Organiser une Journée de la biodiversité sans rien oublier

Commencez par définir le programme, les ateliers et le parcours de l’excursion avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine ensuite les réservations, le matériel végétal, les tables et l’encadrement nécessaires. Recueillez dès l’inscription les besoins alimentaires et les contraintes particulières. La dernière semaine sert surtout à confirmer les intervenants, vérifier les autorisations, suivre la météo et préparer une installation lisible sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Finaliser le programme
2 personnes
5
Confirmer les intervenants
2 personnes
6
Inscrire aux ateliers
2 personnes
7
Préparer l’excursion nature
2 personnes
8
Commander du matériel végétal
9
Faire les réservations
2 personnes
10
Vérifier les autorisations
11
Vérifier les prévisions météo
12
Récupérer le matériel
3 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Étiqueter le matériel
2 personnes
15
Imprimer les panneaux d’information
2 personnes
16
Imprimer les listes de participants
17
Préparer les tables
4 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Monter les tentes de réception
4 personnes
20
Aménager les stands d'information
4 personnes
21
Préparer l'atelier de plantes
3 personnes
22
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
23
Raccorder la sonorisation
2 personnes
24
Tester la technique
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Préparer la trousse de premiers secours
30
Briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

31
Accueillir les visiteurs
4 personnes
32
Cocher les inscriptions
2 personnes
33
Présenter le programme
34
Assurer l’ouverture
2 personnes
35
Tenir les stands d'information
6 personnes
36
Animer l’excursion nature
3 personnes
37
Animer l’atelier plantes
3 personnes
38
Fabriquer des nichoirs
4 personnes
39
Construire un hôtel à insectes
4 personnes
40
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
41
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
42
Annoncer la conférence
43
Assister la conférence
2 personnes
44
Animer le débat
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
48
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Prendre des photos
51
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
52
Sécuriser les derniers matériels
3 personnes

Suivi

53
Démonter la scène et le matériel technique
3 personnes
54
Démonter les tentes et les stands
4 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Nettoyer le lieu
4 personnes
58
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
59
Inventorier le matériel
2 personnes
60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
61
Entretenir les plantes restantes
62
Remercier les participants
2 personnes
63
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Panneaux d’informationqté 12
Affiches du programmeqté 8
Flèches de directionqté 20
Badges nominatifsqté 120
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Loupesqté 20
Jumellesqté 10
Petits pots à insectesqté 20
Guides natureqté 20
Cartes de chasse au trésorqté 100
Petites pelles à plantesqté 20
Gants de jardinageqté 30
Arrosoirqté 6
Nichoirs en boisqté 20
Kits pour hôtel à insectesqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Thermosqté 6

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Lavettesqté 12
Kit de nettoyage des toilettesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions seulement après avoir fixé les horaires, la capacité de chaque atelier et le nombre de places pour l’excursion nature. Gardez une liste d’attente dès que la capacité maximale est atteinte.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le décompte final aux personnes chargées des en-cas au plus tard 3 jours avant l’événement.
Vérifiez les autorisations et le parcours de l’excursion au moins 2 semaines à l’avance. Prévoyez une solution de repli si la météo rend le terrain impraticable.
Testez la sonorisation sur place la veille : enceinte sur batterie, microphones sans fil, rallonges et multiprises doivent fonctionner sans dépendre d’un seul point électrique.
Préparez la signalétique avant le montage : panneaux d’information, programme, badges et flèches de direction doivent être imprimés, étiquetés et regroupés par zone pour éviter les oublis le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée de la biodiversité ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les intervenants, vérifier les autorisations, réserver le matériel et gérer les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, une fois le programme et les ateliers suffisamment définis. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour finaliser les quantités.
Comment préparer une excursion nature pour un groupe ?: Définissez le parcours, la durée et la taille maximale du groupe au moins 2 semaines à l’avance. Prévoyez un encadrement adapté, les cartes nécessaires et une vérification météo la veille puis le matin même.
Que faut-il vérifier la veille de la Journée de la biodiversité ?: Contrôlez les inscriptions, les listes imprimées, le matériel récupéré, la signalétique et la technique. Faites aussi les courses et préparez les en-cas afin de ne pas cumuler ces tâches avec l’installation des tables, chaises et stands.

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