Cómo organizar una boda de destino sin perder el control

Una boda de destino requiere coordinar una celebración y un viaje al mismo tiempo. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el presupuesto antes de contratar proveedores o enviar invitaciones. Después, confirma alojamiento, transporte y documentación de los invitados, porque esos detalles suelen causar los problemas más serios. El plan también te ayuda a cerrar a tiempo la ceremonia, el catering, la música, la decoración y la distribución de las mesas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar el presupuesto de la boda
2 personas
3
Elaborar la lista de invitados
2 personas
4
Reservar al oficiante de la boda
5
Reservar el lugar de la ceremonia
6
Determinar la ruta hasta el lugar
2 personas
7
Reservar alojamientos
2 personas
8
Organizar transporte para los invitados
2 personas
9
Reservar el catering
2 personas
10
Reservar fotógrafo
11
Reservar videógrafo
12
Elegir la música para la ceremonia
2 personas
13
Elegir la música para la fiesta
2 personas
14
Diseñar invitaciones
2 personas
15
Enviar invitaciones
2 personas
16
Gestionar inscripciones
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Comprobar los datos del pasaporte
19
Compartir documentos de viaje
20
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
21
Definir el menú
2 personas
22
Determinar el paquete de bebidas
2 personas
23
Confirmar a los oradores de la ceremonia
24
Comprobar los votos y los anillos
2 personas
25
Pedir decoración
26
Encargar el ramo de novia
27
Pedir tarta
28
Reunir los documentos de Babs
29
Hacer la lista de transporte
30
Confirmar entregas
31
Cerrar la lista de invitados
32
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
33
Imprimir el plan de trabajo
34
Comprobar el pronóstico del tiempo
35
Preparar el plan de emergencia por lluvia
2 personas
36
Recoger la compra
2 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Enfriar la tarta de forma segura
2 personas
39
Colocar los carteles de bienvenida
2 personas
40
Montar mesas
4 personas
41
Colocar las sillas
4 personas
42
Montar el arco de la ceremonia
3 personas
43
Colgar la decoración
3 personas
44
Colgar las mangueras de luz
2 personas
45
Preparar el libro de firmas
46
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
47
Colocar la vajilla en la mesa
3 personas
48
Montar el buffet
4 personas
49
Preparar aperitivos
3 personas
50
Probar la música de la ceremonia
2 personas
51
Probar la música de la fiesta
2 personas
52
Entregar el ramo de novia
53
Colocar las velas de boda
54
Montar el guardarropa
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Recibir a los proveedores
2 personas

Evento

57
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
58
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
59
Acompañar a los invitados a la ceremonia
2 personas
60
Coordinar la ceremonia
2 personas
61
Entregar los anillos
62
Coordinar la foto de grupo
2 personas
63
Servir el aperitivo
3 personas
64
Rellenar las bebidas
2 personas
65
Servir la cena
5 personas
66
Servir comidas especiales
2 personas
67
Retirar los platos
4 personas
68
Anunciar los discursos
69
Cortar la tarta nupcial
2 personas
70
Servir café y té
3 personas
71
Abrir la pista de baile
72
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
73
Guiar a los invitados hacia el transporte
2 personas

Seguimiento

74
Recoger la basura
3 personas
75
Recoger la vajilla
3 personas
76
Desmontar la decoración
3 personas
77
Desmontar el mobiliario
4 personas
78
Lavar la vajilla
3 personas
79
Vaciar neveras portátiles
2 personas
80
Limpiar el lugar
4 personas
81
Recoger objetos perdidos
82
Comprobar el material de alquiler
2 personas
83
Devolver el material alquilado
2 personas
84
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
85
Repartir los arreglos florales
2 personas
86
Pagar a los proveedores
87
Guardar los documentos de forma segura
88
Repartir los obsequios de agradecimiento a los invitados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillas de la ceremoniacant. 90
Mesa de los novios
Sillas de la noviacant. 2
Sillas plegablescant. 10
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 6
Arco de ceremonia
Carpa plegablecant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 100
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 12
Jarras de cafécant. 4

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Servilletas de telacant. 100
Tarjetas de nombrecant. 90
Números de mesacant. 10
Jarrones de florescant. 20
Flores artificialescant. 120
Velascant. 60
Farolescant. 20
Velas de bodacant. 2
Cartel de bienvenida
Carteles del programacant. 2
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Cintascant. 10
Conos de confeticant. 90

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 12
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 10
Iluminación nocturnacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Cucharonescant. 8
Cuchillo para tarta
Base para tartas
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Guantescant. 8
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y el presupuesto. No reserves catering, fotógrafo o alojamiento hasta saber cuántas personas puedes invitar y cuánto margen queda para imprevistos.
Envía las invitaciones con varios meses de antelación y pide confirmación con una fecha límite concreta. Así podrás recoger preferencias dietéticas, comprobar los datos del pasaporte y ajustar el alojamiento y el transporte.
Define la ruta completa hasta el lugar de la ceremonia, no solo la dirección. Comparte los documentos de viaje y explica dónde deben llegar los invitados, cuánto dura el trayecto y qué transporte estará disponible.
Reserva pronto los servicios que condicionan el día: oficiante, ceremonia, catering, fotógrafo, videógrafo y música. La decoración puede esperar algo más, pero necesitarás confirmar medidas, montaje y elementos como el arco, las mesas y las sillas.
Cierra la recepción con un plano y un menú detallados. Comprueba que las mesas, sillas, tarjetas de nombre, números de mesa, vajilla, copas, jarras y mantelería coincidan con el número final de invitados y con el paquete de bebidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación se organiza una boda de destino?: Empieza entre 12 y 18 meses antes si la mayoría de invitados debe viajar. Envía las invitaciones cuando la fecha, el lugar y las opciones de alojamiento estén confirmados, normalmente entre 6 y 9 meses antes.
¿Cuándo hay que reservar el alojamiento para una boda de destino?: Resérvalo en cuanto tengas una estimación fiable de invitados y hayas fijado el lugar de la boda, idealmente entre 9 y 12 meses antes. Pide confirmación de las habitaciones antes de cerrar el transporte.
¿Cuándo se deben comprobar los pasaportes de los invitados?: Haz una primera comprobación al gestionar las inscripciones y una segunda entre 8 y 12 semanas antes del viaje. Ese margen permite detectar documentos caducados y comunicar los requisitos de entrada.
¿Cuándo se cierra el número final de invitados y el menú?: Fija la fecha límite de confirmación entre 8 y 10 semanas antes de la boda. Con esa cifra puedes definir el menú, las preferencias dietéticas, la disposición de las mesas, las tarjetas de nombre y la cantidad de vajilla y bebidas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.