Organiser un salon bio sans rien laisser au dernier moment

Un salon bio se prépare dans un ordre précis : commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez progressivement le programme, les exposants et l’accueil. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les autorisations doivent être suivis dans un même calendrier. À l’approche de l’ouverture, le plan des stands, les badges, la signalétique et le matériel technique deviennent prioritaires. Cette méthode vous aide à repérer les oublis fréquents avant le jour du salon.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier les informations du salon en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Créer le programme des conférences
2 personnes
10
Confirmer les intervenants
11
Faire des réservations pour le lieu
12
Réserver le catering
13
Vérifier les autorisations et les déclarations
14
Créer le plan du salon
2 personnes
15
Attribuer les numéros de stand
16
Envoyer les informations du stand
17
Planifier les bénévoles
2 personnes
18
Préparer l’inscription des visiteurs
19
Créer les badges nominatifs
2 personnes
20
Distribuer la promotion des conférences
21
Faire réaliser les imprimés
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Installer les parois des stands
4 personnes
30
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
31
Installer le comptoir d'information
2 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Aménager la salle de conférence
3 personnes
34
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Vérifier l'éclairage
2 personnes
37
Suspendre la décoration et la signalisation
3 personnes
38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
40
Distribuer le matériel des exposants
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

46
Ouvrir les portes
2 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
48
Présenter le programme
49
Informer les visiteurs
2 personnes
50
Aider les exposants
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Récupérer la vaisselle
2 personnes
56
Trier les déchets
2 personnes
57
Animer la conférence sur l’agriculture biologique
2 personnes
58
Animer la conférence sur l’alimentation durable
2 personnes
59
Animer le débat
2 personnes
60
Passer le micro
61
Immortaliser les moments photo
62
Premiers secours pour les petits incidents
2 personnes
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
64
Faire le départ des exposants
2 personnes
65
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

66
Évacuer la nourriture et les boissons
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
69
Démonter le matériel du stand
4 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Emballer le matériel
2 personnes
75
Retourner les matériels
3 personnes
76
Ranger le stock restant
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Envoyer un message de remerciement aux exposants
79
Assurer le suivi des informations visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de stand d’expositionqté 24
Chaises pliantesqté 80
Bureau d’information
Tables de conférenceqté 4
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Panneaux de standqté 16
Cintresqté 80

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Bannières de foire biologiquesqté 4
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 28
Panneaux en ardoiseqté 10
Plantesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Carafesqté 8
Couverts de serviceqté 16
Plaques de refroidissementqté 8
Conteneurs alimentairesqté 16
Balances de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Inscription

Badges visiteursqté 250
Badges des exposantsqté 50
Porte-badgesqté 300
Braceletsqté 250
Formulaires d’inscriptionqté 300
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 10
Caisse à espèces
Terminal de paiementqté 2

Imprimés

Brochures du programmeqté 300
Plansqté 300
Cartes de conférenceqté 250
Cartes des exposantsqté 50
Cartes d’évaluationqté 200
Panneaux d’information A4qté 40

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets réfléchissantsqté 8
Lampes de pocheqté 4
Gants en nitrileqté 4
Panneaux d'avertissementqté 6

Outils

Perceuses-visseuses sans filqté 2
Marteauxqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Mètres rubansqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Cadenas à maillonsqté 6
Chariots de transportqté 3

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de solliciter les exposants, puis prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour recueillir les inscriptions, confirmer les intervenants et publier les informations pratiques.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur 7 à 10 jours avant le salon. Les régimes particuliers oubliés la veille sont difficiles à corriger.
Dessinez le plan des stands avant d’attribuer les numéros : placez le bureau d’information, les conférences, les tables et les portants en gardant des passages d’au moins 1,20 mètre.
Testez le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges au moins 2 heures avant l’ouverture. Prévoyez une multiprise et des piles de rechange au point technique.
Préparez les badges, les panneaux de direction et le programme imprimé la veille, puis affectez les bénévoles par créneau de 2 à 3 heures pour assurer l’accueil et le réassort du service traiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon bio ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les exposants et les intervenants, de traiter les inscriptions, de vérifier les autorisations et de réserver le lieu et le traiteur.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon bio ?: Fixez une date limite de confirmation environ 4 semaines avant le salon. Vous aurez ensuite le temps d’attribuer les numéros de stand, d’envoyer les consignes et d’ajuster le plan de la salle.
Quand réserver le traiteur pour un salon bio ?: Réservez le traiteur dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Transmettez le nombre définitif de repas et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon bio ?: Contrôlez les badges, le programme, la signalétique, les tables, les chaises, le matériel audiovisuel et les consommables de restauration. Faites aussi un dernier point avec les bénévoles et prévoyez l’acheminement du matériel avant l’ouverture, pas le matin même.

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