Cómo organizar un festival de música de viento

Un festival de música de viento se organiza en dos líneas paralelas: el programa artístico y toda la operación que permite que las bandas toquen a tiempo. Empieza fijando la fecha, el programa y las asociaciones participantes; después cierra inscripciones, reservas, permisos y seguro. En la última semana, concentra la atención en el plano del lugar, el sonido, los instrumentos, el catering y los voluntarios. Este plan reúne 94 tareas y 63 elementos para que no dependas de decisiones improvisadas el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Invitar a las bandas de música
2 personas
3
Confirmar las asociaciones participantes
2 personas
4
Planificar las actuaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Recopilar los datos de contacto de los participantes
9
Hacer reservas
10
Comprobar permisos
11
Comprobar el seguro
12
Hacer el plano del lugar
2 personas
13
Compartir los horarios de actuación
14
Compartir información de tráfico
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Elaborar la lista de la compra
2 personas
17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Enfriar la bebida
2 personas
20
Preparar aperitivos
4 personas
21
Preparar sándwiches
3 personas
22
Preparar café y té
2 personas
23
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
24
Montar los soportes de música
2 personas
25
Imprimir folletos del programa
26
Hacer carteles de ruta
2 personas
27
Preparar acreditaciones
2 personas
28
Preparar el cambio de caja
29
Probar la terminal de pago
30
Comprobar los suministros de primeros auxilios
31
Comprobar el pronóstico del tiempo
32
Marcar los emplazamientos de las carpas
2 personas
33
Inspeccionar el recinto
2 personas
34
Montar tiendas
5 personas
35
Preparar la zona del escenario
3 personas
36
Montar mesas
4 personas
37
Colocar las sillas
4 personas
38
Montar el mostrador de catering
3 personas
39
Montar el mostrador de caja
2 personas
40
Montar el buffet
3 personas
41
Colgar la decoración
3 personas
42
Instalar la iluminación
3 personas
43
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
44
Comprobar los baños
2 personas
45
Montar el guardarropa
2 personas
46
Montar el punto de información
2 personas
47
Colocar los instrumentos de forma segura
3 personas
48
Colgar el programa
49
Comprobar el sonido
2 personas
50
Comprobar la iluminación del escenario
2 personas

Evento

51
Recibir a los artistas
3 personas
52
Registrar a los participantes
3 personas
53
Recibir a los visitantes
3 personas
54
Repartir folletos del programa
2 personas
55
Gestionar el guardarropa
2 personas
56
Anunciar las actuaciones
57
Coordinar las actuaciones
2 personas
58
Cambiar los puestos de música
2 personas
59
Preparar los instrumentos
3 personas
60
Cronometrar las actuaciones
61
Servir el catering
4 personas
62
Servir las bebidas
3 personas
63
Rellenar las bebidas
2 personas
64
Reponer aperitivos
2 personas
65
Reponer café y té
2 personas
66
Mantener limpio el buffet
2 personas
67
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
68
Comprobar los baños
2 personas
69
Recorrer el recinto
2 personas
70
Atender el punto de primeros auxilios
71
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
72
Tomar fotos
73
Cerrar la última actuación
2 personas
74
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

75
Cerrar la caja
2 personas
76
Cerrar el guardarropa
2 personas
77
Reunir los instrumentos
4 personas
78
Apagar el equipo
2 personas
79
Apagar la iluminación
2 personas
80
Lavar la vajilla
3 personas
81
Recoger el catering
3 personas
82
Limpiar las mesas
3 personas
83
Recoger la basura
4 personas
84
Limpiar el recinto
5 personas
85
Limpiar los baños
2 personas
86
Retirar la decoración
3 personas
87
Desmontar las tiendas
5 personas
88
Apilar mesas y sillas
4 personas
89
Inventariar materiales
2 personas
90
Recoger los artículos prestados
2 personas
91
Devolver los materiales
3 personas
92
Devolver el material alquilado
2 personas
93
Entregar la ubicación
2 personas
94
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 180
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 6
Percheroscant. 3
Taburetescant. 12
Piezas de escenariocant. 12
Mesas con micrófonos de escenariocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas para servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Cucharillas de cafécant. 80

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 8
Atrilescant. 80
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Terminales de pagocant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Linternas de manocant. 6
Dollycant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Abrebotellascant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del festivalcant. 20
Mantelescant. 16
Credencialescant. 100
Folletos del programacant. 250
Carteles de rutacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Conos de señalizacióncant. 12
Puentes de cablecant. 6
Extintorescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de invitar a las bandas: deja al menos 8 semanas para recibir confirmaciones, recopilar datos de contacto y gestionar preferencias dietéticas.
No esperes a la semana del festival para revisar permisos, seguro y reservas. Compruébalos entre 4 y 6 semanas antes y guarda una copia accesible para la persona responsable del evento.
Comparte los horarios de actuación, el plano del lugar y la información de tráfico como máximo 7 días antes. Así las bandas saben dónde descargar instrumentos, dónde colocarse y a qué hora deben estar listas.
Haz una prueba técnica completa el día anterior o varias horas antes de abrir: micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, cables, regletas y canaletas deben estar montados y señalizados.
Calcula el catering por número confirmado y no por estimación inicial. Deja listas las bebidas frías, los aperitivos, los sándwiches y el café y té antes de la primera actuación, y asigna voluntarios para reponer y cobrar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música de viento?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fijar fecha, programa y bandas; deja las últimas 2 para confirmar horarios, voluntarios, compras y montaje.
¿Cuándo hay que confirmar las actuaciones de las bandas?: Procura tener las confirmaciones cerradas al menos 6 semanas antes. Envía el horario definitivo y las instrucciones de llegada 7 días antes, y vuelve a comprobar cambios 48 horas antes.
¿Cuándo se revisan los permisos y el seguro del festival?: Haz una primera comprobación 6 semanas antes y confirma que todo sigue vigente 2 semanas antes. No montes el escenario ni abras al público sin tener las autorizaciones y la documentación localizadas.
¿Cuánta bebida hay que calcular por persona?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y después aproximadamente 1 por hora, ajustando según la duración y el tiempo. Añade agua y mantén una reserva para músicos, voluntarios y posibles retrasos.

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