Organiser un concert de big band, étape par étape

Un concert de big band se prépare d’abord avec un calendrier précis, car la salle, les musiciens et la technique doivent être disponibles en même temps. Commence par confirmer la date, les horaires et le lieu, puis fixe le programme avant de planifier les répétitions. Les besoins sonores, l’éclairage des pupitres, les partitions et l’accueil du public viennent ensuite. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les instruments, la billetterie et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires du concert
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
3
Réserver la salle de répétition
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
5
Confirmer les artistes et le chef d'orchestre
6
Fixer le programme et la playlist
2 personnes
7
Planifier les répétitions
2 personnes
8
Rassembler les partitions et les feuilles de musique
2 personnes
9
Recenser les besoins techniques
2 personnes
10
Élaborer le plan sonore
2 personnes
11
Élaborer le plan d'éclairage
12
Définir le catering pour les musiciens
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Publier le concert en ligne
15
Distribuer les affiches
3 personnes
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Gérer la billetterie et la liste des invités
2 personnes
19
Faire les réservations pour les places réservées
2 personnes
20
Répartir les bénévoles à l'accueil
21
Répartir les bénévoles pour le catering
22
Répartir les bénévoles pour la technique
23
Faire les courses
2 personnes
24
Vérifier le matériel
2 personnes
25
Vérifier les instruments
3 personnes
26
Copier les partitions
2 personnes
27
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
28
Vérifier les prévisions météo

Événement

29
Ouvrir la salle
2 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Préparer les billets et les programmes
2 personnes
32
Accueillir les musiciens
3 personnes
33
Décharger les instruments
4 personnes
34
Installer les instruments
4 personnes
35
Marquer l’installation de la scène
2 personnes
36
Installer les chaises
4 personnes
37
Installer les pupitres
3 personnes
38
Installer les microphones
2 personnes
39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
40
Raccorder l’installation d’éclairage
2 personnes
41
Effectuer la vérification du son
3 personnes
42
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
43
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Accueillir le public
4 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Vérifier les billets
3 personnes
48
Servir les boissons de pause
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Gérer le vestiaire
2 personnes
52
Surveiller les portes d’entrée
2 personnes
53
Assurer l'annonce sur scène
54
Donner les signaux de pause et de fin
55
Accompagner le public à l'extérieur
3 personnes

Suivi

56
Démonter les instruments
4 personnes
57
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
58
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
59
Remettre le mobilier en place
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer la salle
4 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Stocker la restauration restante
2 personnes
65
Ramener les instruments
3 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Rassembler les objets perdus
69
Fermer la salle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Table de réception
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 12
Chaises de musicienqté 25
Pupitre de chef d’orchestre

Équipement

Pupitres de musiqueqté 25
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Table de mixage
Amplificateursqté 2
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Ruban gafferqté 4
Éclairage de pupitre de musiqueqté 12
Ordinateur portable

Instruments

Kit de batterie
Tabouret de piano
Amplificateur de guitare
Amplificateur de basses

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 160
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 16

Décoration

Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Lampes de table de scène à LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle de concert et la salle de répétition dès que la date est confirmée. Prévois aussi le temps d’installation, de balance et de rangement, pas seulement l’heure du spectacle.
Fixe le programme avant les répétitions et rassemble une partition pour chaque musicien. Ajoute les feuilles de musique manquantes au moins 2 semaines avant la première répétition.
Fais un plan technique écrit : microphones, pieds, câbles, retours, amplificateurs, haut-parleurs et éclairage des pupitres. Une vérification sur place 7 à 10 jours avant le concert évite les incompatibilités.
Ne repousse pas la billetterie et les places réservées à la dernière semaine. Mets à jour chaque jour la liste des invités et demande les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant le catering.
Répartis les bénévoles par mission et par horaire : accueil, catering et technique. Prévois au moins 2 personnes à l’accueil pendant l’arrivée du public et une personne responsable du suivi technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de big band ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les artistes, obtenir les autorisations, préparer la communication et organiser plusieurs répétitions.
Quand faut-il réserver la salle pour un concert de big band ?: Réserve-la au moins 2 à 3 mois avant la date prévue. Vérifie immédiatement les horaires d’accès, les possibilités d’installation, la capacité électrique et le temps disponible pour la balance.
Combien de répétitions faut-il prévoir ?: Prévois au minimum 3 répétitions pour un programme nouveau, puis une répétition générale dans les 7 jours précédant le concert. Une répétition supplémentaire est utile si la sonorisation ou la disposition de la scène change.
Quand préparer la sonorisation et les instruments ?: Recense les besoins techniques 3 à 4 semaines avant le concert et vérifie tout le matériel 7 jours avant. Le jour même, contrôle les instruments, les câbles, les micros, les pupitres et les éclairages avant l’arrivée des musiciens.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.