LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Bigbandconcert organiseren: checklist en planning

Een bigbandconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een zaal vastleggen. Je stemt repetities, bladmuziek, podiumindeling, geluid, licht, kaartverkoop en vrijwilligers op elkaar af. Begin met datum, locatie en bezetting en werk daarna toe naar een technisch draaiboek en een duidelijke publieksplanning. Deze checklist helpt je zien wat je wanneer regelt, zodat techniek, ontvangst en catering op de concertdag niet door elkaar lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Concertdatum en tijden bevestigen

    2 personen

  • Locatie en zaal reserveren

    2 personen

  • Repetitieruimte reserveren

  • Vergunningen en meldingen controleren

    2 personen

  • Artiesten en dirigent bevestigen

  • Programma en speellijst vastleggen

    2 personen

  • Repetities inplannen

    2 personen

  • Partijen en bladmuziek verzamelen

    2 personen

  • Technische wensen inventariseren

    2 personen

  • Geluidsplan uitwerken

    2 personen

  • Lichtplan uitwerken

  • Catering voor muzikanten bepalen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Concert online publiceren

  • Affiches verspreiden

    3 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Kaartverkoop en gastenlijst bijhouden

    2 personen

  • Reserveringen voor gereserveerde plaatsen maken

    2 personen

  • Vrijwilligers voor ontvangst indelen

  • Vrijwilligers voor catering indelen

  • Vrijwilligers voor techniek indelen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Instrumenten controleren

    3 personen

  • Bladmuziek kopiëren

    2 personen

  • Route- en parkeerinformatie delen

  • Weersverwachting controleren

Event

  • Zaal openen

    2 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Kaartjes en programmaboekjes klaarleggen

    2 personen

  • Muzikanten ontvangen

    3 personen

  • Instrumenten uitladen

    4 personen

  • Instrumenten opstellen

    4 personen

  • Podiumopstelling markeren

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Muzieklessenaars plaatsen

    3 personen

  • Microfoons plaatsen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Lichtinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    3 personen

  • Lichtcheck uitvoeren

    2 personen

  • Catering klaarzetten

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Publiek ontvangen

    4 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Kaartjes controleren

    3 personen

  • Pauzedranken serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Garderobe beheren

    2 personen

  • Toegangsdeuren bewaken

    2 personen

  • Podiumaankondiging verzorgen

  • Pauze- en eindsignalen geven

  • Publiek naar buiten begeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Instrumenten afbreken

    4 personen

  • Geluidsinstallatie afbreken

    2 personen

  • Lichtinstallatie afbreken

    2 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Overgebleven catering opslaan

    2 personen

  • Instrumenten terugbrengen

    3 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

  • Zaal afsluiten

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 180
  • Klaptafelsaantal 12
  • Receptietafel
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Podiumdelenaantal 12
  • Muzikantenstoelenaantal 25
  • Dirigentenlessenaar

Apparatuur

  • Muzieklessenaarsaantal 25
  • Microfoonsaantal 6
  • Microfoonstatievenaantal 6
  • Mengpaneel
  • Versterkersaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Monitorluidsprekersaantal 2
  • DI-boxenaantal 4
  • Audiokabelsaantal 12
  • Stroomhaspelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 10
  • Gaffer tapeaantal 4
  • Muziekstandaardverlichtingaantal 12
  • Laptop

Instrumenten

  • Drumstel
  • Pianokruk
  • Gitaarversterker
  • Basversterker

Servies

  • Waterglazenaantal 200
  • Wijnglazenaantal 160
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 180
  • Besteksetsaantal 180
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Koelelementenaantal 16

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 12
  • Podiumdoekenaantal 4
  • Welkomstbord
  • Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

  • LED-podiafelampenaantal 8
  • Sfeerverlichtingaantal 6
  • Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg uiterlijk 8 tot 12 weken voor het concert de datum, zaal, repetitieruimte, dirigent en artiesten vast. Controleer direct of vergunningen of meldingen nodig zijn en wie die indient.
  • Plan minimaal 2 volledige repetities in de uiteindelijke bezetting en verzamel partijen en bladmuziek uiterlijk 3 weken vooraf. Zo kunnen muzikanten ontbrekende stukken nog melden voordat de laatste repetitie begint.
  • Maak 2 tot 4 weken vooraf een podium- en geluidsplan met plaatsen voor muzikantenstoelen, muzieklessenaars, microfoons, monitoren, versterkers en kabels. Noteer ook het aantal stroompunten en wie de techniek bedient.
  • Open de kaartverkoop zodra programma en speellijst vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Houd reserveringen, gereserveerde plaatsen, gastenlijst en dieetwensen in één overzicht bij in plaats van losse berichten.
  • Maak voor de concertdag een vrijwilligersrooster met aparte bezetting voor ontvangst, catering en techniek. Plan minstens 60 minuten voor opbouw en soundcheck en zet water, koffie en eten voor muzikanten klaar vóór de soundcheck begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bigbandconcert organiseren?
Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, bezetting en vergunningen. Reserveer een repetitieruimte en werk het programma uiterlijk 6 weken vooraf verder uit.
Hoeveel repetities heeft een bigbandconcert nodig?
Plan minimaal 2 volledige repetities in de definitieve bezetting, plus een soundcheck op de concertdag. Geef partijen en bladmuziek minstens 3 weken vooraf aan de muzikanten.
Wanneer regel je de techniek voor een bigbandconcert?
Inventariseer technische wensen 4 tot 6 weken vooraf en leg het geluids- en lichtplan 2 tot 4 weken vooraf vast. Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor opbouw en soundcheck.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een bigbandconcert?
Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor catering en 1 voor techniek als de zaal klein is. Bij een groter publiek voeg je per 50 tot 75 bezoekers minstens 1 extra ontvangstmedewerker toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!