Zo organiseer je een blaasmuziekfestival

Begin met de datum, het programma en de verenigingen; pas daarna leg je reserveringen, vergunningen en vrijwilligers vast. Vraag optredende muziekverenigingen vroeg om een bevestiging, zodat je optreedtijden, techniek en publieksstromen kunt plannen. Werk vervolgens de locatie-indeling uit met podiumdelen, zitplaatsen, partytenten en kabelroutes. In de laatste week controleer je instrumenten, muziekstands, cateringhoeveelheden en contactgegevens. Zo voorkom je dat een ontbrekende microfoon, te weinig koeling of een vergeten dieetwens op de festivaldag voor vertraging zorgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Muziekverenigingen uitnodigen
2 personen
3
Optredende verenigingen bevestigen
2 personen
4
Optredens inplannen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Contactgegevens deelnemers verzamelen
9
Reserveringen maken
10
Vergunningen controleren
11
Verzekering controleren
12
Locatie-indeling maken
2 personen
13
Optreedtijden delen
14
Verkeersinformatie delen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Drank koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Broodjes voorbereiden
3 personen
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Instrumentenlijst controleren
2 personen
24
Muziekstands klaarzetten
2 personen
25
Programmafolders printen
26
Routebordjes maken
2 personen
27
Naambadges voorbereiden
2 personen
28
Kassawisselgeld regelen
29
Betaalterminal testen
30
EHBO-middelen controleren
31
Weersverwachting controleren
32
Tentlocaties markeren
2 personen
33
Terrein controleren
2 personen
34
Tenten opbouwen
5 personen
35
Podiumvlak gereedmaken
3 personen
36
Tafels opstellen
4 personen
37
Stoelen opstellen
4 personen
38
Cateringbalie inrichten
3 personen
39
Kassabalie inrichten
2 personen
40
Buffet inrichten
3 personen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Verlichting plaatsen
3 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
Garderobe inrichten
2 personen
46
Infopunt inrichten
2 personen
47
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
48
Programma ophangen
49
Geluid controleren
2 personen
50
Podiumverlichting controleren
2 personen

Event

51
Artiesten ontvangen
3 personen
52
Deelnemers registreren
3 personen
53
Bezoekers ontvangen
3 personen
54
Programmafolders uitdelen
2 personen
55
Garderobe beheren
2 personen
56
Optredens aankondigen
57
Optredens begeleiden
2 personen
58
Muziekstands wisselen
2 personen
59
Instrumenten klaarzetten
3 personen
60
Optredens timen
61
Catering bedienen
4 personen
62
Dranken serveren
3 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Hapjes bijvullen
2 personen
65
Koffie en thee bijvullen
2 personen
66
Buffet schoonhouden
2 personen
67
Afvalbakken legen
2 personen
68
Toiletten controleren
2 personen
69
Terrein rondes lopen
2 personen
70
EHBO aanspreekpunt bemannen
71
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
72
Foto's maken
73
Laatste optreden afsluiten
2 personen
74
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

75
Kassa afsluiten
2 personen
76
Garderobe afsluiten
2 personen
77
Instrumenten verzamelen
4 personen
78
Apparatuur uitschakelen
2 personen
79
Verlichting uitschakelen
2 personen
80
Servies afwassen
3 personen
81
Catering opruimen
3 personen
82
Tafels afnemen
3 personen
83
Afval verzamelen
4 personen
84
Terrein schoonmaken
5 personen
85
Toiletten schoonmaken
2 personen
86
Versiering verwijderen
3 personen
87
Tenten afbreken
5 personen
88
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
89
Materialen inventariseren
2 personen
90
Geleende spullen verzamelen
2 personen
91
Materialen terugbrengen
3 personen
92
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
93
Locatie opleveren
2 personen
94
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 12
Podiumdelenaantal 12
Podiummicrofoontafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerplateausaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffielepelsaantal 80

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Muziekstandaardsaantal 80
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Handlampenaantal 6
Dollyaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opslagbakkenaantal 20
Koelmattenaantal 12
Flessenopenersaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Naambadgesaantal 100
Programmafoldersaantal 250
Routebordjesaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Afzetpionnenaantal 12
Kabelbruggenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst datum en programma vast en stuur daarna de uitnodigingen. Vraag verenigingen om hun definitieve bevestiging vóór je optreedtijden en de locatie-indeling maakt; plan per optreden ook wisseltijd voor instrumenten en muziekstands.
Controleer vergunningen en verzekering voordat je reserveringen definitief maakt. Zet verkeersinformatie tegelijk met de optreedtijden naar deelnemers, zodat bezoekers en verenigingen weten wanneer en hoe ze aankomen.
Maak één vrijwilligersrooster met duidelijke blokken voor opbouw, ontvangst, catering, techniek en afbouw. Deel contactgegevens en portofoons vooraf uit; op de dag zelf voorkomt dat zoeken naar hulp bij een volle garderobe of storing.
Bereken catering apart voor muzikanten, vrijwilligers en publiek. Zet drank minstens enkele uren vooraf koud, bereid broodjes en hapjes in rondes en houd koffie, thee en warmhoudkannen beschikbaar tijdens de optredens.
Doe een technische eindcontrole op microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel, luidsprekers en kabels. Leg verlengkabels in kabelgoten, controleer stekkerdozen en test het geluid op de plek waar de muzikanten daadwerkelijk staan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een blaasmuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma en uitnodigingen aan muziekverenigingen. Controleer in dezelfde eerste maand de vergunningen, verzekering en locatiebeschikbaarheid.
Hoe plan je optredens van meerdere muziekverenigingen?: Reserveer per vereniging een vast optreden en minimaal 15 minuten wisseltijd voor opstelling en instrumenten. Deel het definitieve programma uiterlijk 2 weken vooraf, inclusief aankomsttijd en verkeersinformatie.
Hoeveel drank heb je nodig voor een blaasmuziekfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel voor muzikanten en vrijwilligers extra mee, omdat zij langer aanwezig zijn dan veel bezoekers.
Wanneer moet je de techniek voor een blaasmuziekfestival testen?: Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers en kabels uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Plan op de festivaldag minimaal 60 minuten voor een soundcheck met de eerste vereniging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.