Zo organiseer je een Biodiversiteitsdag

Begin ongeveer acht weken vooraf met het doel, de locatie en het programma van je Biodiversiteitsdag. Leg daarna sprekers, workshops en de natuurexcursie vast, zodat je weet hoeveel deelnemers en materialen je moet regelen. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen en workshopkeuzes. In de laatste week controleer je vergunningen, weersverwachting, bestellingen en techniek; op de dag zelf draait alles om duidelijke routes, gelabelde materialen en een korte briefing van het team.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma definitief maken
2 personen
5
Sprekers bevestigen
2 personen
6
Workshops inschrijven
2 personen
7
Natuurexcursie voorbereiden
2 personen
8
Plantmateriaal bestellen
9
Reserveringen maken
2 personen
10
Vergunningen controleren
11
Weersverwachting controleren
12
Materialen ophalen
3 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Materialen labelen
2 personen
15
Infoborden printen
2 personen
16
Deelnemerslijsten printen
17
Tafels klaarzetten
4 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Informatiekramen inrichten
4 personen
21
Plantworkshop klaarzetten
3 personen
22
Speurtocht uitzetten
3 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Techniek testen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
EHBO-set klaarleggen
30
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

31
Bezoekers ontvangen
4 personen
32
Aanmeldingen afvinken
2 personen
33
Programma toelichten
34
Opening verzorgen
2 personen
35
Infostands bemannen
6 personen
36
Natuurexcursie begeleiden
3 personen
37
Plantworkshop begeleiden
3 personen
38
Vogelhuisjes maken
4 personen
39
Insectenhotel bouwen
4 personen
40
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
41
Speurtocht begeleiden
3 personen
42
Lezing aankondigen
43
Lezing ondersteunen
2 personen
44
Panelgesprek begeleiden
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee bijvullen
2 personen
48
Afvalstromen controleren
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Foto's maken
51
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
52
Laatste materialen veiligstellen
3 personen

Nazorg

53
Podium en techniek afbouwen
3 personen
54
Tenten en stands afbreken
4 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
59
Materialen inventariseren
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Overgebleven planten verzorgen
62
Deelnemers bedanken
2 personen
63
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Infobordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Routepijlenaantal 20
Naambadgesaantal 120
Vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 6

Sportmateriaal

Vergrootglazenaantal 20
Verrekijkersaantal 10
Insectenpotjesaantal 20
Natuurgidsenaantal 20
Speurtochtkaartenaantal 100
Plantenschopjesaantal 20
Tuinhandschoenenaantal 30
Gieteraantal 6
Houten vogelhuisjesaantal 20
Bouwsets insectenhotelaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 80
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Sponsdoekenaantal 12
Toiletreinigingssetaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijving uiterlijk vier weken vooraf en vraag meteen naar dieetwensen en workshopkeuzes. Zo kun je plantmateriaal, hapjes en het aantal begeleiders op tijd afstemmen.
Bevestig sprekers en het definitieve programma uiterlijk twee weken vooraf. Print daarna programmaposters, infoborden en deelnemerslijsten; wijzigingen op de ochtend zelf zorgen snel voor verwarring.
Loop de natuurexcursie minstens één week vooraf zelf na. Zet routepijlen en speurtochtkaarten klaar en controleer of de route geschikt is voor het verwachte weer en het aantal groepen.
Test geluidsinstallatie, accuspeaker en draadloze microfoons één dag vooraf op de echte locatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks per onderdeel klaar, in plaats van ze op het laatste moment te verzamelen.
Maak op de opbouwdag een vaste volgorde: eerst partytenten, tafels en stoelen, daarna informatiekramen en workshops. Label plantenschopjes, tuinhandschoenen, vergrootglazen en insectenpotjes per activiteit, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Biodiversiteitsdag organiseren?: Begin ongeveer acht weken vooraf met locatie, programma en vergunningen. Leg sprekers, excursie en workshops uiterlijk vier weken vooraf vast en bestel plantmateriaal zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Biodiversiteitsdag op te bouwen?: Reken op 3 tot 4 uur opbouw voor partytenten, tafels, informatiekramen, workshops, bewegwijzering en techniek. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor een gezamenlijke briefing en een geluidstest.
Wanneer controleer je het weer voor een Biodiversiteitsdag?: Controleer de weersverwachting zeven dagen vooraf en opnieuw 48 uur voor de start. Neem dan een definitief besluit over partytenten, verlichting, route en eventuele aanpassingen aan de natuurexcursie.
Hoeveel materialen moet je klaarleggen voor een Biodiversiteitsdag?: Stem de aantallen af op de inschrijvingen en maak per workshop een aparte set. Leg bijvoorbeeld één vergrootglas, insectenpotje of plantenschopje per deelnemer klaar en houd ongeveer 10 procent reserve aan voor verlies of extra deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.