Zo organiseer je een benefietvoorstelling

Begin met het doelbedrag, de doelgroep en de opzet van de voorstelling. Leg daarna het programma, de artiesten, de locatie en de technische wensen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel bij aanmeldingen ook dieetwensen en bevestig reserveringen tijdig. In de laatste week draait alles om tellen, klaarzetten en testen: tickets, donatiemateriaal, geluidsset, microfoons, verlichting en de inrichting van zaal en foyer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma definitief maken
2 personen
5
Reserveringen bevestigen
6
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
7
Artiesten informeren
8
Technische wensen verzamelen
9
Donatiedoel communiceren
10
Polsbandjes of tickets tellen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken ophalen
2 personen
14
Apparatuur ophalen
2 personen
15
Decoratie voorbereiden
3 personen
16
Tickets en kassamateriaal klaarleggen
2 personen
17
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
21
Zaal schoonmaken
3 personen
22
Foyer schoonmaken
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
26
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
27
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
28
Microfoons testen
2 personen
29
Muziek afspelen testen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Donatiepunten inrichten
2 personen
32
Kassa inrichten
2 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Dranken koud zetten
3 personen
35
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
38
Artiestenruimte inrichten
2 personen
39
Briefing ontvangstteam geven
40
Briefing horecateam geven
41
Briefing techniekteam geven
42
Programma en noodnummers klaarleggen

Event

43
Deuren openen
3 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Tickets controleren
2 personen
46
Garderobe beheren
2 personen
47
Programma uitdelen
2 personen
48
Donaties aannemen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Voorstelling begeleiden
2 personen
52
Licht bedienen
53
Geluid bedienen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Pauzecatering aanvullen
3 personen
58
Pauze begeleiden
3 personen
59
Tweede voorstelling begeleiden
2 personen
60
Artiesten verzorgen
2 personen
61
Dankwoord aankondigen
62
Naborrel serveren
4 personen
63
Laatste donaties registreren
2 personen
64
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
65
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

66
Kassa afsluiten
2 personen
67
Donaties veilig opbergen
2 personen
68
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
69
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Keuken schoonmaken
2 personen
74
Zaal schoonmaken
3 personen
75
Foyer schoonmaken
2 personen
76
Afval sorteren
2 personen
77
Apparatuur inpakken
3 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Locatie afsluiten
2 personen
80
Apparatuur retourneren
2 personen
81
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
82
Donatiebedrag overmaken
2 personen
83
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 110
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 8
Artiestentafel
Artiestenstoelenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Geluidsset
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Diaprojector

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 10
Lichtstatievenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Scharenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Lopersaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Slingersaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Fotowand
Tafelnummersaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3
Antislipmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma uiterlijk twee weken vooraf definitief en stuur artiesten daarna één overzicht met aanvangstijd, optreedduur, technische wensen en contactgegevens. Zo voorkom je dat een microfoon, laptopaansluiting of podiumspot pas op de avond zelf ontbreekt.
Laat aanmeldingen niet alleen het aantal bezoekers bevatten. Vraag meteen naar dieetwensen en noteer die per persoon; controleer de lijst opnieuw voordat je boodschappen doet en de buffettafels indeelt.
Plan voor de techniek minimaal één volledige soundcheck vóór de eerste bezoeker binnenkomt. Test beide draadloze microfoons, het mengpaneel, de luidsprekers, de laptop, verlengkabels en stekkerdozen afzonderlijk.
Maak het donatiedoel zichtbaar bij entree, foyer en podium en wijs één vrijwilliger aan voor tickets, kassamateriaal en donaties. Tel polsbandjes of tickets vóór opening en nogmaals na afloop, zodat bezoekersaantallen en opbrengst controleerbaar blijven.
Open de locatie ruim vóór aanvang en werk in deze volgorde: vluchtroutes vrijmaken, podiumruimte controleren, tafels en stoelen plaatsen, foyer en zaal schoonmaken, apparatuur aansluiten en pas daarna de artiesten ontvangen. Reserveer minstens 60 minuten voor deze opbouw en een laatste ronde door alle ruimtes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om programma en artiesten vast te leggen, uitnodigingen te versturen, aanmeldingen te verwerken en techniek en locatie te bevestigen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietvoorstelling?: Reken voor een kleine voorstelling op minimaal 1 coördinator, 2 mensen bij entree en donaties, 1 techniekverantwoordelijke en 2 mensen voor foyer en catering: minimaal 7 personen. Plan daarnaast een reserve van 1 of 2 vrijwilligers.
Wanneer moet je de techniek van een benefietvoorstelling testen?: Doe de volledige test op de dag zelf minimaal 90 minuten voor aanvang en laat de geluidsset minstens 30 minuten vóór de zaalopening aangesloten zijn. Controleer microfoons, mengpaneel, laptop, luidsprekers, kabels en verlichting.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een benefietvoorstelling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel water apart mee en koop pas definitief in nadat het aantal bevestigde reserveringen en de dieetwensen zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.