Zo organiseer je een bigbandconcert

Begin met de concertdatum, de zaal en de bezetting van de bigband. Pas daarna leg je het programma, de repetities en de technische uitvoering vast. Een bigbandconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een podium: bladmuziek, monitoring, stroom, ontvangst en catering moeten op elkaar aansluiten. Werk met één planning voor 69 taken en controleer uiterlijk in de laatste week of instrumenten, materialen, vrijwilligers en gastenlijst compleet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum en tijden bevestigen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
2 personen
3
Repetitieruimte reserveren
4
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
5
Artiesten en dirigent bevestigen
6
Programma en speellijst vastleggen
2 personen
7
Repetities inplannen
2 personen
8
Partijen en bladmuziek verzamelen
2 personen
9
Technische wensen inventariseren
2 personen
10
Geluidsplan uitwerken
2 personen
11
Lichtplan uitwerken
12
Catering voor muzikanten bepalen
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Concert online publiceren
15
Affiches verspreiden
3 personen
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Kaartverkoop en gastenlijst bijhouden
2 personen
19
Reserveringen voor gereserveerde plaatsen maken
2 personen
20
Vrijwilligers voor ontvangst indelen
21
Vrijwilligers voor catering indelen
22
Vrijwilligers voor techniek indelen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Instrumenten controleren
3 personen
26
Bladmuziek kopiëren
2 personen
27
Route- en parkeerinformatie delen
28
Weersverwachting controleren

Event

29
Zaal openen
2 personen
30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
31
Kaartjes en programmaboekjes klaarleggen
2 personen
32
Muzikanten ontvangen
3 personen
33
Instrumenten uitladen
4 personen
34
Instrumenten opstellen
4 personen
35
Podiumopstelling markeren
2 personen
36
Stoelen opstellen
4 personen
37
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
38
Microfoons plaatsen
2 personen
39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
40
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
41
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
42
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
43
Catering klaarzetten
3 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Publiek ontvangen
4 personen
46
Programma's uitdelen
2 personen
47
Kaartjes controleren
3 personen
48
Pauzedranken serveren
4 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Garderobe beheren
2 personen
52
Toegangsdeuren bewaken
2 personen
53
Podiumaankondiging verzorgen
54
Pauze- en eindsignalen geven
55
Publiek naar buiten begeleiden
3 personen

Nazorg

56
Instrumenten afbreken
4 personen
57
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
58
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
59
Meubilair terugplaatsen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Zaal schoonmaken
4 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Overgebleven catering opslaan
2 personen
65
Instrumenten terugbrengen
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Verloren voorwerpen verzamelen
69
Zaal afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Receptietafel
Kledingrekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 12
Muzikantenstoelenaantal 25
Dirigentenlessenaar

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 25
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Mengpaneel
Versterkersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Gaffer tapeaantal 4
Muziekstandaardverlichtingaantal 12
Laptop

Instrumenten

Drumstel
Pianokruk
Gitaarversterker
Basversterker

Servies

Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

LED-podiafelampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de concertzaal én een aparte repetitieruimte zodra datum, tijden, dirigent en artiesten zijn bevestigd. Plan repetities niet alleen op basis van beschikbaarheid: houd ook tijd over om partijen en bladmuziek te verzamelen en te controleren.
Werk het geluidsplan uit nadat de bezetting en het programma vaststaan. Noteer per instrument of stem de benodigde microfoons, DI-boxen en monitorluidsprekers en plan vóór de deuren opengaan een volledige soundcheck.
Regel kaartverkoop, gastenlijst en gereserveerde plaatsen in één overzicht. Controleer aanmeldingen wekelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert, zodat de catering voor muzikanten niet op het laatste moment wordt aangepast.
Plan vrijwilligers per rol en per tijdsblok: ontvangst, catering en techniek hebben verschillende starttijden. Zorg dat iedere vrijwilliger uiterlijk 1 week vooraf weet waar die moet zijn en wie bij problemen aanspreekbaar is.
Doe de laatste materiaalcontrole uiterlijk 2 dagen vooraf en leg kabels, stroomhaspels, stekkerdozen en gaffer tape apart voor de opbouw. Controleer daarnaast alle instrumenten, muzieklessenaars, verlichting en de dirigentenlessenaar; juist kleine ontbrekende onderdelen vertragen de soundcheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bigbandconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de datum, zaal, dirigent en muzikanten. Gebruik de laatste 4 weken voor promotie, kaartverkoop, vrijwilligers en de technische uitwerking.
Hoeveel repetities heeft een bigbandconcert nodig?: Plan meestal 4 tot 8 repetities, afhankelijk van de moeilijkheid van het programma en de ervaring van de bezetting. Leg de speellijst minimaal 6 weken vooraf vast, zodat partijen en bladmuziek op tijd beschikbaar zijn.
Wanneer moet ik de techniek voor een bigbandconcert regelen?: Inventariseer technische wensen 6 tot 8 weken vooraf en werk het geluids- en lichtplan uiterlijk 2 weken voor het concert af. Reserveer op de concertdag minstens 2 uur voor opbouw en soundcheck.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bigbandconcert?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst, 2 voor catering en 1 à 2 voor techniek. Bevestig de indeling uiterlijk 1 week vooraf en maak voor iedere rol een concreet tijdschema.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.