So organisierst du ein Bierfestival

Ein Bierfestival steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Genehmigungen klären, dann Brauereien, Sortiment und Technik festlegen. Plane Kühlung, Zapfanlagen und Gläser nicht erst für die letzte Woche, weil Liefertermine und Reservierungen schnell knapp werden. Parallel bearbeitest du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Allergeninformationen. Kurz vor dem Termin zählen Einweisung, Lageplan, Beschilderung und ein belastbarer Zahlungsablauf.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Versicherung prüfen
4
Brauereien kontaktieren
2 Personen
5
Biersortiment festlegen
3 Personen
6
Reservierungen vornehmen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Brauer bestätigen
2 Personen
11
Freiwillige einplanen
2 Personen
12
Baraufteilung erstellen
2 Personen
13
Zapfanlage reservieren
14
Kühlkapazität prüfen
2 Personen
15
Zahlungsmethode festlegen
2 Personen
16
Allergeninformationen einholen
17
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
18
Barpersonal einweisen
2 Personen
19
Biergläser zählen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkäufe bestellen
22
Bierlieferung bestätigen
23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
24
Menükarten drucken
2 Personen
25
Wegweiser drucken
26
Einkäufe abholen
2 Personen
27
Bier und Softdrinks kühlen
3 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Biertische beschriften
2 Personen
30
Wettervorhersage prüfen
31
Gelände inspizieren
2 Personen
32
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
33
Partyzelte aufbauen
6 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
35
Bar aufbauen
4 Personen
36
Zapfanlage anschließen
3 Personen
37
Kühlschränke befüllen
4 Personen
38
Bierzapfanlagen testen
3 Personen
39
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Menükarten aufstellen
2 Personen
42
Bierinformationen aushängen
2 Personen
43
Kassen installieren
2 Personen
44
Armbänder bereitlegen
2 Personen
45
Snacks auslegen
3 Personen
46
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
47
Müllstationen aufstellen
2 Personen
48
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
49
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

50
Besucher empfangen
4 Personen
51
Armbänder verteilen
3 Personen
52
Biergläser ausgeben
2 Personen
53
Bier ausschenken
5 Personen
54
Alkoholfreie Getränke servieren
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Bierzapfanlagen nachfüllen
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Gläser einsammeln
3 Personen
59
Tische sauber halten
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Toiletten kontrollieren
2 Personen
62
Bestand im Blick behalten
63
Allergeninformationen beantworten
64
Ruhige Abreise begleiten
3 Personen
65
Letzte Bestellung aufnehmen
3 Personen
66
Bar schließen
4 Personen

Nachbereitung

67
Kassen abschließen
2 Personen
68
Verbleibendes Bier zählen
2 Personen
69
Bier sicher lagern
3 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Gläser vorabspülen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Bar reinigen
3 Personen
74
Tische reinigen
3 Personen
75
Kühlschränke leeren
2 Personen
76
Partyzelte abbauen
6 Personen
77
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
78
Dekoration entfernen
3 Personen
79
Gelände reinigen
4 Personen
80
Zapfanlage reinigen
2 Personen
81
Materialien inventarisieren
2 Personen
82
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
83
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
84
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
85
Brauereireste zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 12
StehtischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BarthekeAnz. 2
BarhockerAnz. 8
TerrassenabsperrungAnz. 20

Geschirr

FestivalgläserAnz. 250
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
ServiettenhalterAnz. 12

Ausstattung

BierzapfanlagenAnz. 6
ZapfkühlerAnz. 3
KühlschränkeAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HandlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12
KühlwannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 12
MessbecherAnz. 4

Dekoration

BierbannerAnz. 8
WimpelkettenAnz. 12
TischläuferAnz. 12
BiertischschilderAnz. 12
SpeisekartenAnz. 20
AllergiekärtchenAnz. 30
WegweiserAnz. 8
KreidetafelnAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
AußenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
EimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 3
BesenAnz. 4
BlechkehrerAnz. 4
SpülbürstenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum und Ort und prüfe sofort Genehmigungen sowie Versicherung. Für ein Festival mit mehreren Ausschankstellen brauchst du außerdem früh einen Lageplan mit Fluchtwegen, Eingängen und Absperrungen.
Kontaktiere die Brauereien, bevor du das Sortiment veröffentlichst. Bestätige jede Lieferung spätestens 7 Tage vor dem Festival und halte fest, welches Bier an welcher Bar ausgeschenkt wird.
Plane Kühlung nach Ausschank und Lieferzeit: Zapfanlagen, Zapfkühler, Kühlschränke und Kühlboxen müssen vor der Bierlieferung einsatzbereit sein. Eine ungekühlte Lieferung am Aufbautag lässt sich kaum noch auffangen.
Zähle Festivalgläser, Wassergläser und Geschirr getrennt. Rechne pro Gast mit mindestens 2 Gläsern, wenn nicht nach jedem Bier gespült wird, und bestelle Ersatz für Bruch und fehlende Rückgaben ein.
Lege die Zahlungsmethode vor dem Einlass fest und weise das Barpersonal vor Öffnung ein. Teste Kassen und Kartenlesegeräte am selben Tag und drucke Namensschilder, Menükarten und Wegweiser spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Bierfestival organisieren?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherungsprüfung, Brauereien, Reservierungen und Technik brauchen mehr Vorlauf als Einkauf und Dekoration.
Wie viel Bier brauche ich für ein Bierfestival?: Rechne zunächst mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Ergänze Wasser und berücksichtige, dass mehrere Sorten gleichzeitig ausgeschenkt werden.
Wie viele Gläser braucht man für ein Bierfestival?: Plane mindestens 2 Festivalgläser pro Gast ein, wenn nicht laufend gespült wird. Bei 100 Gästen sind das mindestens 200 Gläser plus etwa 10 Prozent Reserve.
Wann sollte die Bierlieferung bestätigt werden?: Bestätige Menge, Lieferzeit und Kühlmöglichkeit spätestens 7 Tage vor dem Festival. Prüfe am Vortag noch einmal, ob Zapfanlagen, Kühlung und Lagerfläche bereitstehen.

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