Zo organiseer je een bierfestival zonder last-minute problemen

Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je brouwerijen uitnodigt. Daarna leg je het assortiment, de baropstelling en de benodigde tap- en koelcapaciteit vast. Plan reserveringen, aanmeldingen en vrijwilligers ruim vooruit, want vooral levering, koeling en personeel worden snel vergeten. Werk op de dag zelf met duidelijke bierinformatie, een vaste betaalmethode en genoeg water naast de festivalglazen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Brouwerijen benaderen
2 personen
5
Bierassortiment vastleggen
3 personen
6
Reserveringen maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Brouwers bevestigen
2 personen
11
Vrijwilligers inplannen
2 personen
12
Barindeling maken
2 personen
13
Tapinstallatie reserveren
14
Koelcapaciteit controleren
2 personen
15
Betaalmethode vastleggen
2 personen
16
Allergeneninformatie opvragen
17
Plattegrond uitwerken
2 personen
18
Barpersoneel instrueren
2 personen
19
Bierglazen tellen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen bestellen
22
Bierlevering bevestigen
23
Naambordjes voorbereiden
2 personen
24
Menukaarten printen
2 personen
25
Routeborden printen
26
Boodschappen ophalen
2 personen
27
Bier en fris koelen
3 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Biertafels labelen
2 personen
30
Weersverwachting controleren
31
Terrein inspecteren
2 personen
32
Stroompunten controleren
2 personen
33
Partytenten opbouwen
6 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
35
Bar opbouwen
4 personen
36
Tapinstallatie aansluiten
3 personen
37
Koelkasten vullen
4 personen
38
Biertaps testen
3 personen
39
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Menukaarten plaatsen
2 personen
42
Bierinformatie plaatsen
2 personen
43
Kassa's installeren
2 personen
44
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
45
Hapjes uitstallen
3 personen
46
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
47
Afvalpunten plaatsen
2 personen
48
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
49
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

50
Bezoekers ontvangen
4 personen
51
Polsbandjes uitdelen
3 personen
52
Bierglazen uitgeven
2 personen
53
Bier serveren
5 personen
54
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Biertaps bijvullen
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Glazen verzamelen
3 personen
59
Tafels schoonhouden
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten controleren
2 personen
62
Voorraad bijhouden
63
Allergeneninformatie beantwoorden
64
Rustig vertrek begeleiden
3 personen
65
Laatste bestelling opnemen
3 personen
66
Bar sluiten
4 personen

Nazorg

67
Kassa's afsluiten
2 personen
68
Overgebleven bier tellen
2 personen
69
Bier veilig opslaan
3 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Glazen voorspoelen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Bar schoonmaken
3 personen
74
Tafels schoonmaken
3 personen
75
Koelkasten legen
2 personen
76
Partytenten afbreken
6 personen
77
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
78
Versiering verwijderen
3 personen
79
Terrein schoonmaken
4 personen
80
Tapinstallatie reinigen
2 personen
81
Materialen inventariseren
2 personen
82
Geleende materialen retourneren
2 personen
83
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
84
Locatie opleveren
2 personen
85
Brouwersrestanten retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Statafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Bartoogaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Terrasafzettingaantal 20

Servies

Festivalglazenaantal 250
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Servettenhoudersaantal 12

Apparatuur

Biertapsaantal 6
Tapkoelersaantal 3
Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Koelbakkenaantal 6
Flessenopenersaantal 12
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Bierbannersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafellopersaantal 12
Biertafelbordjesaantal 12
Menukaartenaantal 20
Allergenenkaartjesaantal 30
Routebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Buitenlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 3
Bezemsaantal 4
Blikvegersaantal 4
Afwasborstelsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het bierassortiment vast voordat je bestelt. Noteer per bier de brouwerij, stijl, alcoholpercentage en allergenen, zodat menukaarten en barinstructies uiterlijk enkele dagen vooraf kunnen worden gemaakt.
Controleer de koelcapaciteit per tap en levering. Reserveer niet alleen biertaps en tapkoelers, maar plan ook koelkasten of koelboxen voor flessen, voorraad en water; bevestig de bierlevering uiterlijk 48 uur van tevoren.
Maak de barindeling op schaal en test de route. Zet taps, kassa's, pinapparaten, flessenopeners en glazen zo neer dat bezoekers niet kruisen met personeel dat nieuwe fusten of kratten aanvoert.
Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer 3 uur. Bezet naast de bar ook ontvangst, voorraad en opruimen; geef barpersoneel vooraf een korte instructie over schenken, allergeneninformatie en het registreren van betalingen.
Regel de praktische bewegwijzering vóór de opbouwdag. Print routeborden, naambordjes en menukaarten vooraf en controleer stekkerdozen, verlengkabels en handlampen voordat de eerste tap wordt aangesloten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bierfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en brouwerijen. Plan de definitieve bierlijst, vrijwilligers en technische verhuur uiterlijk 3 weken voor het festival.
Hoeveel bier heb je nodig voor een bierfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast water mee en houd een beperkte reserve aan voor populaire bieren, afhankelijk van de verwachte opkomst en de schenkgrootte.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bierfestival?: Plan minimaal 1 medewerker per actieve tap of barpunt, plus 1 persoon voor ontvangst en 1 voor voorraad en problemen. Werk met diensten van ongeveer 3 uur, zodat dezelfde mensen niet de hele dag achter de bar staan.
Wanneer moet je de bierlevering bevestigen?: Bevestig de levering minstens 48 uur vooraf en controleer dan ook tijdstip, losplaats, aantallen en koeling. Controleer bij aankomst meteen fusten, kratten en etiketten voordat je de taps aansluit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.