Organiser un festival de la bière étape par étape

Un festival de la bière se prépare d’abord comme un événement de service : date, lieu, autorisations et capacité d’accueil avant de contacter les brasseries. Ensuite, fixe une sélection réaliste, réserve les tireuses et vérifie le refroidissement disponible. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles doivent être cadrés avant de dessiner le bar. Les oublis les plus pénalisants arrivent souvent à la fin : verres comptés trop tard, livraison non confirmée, paiements et signalétique incomplets.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Contacter les brasseries
2 personnes
5
Définir l’assortiment de bières
3 personnes
6
Faire les réservations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les brasseurs
2 personnes
11
Planifier les bénévoles
2 personnes
12
Créer l’agencement du bar
2 personnes
13
Réserver l’installation de tirage
14
Vérifier la capacité de refroidissement
2 personnes
15
Enregistrer le moyen de paiement
2 personnes
16
Demander les informations sur les allergènes
17
Élaborer le plan
2 personnes
18
Informer le personnel du bar
2 personnes
19
Compter les verres à bière
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Commander les courses
22
Confirmer la livraison de bière
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Imprimer les menus
2 personnes
25
Imprimer les panneaux de direction
26
Récupérer les courses
2 personnes
27
Refroidir la bière et les sodas
3 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Étiqueter les tables de bière
2 personnes
30
Vérifier les prévisions météo
31
Inspecter le site
2 personnes
32
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
33
Monter les tentes de réception
6 personnes
34
Installer les tables et les chaises
5 personnes
35
Monter le bar
4 personnes
36
Raccorder la tireuse à bière
3 personnes
37
Remplir les réfrigérateurs
4 personnes
38
Tester les tireuses à bière
3 personnes
39
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
42
Installer les informations sur la bière
2 personnes
43
Installer les caisses
2 personnes
44
Préparer les bracelets
2 personnes
45
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
46
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
47
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
48
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
49
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

50
Accueillir les visiteurs
4 personnes
51
Distribuer les bracelets
3 personnes
52
Distribuer les verres à bière
2 personnes
53
Servir la bière
5 personnes
54
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les tireuses à bière
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Rassembler les verres
3 personnes
59
Garder les tables propres
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les toilettes
2 personnes
62
Gérer le stock
63
Répondre aux informations sur les allergènes
64
Accompagner le départ calme
3 personnes
65
Prendre la dernière commande
3 personnes
66
Fermer le bar
4 personnes

Suivi

67
Fermer les caisses
2 personnes
68
Compter les bières restantes
2 personnes
69
Stocker la bière en toute sécurité
3 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Rincer les verres à l’avance
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le bar
3 personnes
74
Nettoyer les tables
3 personnes
75
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
76
Démonter les tentes de fête
6 personnes
77
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
78
Retirer la décoration
3 personnes
79
Nettoyer le site
4 personnes
80
Nettoyer l’installation de tirage
2 personnes
81
Inventorier le matériel
2 personnes
82
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
83
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
84
Remettre le lieu en état
2 personnes
85
Retourner les restes de brasseur
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables hautesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Comptoir du barqté 2
Tabourets de barqté 8
Balisage de terrasseqté 20

Vaisselle

Verres de festivalqté 250
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Porte-serviettesqté 12

Équipement

Tireuses à bièreqté 6
Refroidisseurs de tireuseqté 3
Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Bacs isothermesqté 6
Tire-bouchonsqté 12
Verres doseursqté 4

Décoration

Bannières bièreqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Chemins de tableqté 12
Panneaux de table de bièreqté 12
Cartes de menuqté 20
Cartes des allergènesqté 30
Panneaux de directionqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Raclettes de solqté 3
Balaisqté 4
Bacs à jeterqté 4
Brosses à vaisselleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, le lieu et les autorisations : vérifie aussi l’assurance avant de confirmer les brasseries. Sans cette base, les réservations et invitations peuvent devoir être refaites.
Définis l’assortiment avant de réserver le matériel de tirage. Pour chaque bière, note le volume prévu, le type de fût, le besoin de refroidissement et les informations sur les allergènes.
Traite les inscriptions dès leur ouverture et demande les besoins alimentaires dans le même formulaire. Prévois une date limite de réponse au moins 7 jours avant le festival pour ajuster les courses et le service.
Dessine le bar avant l’installation : place les tireuses, les refroidisseurs, les réfrigérateurs, les caisses et les terminaux de paiement en tenant compte des prises et des rallonges. Une circulation courte limite les files et les erreurs de service.
Fais une vérification la veille avec le responsable du bar : compte les verres de festival, contrôle les menus et les panneaux de direction, puis confirme la livraison de bière. Garde aussi une personne chargée des réassorts pendant toute la durée de l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de la bière ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un petit festival, et davantage si des autorisations ou plusieurs brasseries sont nécessaires. Les réservations de tireuses, de refroidisseurs et de mobilier doivent idéalement être lancées 6 semaines avant.
Combien de bières faut-il prévoir pour un festival ?: Comptez généralement 2 à 3 dégustations par personne pendant la première heure, puis adaptez selon la durée et le format des verres. Ajoutez une marge de 10 % après avoir estimé le nombre d’inscrits et confirmé les volumes avec les brasseries.
Quand confirmer les brasseurs et la livraison de bière ?: Confirmez les brasseurs environ 3 semaines avant le festival, avec les fûts, les horaires et les besoins de branchement. Revalidez la livraison 3 à 5 jours avant, puis vérifiez les quantités à la réception.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de la bière ?: Pour environ 50 participants, prévoyez au minimum 4 personnes en rotation : 2 au bar, 1 pour les réassorts et 1 pour l’accueil ou les paiements. Ajoutez une personne par tranche supplémentaire de 40 à 50 participants, surtout si plusieurs tireuses fonctionnent en même temps.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.