Cómo organizar un festival de música de viento

Organizar un festival de música de viento exige coordinar artistas, permisos, sonido y circulación del público en un orden muy concreto. Empieza por cerrar la fecha y el recinto; después confirma bandas, seguro, autorizaciones y necesidades técnicas. Cuando el programa esté definido, podrás organizar voluntarios, catering, plano, promoción y montaje. El día anterior se concentran varios olvidos: enfriar las bebidas, revisar cables y regletas, comprobar los atriles y hacer una última inspección del espacio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Contactar a las bandas de música
2 personas
3
Solicitar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Hacer reservas
2 personas
6
Elaborar el programa
3 personas
7
Confirmar a los artistas
2 personas
8
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
9
Reclutar voluntarios
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Pedir el catering
2 personas
14
Reservar escenario y sonido
2 personas
15
Desarrollar el plano
2 personas
16
Planificar las actuaciones
2 personas
17
Distribuir el guion
2 personas
18
Publicar la promoción
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar el catering
3 personas
23
Comprobar los materiales
3 personas
24
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
25
Inspeccionar el recinto
3 personas
26
Recibir entregas
3 personas
27
Montar el escenario
5 personas
28
Conectar el equipo de sonido
3 personas
29
Instalar la iluminación
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
5 personas
31
Montar tiendas
5 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Montar la barra y el punto de entrega
4 personas
34
Montar el buffet
3 personas
35
Comprobar los baños
2 personas
36
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
37
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
38
Preparar los instrumentos
4 personas
39
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

40
Recibir a los artistas
3 personas
41
Abrir la recepción del público
4 personas
42
Anunciar el programa
43
Guiar la actuación del primer grupo
3 personas
44
Servir las bebidas
4 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Rellenar las bebidas
3 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Guiar la actuación del segundo grupo
3 personas
49
Acompañar la actuación del tercer cuerpo
3 personas
50
Servir la comida
4 personas
51
Organizar las comidas de los artistas
2 personas
52
Responder preguntas del público
2 personas
53
Acompañar la actuación del cuarto cuerpo
3 personas
54
Coordinar la actuación final conjunta
4 personas
55
Guiar al público hacia la salida
3 personas
56
Realizar la última ronda de bebidas
3 personas

Seguimiento

57
Apagar el sistema de sonido
2 personas
58
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
59
Limpiar el recinto
5 personas
60
Retirar los residuos
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Desmontar el mobiliario
5 personas
63
Desmontar las tiendas
5 personas
64
Desmontar el escenario
5 personas
65
Comprobar el equipo
3 personas
66
Inventariar materiales
2 personas
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Devolver el material alquilado
2 personas
69
Recopilar gastos
70
Cerrar los pagos a los artistas
71
Registrar objetos perdidos
72
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 160
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Postes separadorescant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Escenario
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Atriles de músicacant. 20
Lámparas de atrilcant. 10

Iluminación

Juegos de luces LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Bannerscant. 4
Telón de fondo del escenario
Mantelescant. 16
Atriles para programascant. 6
Carteles direccionalescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Spray de limpiezacant. 6
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y los permisos antes de anunciar el festival. Deja al menos 6 semanas para autorizaciones, seguro y reservas de escenario y sonido; cambiar la ubicación después obliga a rehacer el plano y la promoción.
Pide a cada banda su ficha técnica con un mínimo de 3 semanas de antelación. Confirma entradas, monitores, micrófonos, soportes, cajas DI, atriles y lámparas para evitar que el montaje se bloquee el día del concierto.
Diseña el plano antes de contratar todo el mobiliario. Reserva espacio para escenario, mesa de mezclas, altavoces, monitores, mesas de buffet, carpas, colas y pasillos; los cables deben quedar cubiertos con alfombrillas, no cruzados libremente por el público.
Convoca a los voluntarios para una sesión informativa de 30 a 45 minutos. Reparte funciones concretas para acceso, artistas, catering, bebidas y emergencias, y entrega el guion con los horarios de actuaciones antes de abrir las puertas.
Haz la revisión final entre 24 y 48 horas antes. Comprueba el pronóstico, iluminación, cables, regletas, materiales, vasos reutilizables y vajilla; enfría las bebidas y confirma el catering antes de que llegue el primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música de viento?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las bandas, tramita permisos y seguro durante las primeras 2 semanas, y deja las 2 últimas para compras, montaje y confirmaciones.
¿Cuándo hay que confirmar las necesidades técnicas de las bandas?: Pídelas al contratar a cada grupo y ciérralas como máximo 3 semanas antes. Así podrás reservar a tiempo el escenario, la mesa de mezclas, los monitores, los micrófonos y los cables necesarios.
¿Qué hay que revisar el día antes de un festival de música?: Haz una inspección completa entre 24 y 48 horas antes: escenario, sonido, iluminación, regletas, cables, atriles, mobiliario, catering y accesos. También comprueba el pronóstico y deja listas las bebidas frías.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar el festival?: Como punto de partida, asigna al menos 1 voluntario por cada función crítica: acceso, artistas, catering, bebidas y coordinación técnica. Confirma el número definitivo cuando cierres el aforo, el programa y el plano del recinto.

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