Comment organiser un festival de fanfares sans rien laisser au dernier moment

Un festival de fanfares se prépare dans un ordre précis : confirmer les groupes, construire le programme, sécuriser le site, puis organiser l’accueil et la restauration. Commencez plusieurs mois à l’avance, car les disponibilités des associations, les autorisations et l’assurance peuvent retarder tout le projet. Le jour venu, les horaires de passage, le plan du site et les rôles des bénévoles doivent être déjà fixés. Gardez une marge pour les changements de dernière minute et les besoins techniques de chaque formation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Inviter les associations musicales
2 personnes
3
Confirmer les associations participantes
2 personnes
4
Planifier les spectacles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Collecter les coordonnées des participants
9
Faire les réservations
10
Vérifier les autorisations
11
Vérifier l’assurance
12
Établir le plan du site
2 personnes
13
Communiquer les horaires de passage
14
Partager les informations sur la circulation
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Établir la liste de courses
2 personnes
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
4 personnes
21
Préparer les sandwichs
3 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
24
Installer les stands de musique
2 personnes
25
Imprimer les programmes
26
Créer des panneaux de direction
2 personnes
27
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
28
Prévoir la monnaie de caisse
29
Tester le terminal de paiement
30
Vérifier le matériel de premiers secours
31
Vérifier les prévisions météo
32
Marquer les emplacements des tentes
2 personnes
33
Contrôler le site
2 personnes
34
Monter les tentes
5 personnes
35
Préparer l'espace scène
3 personnes
36
Installer les tables
4 personnes
37
Installer les chaises
4 personnes
38
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
39
Installer la caisse
2 personnes
40
Installer le buffet
3 personnes
41
Suspendre la décoration
3 personnes
42
Installer l’éclairage
3 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Aménager le vestiaire
2 personnes
46
Aménager le point d’information
2 personnes
47
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
48
Afficher le programme
49
Vérifier le son
2 personnes
50
Vérifier l’éclairage de scène
2 personnes

Événement

51
Accueillir les artistes
3 personnes
52
Enregistrer les participants
3 personnes
53
Accueillir les visiteurs
3 personnes
54
Distribuer les programmes
2 personnes
55
Gérer le vestiaire
2 personnes
56
Annoncer les spectacles
57
Accompagner les spectacles
2 personnes
58
Échanger les stands de musique
2 personnes
59
Installer les instruments
3 personnes
60
Chronométrer les spectacles
61
Assurer le service traiteur
4 personnes
62
Servir les boissons
3 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
65
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
66
Maintenir le buffet propre
2 personnes
67
Vider les poubelles
2 personnes
68
Vérifier les toilettes
2 personnes
69
Faire des rondes sur le terrain
2 personnes
70
Tenir le point de contact des premiers secours
71
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
72
Prendre des photos
73
Clore la dernière performance
2 personnes
74
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

75
Clôturer la caisse
2 personnes
76
Fermer le vestiaire
2 personnes
77
Rassembler les instruments
4 personnes
78
Éteindre l’équipement
2 personnes
79
Éteindre l’éclairage
2 personnes
80
Faire la vaisselle
3 personnes
81
Ranger le service traiteur
3 personnes
82
Essuyer les tables
3 personnes
83
Rassembler les déchets
4 personnes
84
Nettoyer le site
5 personnes
85
Nettoyer les toilettes
2 personnes
86
Retirer la décoration
3 personnes
87
Démonter les tentes
5 personnes
88
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
89
Inventorier le matériel
2 personnes
90
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
91
Rapporter le matériel
3 personnes
92
Retourner le matériel loué
2 personnes
93
Remettre le lieu en état
2 personnes
94
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 6
Portantsqté 3
Tabouretsqté 12
Éléments de podiumqté 12
Tables de micros de scèneqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 80

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Pieds de microqté 80
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6
Dollyqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 20
Tapis rafraîchissantsqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de festivalqté 20
Nappesqté 16
Badges nominatifsqté 100
Brochures du programmeqté 250
Panneaux d’orientationqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Plots de balisageqté 12
Passages de câblesqté 6
Extincteursqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Demandez à chaque association son effectif, ses besoins alimentaires et ses contraintes techniques au moins 8 semaines avant le festival.
Confirmez les groupes par écrit, puis publiez un planning avec les horaires de passage, les temps d’installation et une personne de contact pour chaque formation. Prévoyez au moins 15 minutes entre deux prestations pour absorber les retards.
Réglez les autorisations, l’assurance et la circulation avant de finaliser le plan du site. Indiquez clairement l’emplacement des tentes, des stands, de la scène, des tables et des zones réservées aux instruments.
Calculez la restauration à partir du nombre confirmé de participants, et non du nombre d’invités espéré. Refroidissez les boissons la veille, préparez les sandwichs et les en-cas par créneaux, et gardez une réserve pour les bénévoles et les musiciens qui arrivent tôt.
Testez le son et l’alimentation électrique avant l’ouverture : microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble. Réservez un responsable technique identifiable et distribuez les talkies-walkies aux équipes qui se déplacent sur le site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de fanfares ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les associations musicales doivent être contactées tôt, puis les autorisations, l’assurance, les réservations et le programme doivent être confirmés avant les dernières semaines.
Quand confirmer les fanfares participantes ?: Demandez une réponse définitive environ 8 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors calculer les quantités de restauration, recueillir les coordonnées et communiquer les horaires de passage sans modifier le plan chaque jour.
Combien de temps prévoir entre deux prestations ?: Gardez au moins 15 minutes entre deux passages, et davantage si les groupes changent de matériel. Ce temps permet de déplacer les instruments, de vérifier les microphones et de rattraper un retard sans décaler tout le programme.
Quand préparer le matériel et les boissons pour le festival ?: Faites l’inventaire du matériel une semaine avant, puis installez les tentes, tables, scène et câblage selon le plan du site. Refroidissez les boissons la veille et effectuez un test sonore complet avant l’arrivée du public.

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