet alleen voor entree en bar, maar ook voor instrumenten, artiestenbegeleiding en terreincontrole. Geef iedere vrijwilliger tijdens de briefing een starttijd, taak en telefoonnummer van één aanspreekpunt.
Werk de plattegrond uit vóór je meubilair en tenten definitief reserveert. Teken podium, publiek, buffettafels, biertafels, afzetpalen, kabelroutes en nooduitgangen in; controleer daarna of bezoekers en korpsen elkaar niet kruisen.
Controleer in de laatste 48 uur de weersverwachting en het terrein. Zet partytenten, batterijlantaarns, prikkabels en kabelbescherming pas op hun plaats nadat je de ondergrond, bevestiging en stroomverdeling hebt nagekeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik muziekkorpsen benaderen voor een blaasmuziekfestival?: Benader korpsen bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf, zeker als je meerdere optredens op één dag plant. Vraag uiterlijk 3 maanden voor het festival om definitieve beschikbaarheid en technische wensen.
Wanneer moet ik vergunningen voor een blaasmuziekfestival aanvragen?: Controleer de lokale aanvraagtermijn zodra datum en locatie voorlopig vaststaan. Houd minimaal 8 tot 12 weken aan voor het indienen en plan daarna tijd voor aanvullende vragen of aanpassingen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een blaasmuziekfestival?: Plan voor podium, geluid, verlichting, tenten en tafels minstens 4 tot 6 uur opbouw. Reserveer daarnaast tijd voor een soundcheck per korps en een laatste terreininspectie vóór de eerste bezoekers komen.
Wanneer moet ik het draaiboek voor een blaasmuziekfestival verspreiden?: Verspreid een eerste versie 2 tot 3 weken vooraf, zodat vrijwilligers en artiesten fouten kunnen melden. Stuur de definitieve versie uiterlijk 48 uur vóór het festival naar alle coördinatoren en betrokken korpsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.