Tag der Biodiversität organisieren: So gelingt der Ablauf
Ein Tag der Biodiversität verbindet Informationsstände, Workshops und Aktivitäten draußen. Starte mit dem Programm und kläre danach Referenten, Anmeldungen, Genehmigungen und Materialbedarf. Plane die Veranstaltung in feste Phasen: Vorbereitung, Aufbau, Durchführung und Abbau. Besonders bei Pflanzenworkshops, Schnitzeljagd und Naturausflug entscheidet eine genaue Material- und Wetterplanung darüber, ob der Tag reibungslos läuft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Programm finalisieren
2 Personen
- 5
Referenten bestätigen
2 Personen
- 6
Workshops anmelden
2 Personen
- 7
Naturausflug vorbereiten
2 Personen
- 8
Pflanzenmaterial bestellen
- 9
Reservierungen vornehmen
2 Personen
- 10
Genehmigungen prüfen
- 11
Wettervorhersage prüfen
- 12
Materialien abholen
3 Personen
- 13
Einkaufen gehen
3 Personen
- 14
Materialien beschriften
2 Personen
- 15
Infoschilder drucken
2 Personen
- 16
Teilnehmerlisten drucken
- 17
Tische aufstellen
4 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 20
Infostände einrichten
4 Personen
- 21
Pflanzenworkshop aufbauen
3 Personen
- 22
Schnitzeljagd ausstecken
3 Personen
- 23
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 24
Technik testen
2 Personen
- 25
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 28
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 29
Erste-Hilfe-Set bereitlegen
- 30
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 31
Besucher empfangen
4 Personen
- 32
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 33
Programm vorstellen
- 34
Eröffnung betreuen
2 Personen
- 35
Infostände besetzen
6 Personen
- 36
Naturausflug begleiten
3 Personen
- 37
Pflanzenworkshop leiten
3 Personen
- 38
Vogelhäuschen bauen
4 Personen
- 39
Insektenhotel bauen
4 Personen
- 40
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
- 41
Schnitzeljagd begleiten
3 Personen
- 42
Vortrag ankündigen
- 43
Vortrag unterstützen
2 Personen
- 44
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 48
Abfallströme überprüfen
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Fotos machen
- 51
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 52
Letzte Materialien sichern
3 Personen
Nachbereitung
- 53
Bühne und Technik abbauen
3 Personen
- 54
Zelte und Stände abbauen
4 Personen
- 55
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 56
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 57
Location reinigen
4 Personen
- 58
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
- 59
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 60
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 61
Übrig gebliebene Pflanzen pflegen
- 62
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
- 63
Fotos und Dateien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 100
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- AkkulautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Dekoration
- InfotafelnAnz. 12
- Programmatische PosterAnz. 8
- WegweiserAnz. 20
- NamensschilderAnz. 120
- WimpelkettenAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 6
Sportmaterial
- LupeAnz. 20
- FerngläserAnz. 10
- InsektenbecherAnz. 20
- NaturführerAnz. 20
- Schnitzeljagd-KartenAnz. 100
- PflanzschaufelnAnz. 20
- GartenhandschuheAnz. 30
- GießkanneAnz. 6
- Holz-VogelhäuschenAnz. 20
- Bausätze für InsektenhotelsAnz. 4
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 80
- ThermoskannenAnz. 6
Reinigung
- HandfegerAnz. 4
- MüllgreiferAnz. 4
- EimerAnz. 4
- WischsetsAnz. 2
- SchwammtücherAnz. 12
- ToilettenreinigungssetAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm spätestens 14 Tage vorher fest und bestätige Referenten sowie Workshops schriftlich. So kannst du Teilnehmerlisten, Wegweiser und programmatische Poster rechtzeitig drucken.
- Erfasse bei der Anmeldung neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche. Prüfe die Liste 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung erneut, bevor du Snacks einkaufst und vorbereitest.
- Plane für Workshops und Naturausflug getrennte Materialkisten. Beschrifte Pflanzenmaterial, Pflanzschaufeln, Gartenhandschuhe, Lupen und Insektenbecher spätestens am Vortag.
- Prüfe Genehmigungen und Reservierungen mindestens 3 Wochen vorher, besonders wenn Partyzelte, Infostände oder eine Schnitzeljagd im Außenbereich vorgesehen sind.
- Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und richte einen Ausweichbereich ein. Teste Akkulautsprecher, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und LED-Lampen vor dem Eintreffen der Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der Biodiversität planen?
- Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Programm, Referenten und Reservierungen. Genehmigungen und externe Workshops solltest du spätestens 3 Wochen vor dem Termin klären.
- Wann sollte man die Anmeldungen für den Biodiversitätstag schließen?
- Schließe die Anmeldung idealerweise 3 bis 5 Tage vorher. Dann bleiben noch 2 bis 3 Tage, um Ernährungswünsche, Teilnehmerlisten und die Snackmenge anzupassen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Biodiversitätstags?
- Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Partyzelte, Infostände, Workshopbereiche und Wegweiser ein. Für Technik und Beleuchtung solltest du zusätzlich 30 Minuten zum Testen reservieren.
- Was macht man bei schlechtem Wetter beim Tag der Biodiversität?
- Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und entscheide, welche Außenaktivitäten angepasst werden müssen. Halte für Naturausflug, Schnitzeljagd und Pflanzenworkshop einen überdachten Ausweichbereich bereit.
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