Zo organiseer je een bestemmingsbruiloft

Een bestemmingsbruiloft vraagt om meer voorbereiding dan alleen een locatie en een gastenlijst. Je regelt tegelijk de ceremonie, reis, overnachtingen, vervoer en het programma ter plaatse. Begin met budget, datum en locatie en werk daarna toe naar bevestigde gasten en leveranciers. Vooral paspoortgegevens, dieetwensen, transferplanning en een definitief menu worden vaak te laat geregeld. Met een vaste volgorde houd je overzicht en weten je gasten ruim op tijd waar ze aan toe zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Huwelijksbudget opstellen
2 personen
3
Gastenlijst samenstellen
2 personen
4
Trouwambtenaar reserveren
5
Ceremonielocatie reserveren
6
Reisroute naar locatie bepalen
2 personen
7
Overnachtingen reserveren
2 personen
8
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
9
Catering reserveren
2 personen
10
Fotograaf reserveren
11
Videograaf reserveren
12
Muziek voor ceremonie kiezen
2 personen
13
Muziek voor feest kiezen
2 personen
14
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
15
Uitnodigingen versturen
2 personen
16
Aanmeldingen verwerken
17
Dieetwensen verzamelen
18
Paspoortgegevens controleren
19
Reisdocumenten delen
20
Tafelschikking maken
2 personen
21
Menu definitief maken
2 personen
22
Drankenpakket bepalen
2 personen
23
Ceremoniesprekers bevestigen
24
Beloften en ringen controleren
2 personen
25
Decoratie bestellen
26
Bruidsboeket bestellen
27
Taart bestellen
28
Babsdocumenten verzamelen
29
Vervoerslijst maken
30
Leveringen bevestigen
31
Gastenlijst afsluiten
32
Naamkaartjes maken
2 personen
33
Draaiboek afdrukken
34
Weersverwachting controleren
35
Noodplan voor regen klaarzetten
2 personen
36
Boodschappen ophalen
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Taart veilig koelen
2 personen
39
Welkomsborden plaatsen
2 personen
40
Tafels opstellen
4 personen
41
Stoelen opstellen
4 personen
42
Ceremonieboog opbouwen
3 personen
43
Versiering ophangen
3 personen
44
Lichtslangen ophangen
2 personen
45
Gastenboek klaarleggen
46
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
47
Servies op tafel zetten
3 personen
48
Buffet opbouwen
4 personen
49
Hapjes voorbereiden
3 personen
50
Ceremoniemuziek testen
2 personen
51
Feestmuziek testen
2 personen
52
Bruidsboeket afleveren
53
Trouwkaarsen plaatsen
54
Garderobe inrichten
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Leveranciers ontvangen
2 personen

Event

57
Gasten verwelkomen
3 personen
58
Welkomstdrank serveren
3 personen
59
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
60
Ceremonie begeleiden
2 personen
61
Ringen aanreiken
62
Groepsfoto begeleiden
2 personen
63
Aperitief serveren
3 personen
64
Dranken bijvullen
2 personen
65
Diner uitserveren
5 personen
66
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
67
Borden afruimen
4 personen
68
Toespraken aankondigen
69
Bruidstaart aansnijden
2 personen
70
Koffie en thee serveren
3 personen
71
Dansvloer openen
72
Late snacks serveren
3 personen
73
Gasten naar vervoer begeleiden
2 personen

Nazorg

74
Afval verzamelen
3 personen
75
Servies verzamelen
3 personen
76
Decoratie afbreken
3 personen
77
Meubilair afbreken
4 personen
78
Servies afwassen
3 personen
79
Koelboxen legen
2 personen
80
Locatie schoonmaken
4 personen
81
Gevonden voorwerpen verzamelen
82
Huurmaterialen controleren
2 personen
83
Huurmaterialen retourneren
2 personen
84
Overgebleven eten verpakken
2 personen
85
Bloemstukken verdelen
2 personen
86
Leveranciers afrekenen
87
Documenten veilig opbergen
88
Gastenbedankjes uitdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Ceremoniestoelenaantal 90
Bruidstafel
Bruidstoelenaantal 2
Klapstoelenaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Statafelsaantal 6
Ceremonieboog
Partytentaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 90
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertvorkenaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Stoffen servettenaantal 100
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummersaantal 10
Bloemvazenaantal 20
Kunstbloemenaantal 120
Kaarsenaantal 60
Windlichtenaantal 20
Trouwkaarsenaantal 2
Welkomstbord
Programmabordenaantal 2
Gastenboek
Pennenaantal 6
Lintenaantal 10
Confettikegelsaantal 90

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 10
Nachtverlichtingaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Taartmes
Taartplateau
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handschoenenaantal 8
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst datum, ceremonielocatie en budget vast. Controleer daarna meteen welke reisdocumenten nodig zijn en deel de reisroute met de gasten, zodat je geen uitnodigingen verstuurt voordat de praktische haalbaarheid duidelijk is.
Reserveer overnachtingen en vervoer zodra de gastenlijst grotendeels bekend is. Plan per aankomstmoment een transfer en houd rekening met bagage, vertragingen en gasten die op verschillende dagen arriveren.
Stuur de uitnodigingen ruim vóór de reisperiode en verwerk aanmeldingen in één overzicht. Vraag daarbij direct paspoortgegevens, dieetwensen en aankomsttijden op; een losse reactie per e-mail leidt snel tot ontbrekende informatie.
Bevestig leveranciers voor ceremonie, catering, fotografie, video en muziek voordat je het programma definitief maakt. Leg uiterlijk enkele weken voor de bruiloft ook de sprekers, beloften, ringen, muziek en het menu vast.
Maak de tafelschikking pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer vervolgens of tafels, stoelen, servies, glazen, tafellopers, naamkaartjes, tafelnummers en decoratie op de locatie aanwezig zijn of nog besteld en vervoerd moeten worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bestemmingsbruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 18 maanden vooraf met budget, datum en locatie. Reserveer overnachtingen, vervoer en belangrijke leveranciers zodra de datum vaststaat, omdat de beschikbaarheid op een bestemming beperkt kan zijn.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een bestemmingsbruiloft?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 9 tot 12 maanden vooraf, nadat locatie en reisroute duidelijk zijn. Vraag de definitieve aanmeldingen uiterlijk 8 tot 10 weken voor de bruiloft op, zodat je catering, tafelschikking en vervoer kunt afronden.
Welke gegevens moet je van gasten verzamelen voor een bestemmingsbruiloft?: Vraag naam volgens paspoort, paspoortgeldigheid, aankomst- en vertrektijden, overnachtingskeuze en dieetwensen. Verzamel deze gegevens uiterlijk 10 weken vooraf en deel daarna de reisdocumenten, route en transferinformatie in één overzicht.
Wanneer regel je vervoer voor gasten op de trouwlocatie?: Maak het vervoersplan zodra je de aankomsttijden en overnachtingsadressen hebt ontvangen, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Bevestig de voertuigen en vertrektijden nogmaals 1 week voor de bruiloft en wijs ter plaatse één aanspreekpunt aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.