Ein Bigbandkonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum, Spielzeit, Saal und Probenraum zuerst. Lege außerdem fest, wann die Musiker zum Aufbau und zum Soundcheck eintreffen sollen – mindestens 2 Stunden vor Konzertbeginn ist für Technik und Instrumente oft realistischer als eine knappe Einlassplanung.
• Sammle die Besetzung, den Dirigenten und die Speisekarte frühzeitig ein. Für jedes Stück sollten die benötigten Stimmen und Noten vor der ersten Probe vorliegen; fehlende Stimmen am Konzerttag lassen sich kaum noch ersetzen.
• Erstelle den Technikplan gemeinsam mit der Band. Kläre die Zahl der Mikrofone, Monitorlautsprecher, DI-Boxen, Verstärker und Stromanschlüsse und plane Kabelwege, die mit Gaffer Tape gesichert werden können.
• Trenne Einlass, Catering und Technik personell voneinander. Teile für jede Aufgabe konkrete Helfer mit Schichtzeiten ein, damit während des Soundchecks niemand gleichzeitig Gäste empfangen oder Essen ausgeben muss.
• Behalte Karten, Reservierungen und Diätwünsche in einer gemeinsamen Liste. Schließe die Gästeliste spätestens 2 Tage vor dem Konzert ab und prüfe vor dem Einkauf, wie viele Portionen und Getränkegläser tatsächlich benötigt werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Bigbandkonzert planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal und Besetzung. Technik, Werbung und Kartenverkauf sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert feststehen.

Wie viele Proben braucht eine Bigband für ein Konzert?

Plane mindestens 3 bis 5 gemeinsame Proben ein, abhängig von Programm und Besetzung. Die letzte Probe sollte innerhalb der letzten 7 Tage stattfinden, damit Änderungen noch umgesetzt werden können.

Wann sollte der Soundcheck bei einem Bigbandkonzert beginnen?

Plane den Soundcheck etwa 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass. Bei vielen Mikrofonen, Monitoren oder zusätzlicher Verstärkung kann der Aufbau länger dauern.

Wie viele Helfer braucht man für ein Bigbandkonzert?

Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einplanen: Empfang, Catering, Technik und Gästeliste müssen auch bei Pausen besetzt bleiben. Bei größeren Besucherzahlen kommen zusätzliche Personen für Einlass und Platzreservierungen hinzu.

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