Blasmusikfestival organisieren: Schritt für Schritt

Ein Blasmusikfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan. Lege zuerst Datum und Programm fest, lade Musikvereine ein und bestätige die Auftritte, bevor du Bühne, Technik und Verpflegung verbindlich planst. Danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Raumaufteilung und die Einteilung der Freiwilligen. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Notenständer, Kabelwege oder genaue Angaben zu Ernährungswünschen – diese Punkte solltest du früh erfassen und kurz vor dem Festival nochmals prüfen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Musikvereine einladen
2 Personen
3
Auftrittsvereine bestätigen
2 Personen
4
Auftritte einplanen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Kontaktdaten der Teilnehmer sammeln
9
Reservierungen vornehmen
10
Genehmigungen prüfen
11
Versicherung prüfen
12
Location-Aufteilung erstellen
2 Personen
13
Auftrittszeiten teilen
14
Verkehrsinformationen teilen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
17
Cateringmengen berechnen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
4 Personen
21
Brötchen vorbereiten
3 Personen
22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
23
Instrumentenliste prüfen
2 Personen
24
Musikständer aufstellen
2 Personen
25
Programmhefte drucken
26
Wegweiser erstellen
2 Personen
27
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
28
Wechselgeld für die Kasse bereitstellen
29
Bezahlterminal testen
30
Erste-Hilfe-Material prüfen
31
Wettervorhersage prüfen
32
Zeltstandorte markieren
2 Personen
33
Gelände kontrollieren
2 Personen
34
Zelte aufbauen
5 Personen
35
Bühnenfläche vorbereiten
3 Personen
36
Tische aufstellen
4 Personen
37
Stühle aufstellen
4 Personen
38
Cateringtheke einrichten
3 Personen
39
Kassenbereich einrichten
2 Personen
40
Buffet aufbauen
3 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Beleuchtung anbringen
3 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
45
Garderobe einrichten
2 Personen
46
Infopunkt einrichten
2 Personen
47
Instrumente sicher platzieren
3 Personen
48
Programm aufhängen
49
Ton prüfen
2 Personen
50
Bühnenbeleuchtung kontrollieren
2 Personen

Event

51
Künstler empfangen
3 Personen
52
Teilnehmer registrieren
3 Personen
53
Besucher empfangen
3 Personen
54
Programmhefte verteilen
2 Personen
55
Garderobe verwalten
2 Personen
56
Auftritte ankündigen
57
Auftritte betreuen
2 Personen
58
Musikstände wechseln
2 Personen
59
Instrumente bereitstellen
3 Personen
60
Auftritte timen
61
Catering servieren
4 Personen
62
Getränke servieren
3 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Snacks nachfüllen
2 Personen
65
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
66
Buffet sauber halten
2 Personen
67
Mülleimer leeren
2 Personen
68
Toiletten kontrollieren
2 Personen
69
Geländerunden gehen
2 Personen
70
Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen
71
Besucherfragen beantworten
2 Personen
72
Fotos machen
73
Letzten Auftritt abschließen
2 Personen
74
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

75
Kasse abschließen
2 Personen
76
Garderobe abschließen
2 Personen
77
Instrumente zusammentragen
4 Personen
78
Geräte ausschalten
2 Personen
79
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
80
Geschirr abwaschen
3 Personen
81
Catering aufräumen
3 Personen
82
Tische abwischen
3 Personen
83
Abfall sammeln
4 Personen
84
Gelände reinigen
5 Personen
85
Toiletten reinigen
2 Personen
86
Dekoration entfernen
3 Personen
87
Zelte abbauen
5 Personen
88
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
89
Materialien inventarisieren
2 Personen
90
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
91
Materialien zurückbringen
3 Personen
92
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
93
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
94
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
StühleAnz. 180
BiertischeAnz. 8
KlappischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 12
BühnenelementeAnz. 12
BühnmikrofontischeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierplattenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 80

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 8
NotenständerAnz. 80
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KartenterminalsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
HandlampenAnz. 6
TransportwagenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KühlmattenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
FestivalflaggenAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
NamensschilderAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 250
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrkegelAnz. 12
KabelbrückenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige die auftretenden Vereine erst, bevor du die Auftrittszeiten veröffentlichst. Schicke Programm, Anfahrts- und Verkehrsinformationen spätestens 7 Tage vorher an alle teilnehmenden Gruppen.
Plane die Location in getrennte Bereiche für Bühne, Instrumente, Garderobe, Publikum und Catering. Zeichne die Positionen von Bühnenelementen, Tischen, Stühlen und Lautsprechern mindestens 2 Wochen vorher ein.
Erfasse bei der Anmeldung neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und die Anzahl der Personen. Aktualisiere die Cateringmengen 3 bis 5 Tage vor dem Festival, weil Nachmeldungen sonst schnell zu Engpässen führen.
Prüfe die Technik nicht erst beim Soundcheck: Teste Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag. Sichere Kabel mit Kabelkanälen und halte Funkgeräte für die Helfer bereit.
Bereite Getränke, Kaffee, Tee, Snacks und Brötchen so vor, dass die erste Ausgabe vor dem Festivalbeginn möglich ist. Kühle Getränke rechtzeitig in Kühlboxen und stelle wiederverwendbare Gläser, Tassen, Teller und Besteck an festen Ausgabestellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Blasmusikfestival planen?: Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Programm und der Einladung der Musikvereine. Genehmigungen, Versicherung, Reservierungen und verbindliche Auftrittszeiten sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte man die Musikvereine einladen?: Versende die ersten Einladungen idealerweise 4 bis 6 Monate vor dem Festival. Setze eine Anmeldefrist von etwa 8 Wochen und bestätige die auftretenden Vereine spätestens 6 Wochen vor der Veranstaltung.
Wie viele Helfer braucht ein Blasmusikfestival?: Plane pro gleichzeitig laufendem Bereich mindestens 2 Helfer ein, etwa für Einlass, Catering, Bühne und Betreuung der Vereine. Für ein Festival mit vier solchen Bereichen sind damit mindestens 8 eingeteilte Personen nötig, zusätzlich zu einer Einsatzleitung.
Wann sollte die Technik für ein Blasmusikfestival geprüft werden?: Baue Bühne, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Kabel mindestens am Vortag auf und teste jedes Signal einzeln. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Soundcheck und Fehlerbehebung ein.

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