Destination Wedding organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einer Destination Wedding planst du nicht nur Trauung und Feier, sondern auch Anreise, Unterkunft und Reisedokumente deiner Gäste. Beginne mit Budget, Datum und Ort, bevor du Dienstleister oder Dekoration buchst. Danach folgen Gästeliste, Einladungen und Reiseorganisation; erst dann lassen sich Menü, Sitzordnung und Tagesablauf zuverlässig festlegen. Plane für Rückmeldungen und Passdaten mehrere Wochen Puffer ein, weil fehlende Angaben sonst kurzfristig Transport und Zimmerbuchungen blockieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Hochzeitsbudget erstellen
2 Personen
3
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
4
Trauungsbeamten reservieren
5
Zeremonieort reservieren
6
Anfahrtsroute zum Veranstaltungsort festlegen
2 Personen
7
Übernachtungen reservieren
2 Personen
8
Transport für Gäste organisieren
2 Personen
9
Catering reservieren
2 Personen
10
Fotograf buchen
11
Videograf reservieren
12
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
13
Musik für die Feier auswählen
2 Personen
14
Einladungen gestalten
2 Personen
15
Einladungen verschicken
2 Personen
16
Anmeldungen bearbeiten
17
Ernährungswünsche erfassen
18
Passdaten überprüfen
19
Reisedokumente teilen
20
Tischordnung erstellen
2 Personen
21
Menü finalisieren
2 Personen
22
Getränkepaket festlegen
2 Personen
23
Zeremonienredner bestätigen
24
Gelübde und Ringe prüfen
2 Personen
25
Dekoration bestellen
26
Brautstrauß bestellen
27
Torte bestellen
28
Babs-Dokumente sammeln
29
Transportliste erstellen
30
Lieferungen bestätigen
31
Gästeliste abschließen
32
Namensschilder erstellen
2 Personen
33
Drehbuch ausdrucken
34
Wettervorhersage prüfen
35
Notfallplan für Regen bereithalten
2 Personen
36
Einkäufe abholen
2 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Kuchen sicher kühlen
2 Personen
39
Willkommensschilder aufstellen
2 Personen
40
Tische aufstellen
4 Personen
41
Stühle aufstellen
4 Personen
42
Zeremoniebogen aufbauen
3 Personen
43
Dekoration aufhängen
3 Personen
44
Lichterschläuche aufhängen
2 Personen
45
Gästebuch bereitlegen
46
Namensschilder platzieren
2 Personen
47
Geschirr auf den Tisch stellen
3 Personen
48
Buffet aufbauen
4 Personen
49
Snacks vorbereiten
3 Personen
50
Musik für die Zeremonie testen
2 Personen
51
Partymusik testen
2 Personen
52
Brautstrauß liefern
53
Hochzeitskerzen aufstellen
54
Garderobe einrichten
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Lieferanten empfangen
2 Personen

Event

57
Gäste begrüßen
3 Personen
58
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
59
Gäste zur Zeremonie begleiten
2 Personen
60
Zeremonie begleiten
2 Personen
61
Ringe überreichen
62
Gruppenfoto begleiten
2 Personen
63
Aperitif servieren
3 Personen
64
Getränke nachfüllen
2 Personen
65
Abendessen servieren
5 Personen
66
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
67
Teller abräumen
4 Personen
68
Reden ankündigen
69
Hochzeitstorte anschneiden
2 Personen
70
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
71
Tanzfläche eröffnen
72
Späte Snacks servieren
3 Personen
73
Gäste zum Transport begleiten
2 Personen

Nachbereitung

74
Abfall sammeln
3 Personen
75
Geschirr sammeln
3 Personen
76
Dekoration abbauen
3 Personen
77
Möbel abbauen
4 Personen
78
Geschirr abwaschen
3 Personen
79
Kühlboxen leeren
2 Personen
80
Location reinigen
4 Personen
81
Fundsachen sammeln
82
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
83
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
84
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
85
Blumengestecke verteilen
2 Personen
86
Lieferanten abrechnen
87
Dokumente sicher aufbewahren
88
Gastgeschenke verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Runde TischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 4
Stühle für die ZeremonieAnz. 90
Brauttisch
BrautstühleAnz. 2
KlappstühleAnz. 10
GarderobenständerAnz. 2
StehtischeAnz. 6
Zeremonienbogen
FestzeltAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 90
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
DessertgabelnAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Dekoration

TischläuferAnz. 10
StoffserviettenAnz. 100
NamensschilderAnz. 90
TischnummernAnz. 10
BlumenvasenAnz. 20
KunstblumenAnz. 120
KerzenAnz. 60
WindlichterAnz. 20
TraukerzenAnz. 2
Willkommensschild
ProgrammschilderAnz. 2
Gästebuch
StifteAnz. 6
BänderAnz. 10
Konfetti-KegelAnz. 90

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 10
NachtbeleuchtungAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
Tortenmesser
Kuchenteller
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
HandschuheAnz. 8
WäschekörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Budget, Datum und Ort fest. Reserviere Trauungsbeamten und Zeremonieort möglichst 9 bis 12 Monate vor der Feier, bevor du weitere Dienstleister bestätigst.
Verschicke die Einladungen frühzeitig: Bei internationalen Anreisen sind 6 bis 9 Monate Vorlauf sinnvoll. Setze eine Rückmeldefrist etwa 12 Wochen vor der Hochzeit und erfasse dabei Ernährungswünsche sowie benötigte Übernachtungen.
Prüfe die Passdaten aller Reisenden spätestens 10 bis 12 Wochen vor der Abreise. Teile Reisedokumente, Anfahrtsroute und Notfallkontakte gesammelt, statt Informationen einzeln über mehrere Nachrichten zu verschicken.
Buche Unterkunft und Gästetransport erst nach einer belastbaren Gästeliste. Plane für die Strecke vom Flughafen oder Bahnhof zum Veranstaltungsort mindestens einen festen Transfer pro Ankunftsfenster und kläre einen Treffpunkt.
Finalisiere Menü, Getränkepaket und Sitzordnung etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Kontrolliere außerdem, ob für Zeremonie und Dinner getrennte Bestuhlung sowie Geschirr für Menü, Dessert, Kaffee, Wein, Wasser und Champagner eingeplant sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Destination Wedding planen?: Beginne idealerweise 12 bis 18 Monate vorher. So bleiben 9 bis 12 Monate für Ort, Trauungsbeamten und Unterkunft sowie mindestens 6 Monate für Einladungen und Reiseplanung.
Wann sollte man die Einladungen für eine Hochzeit im Ausland verschicken?: Verschicke sie 6 bis 9 Monate vor der Hochzeit. Bitte um Rückmeldung spätestens 12 Wochen vorher, damit Zimmer, Transfers, Menü und Sitzordnung rechtzeitig feststehen.
Wie viel Puffer braucht man bei der Anreise zur Destination Wedding?: Plane pro Transfer mindestens 30 Minuten Puffer zusätzlich zur erwarteten Fahrzeit ein. Für die finale Anfahrtsroute und Treffpunkte solltest du spätestens 4 Wochen vor der Feier eine verbindliche Version teilen.
Wann müssen Menü und Getränkepaket feststehen?: Finalisiere beides etwa 4 bis 6 Wochen vor der Hochzeit. Dann kannst du Ernährungswünsche, benötigte Mengen und das passende Geschirr noch ohne Zeitdruck an den Caterer weitergeben.

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