Blasmusikfestival organisieren: der richtige Ablauf
Ein Blasmusikfestival steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Kapellen sichern, danach Genehmigungen, Technik und Programm festziehen. Plane nicht nur die Auftritte, sondern auch Anreise, Umbaupausen, Verpflegung und Helferschichten. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Kabelmatten, Notenpulte oder ein belastbarer Regenplan. Arbeite deshalb rückwärts vom Festivaltermin und verteile den Ablaufplan spätestens einige Tage vorher an Kapellen und Helfer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Musikkapellen ansprechen
2 Personen
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Reservierungen vornehmen
2 Personen
- 6
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 7
Künstler bestätigen
2 Personen
- 8
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Catering bestellen
2 Personen
- 14
Bühne und Ton reservieren
2 Personen
- 15
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
- 16
Auftritte einplanen
2 Personen
- 17
Ablaufplan verteilen
2 Personen
- 18
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Catering vorbereiten
3 Personen
- 23
Materialien prüfen
3 Personen
- 24
Volunteer-Briefing vorbereiten
2 Personen
- 25
Gelände inspizieren
3 Personen
- 26
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 27
Bühne aufbauen
5 Personen
- 28
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 29
Beleuchtung installieren
3 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 31
Zelte aufbauen
5 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Bar und Ausgabe einrichten
4 Personen
- 34
Speisebuffet einrichten
3 Personen
- 35
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 36
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
- 37
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
- 38
Instrumente bereitstellen
4 Personen
- 39
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 40
Künstler empfangen
3 Personen
- 41
Publikumsempfang öffnen
4 Personen
- 42
Programm ankündigen
- 43
Auftritt des ersten Corps begleiten
3 Personen
- 44
Getränke servieren
4 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Auftritt des zweiten Korps begleiten
3 Personen
- 49
Auftritt des dritten Korps begleiten
3 Personen
- 50
Essen ausgeben
4 Personen
- 51
Künstlermahlzeiten bereitstellen
2 Personen
- 52
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 53
Auftritt des vierten Corps begleiten
3 Personen
- 54
Gemeinsamen Abschlussauftritt begleiten
4 Personen
- 55
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 56
Letzte Getränkerunde durchführen
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Anlage ausschalten
2 Personen
- 58
Essen sicher verstauen
2 Personen
- 59
Gelände reinigen
5 Personen
- 60
Abfall entsorgen
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Möbel abbauen
5 Personen
- 63
Zelte abbauen
5 Personen
- 64
Bühne abbauen
5 Personen
- 65
Ausrüstung prüfen
3 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 69
Ausgaben sammeln
- 70
Künstlerzahlungen abschließen
- 71
Fundgegenstände registrieren
- 72
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- BiertischeAnz. 12
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 160
- BarhockerAnz. 12
- BuffetischeAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Bühne
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- BühnemonitoreAnz. 4
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- AudiokabelAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 6
- SteckdosenleistenAnz. 12
- KabelmattenAnz. 10
- NotenpulteAnz. 20
- PultlampenAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LichtsetsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 4
- LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
- WeingläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Dekoration
- FestivalflaggenAnz. 12
- BannerAnz. 4
- Bühnenhintergrund
- TischdeckenAnz. 16
- ProgrammständerAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 4
- BlechdosenAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungssprayAnz. 6
- HandfegerAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und den Musikkapellen. Sobald die Kapellen zugesagt haben, kannst du Programm, Auftrittszeiten und technische Anforderungen verbindlich sammeln.
- Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung mindestens 6 Wochen vor dem Festival. Kläre dabei auch Zufahrten, Strom, Lärmschutz und die sichere Führung der Besucher mit Absperrpfosten.
- Plane die Technik nicht nur nach der Bühne: Erstelle für jede Kapelle eine kurze Liste mit Mikrofonen, DI-Boxen, Monitoren und Notenpulten. Reserviere Bühne, Mischpult und Lautsprecher spätestens 4 Wochen vorher und teste alle Kabel vor dem Aufbau.
- Teile Helfer in feste Schichten von 3 bis 4 Stunden ein. Das Briefing sollte spätestens am Vortag stattfinden und Aufbau, Einlass, Getränkeausschank, Catering, Bühnenwechsel und Abbau abdecken.
- Kläre die Wetterentscheidung 24 bis 48 Stunden vorher und prüfe das Gelände am Veranstaltungstag erneut. Stelle Partyzelte, Kabelmatten und Batterielaternen nicht erst bei Regen oder Dunkelheit bereit, sondern lege ihren Einsatz im Lageplan fest.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Blasmusikfestival organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Kapellen, Ort und Genehmigungen brauchen zuerst eine feste Grundlage; Technik, Catering und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wie viele Helfer braucht ein Blasmusikfestival?
- Für ein kleines Festival solltest du mindestens 10 bis 15 Helfer einplanen, verteilt auf Aufbau, Einlass, Getränke, Catering, Technik und Abbau. Rechne pro Schicht mit 3 bis 4 Stunden und halte zusätzlich 2 Personen als Ersatz bereit.
- Wie viel Getränke braucht man für ein Blasmusikfestival?
- Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter steigt der Bedarf; kühle Getränke sollten spätestens am Vortag bereitstehen.
- Wann muss der Ablaufplan verteilt werden?
- Verteile den vollständigen Ablaufplan spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival. Kapellen brauchen ihre Auftrittszeit und technische Hinweise, Helfer außerdem Treffpunkt, Schicht und Zuständigkeit.
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