Eine Benefizvorstellung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Benefizvorstellung müssen Programm, Spendenziel, Publikum und Ablauf früh zusammenpassen. Beginne mit Termin, Künstlern und Ziel der Spendenaktion, bevor du Einladungen verschickst oder Technik reservierst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helferplan und die genaue Raumaufteilung. Am Veranstaltungstag entscheidet eine kurze Kontrolle von Fluchtwegen, Bühne, Kasse und Empfang darüber, ob der Abend ruhig läuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Programm finalisieren
2 Personen
5
Reservierungen bestätigen
6
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
7
Künstler informieren
8
Technische Anforderungen sammeln
9
Spendenziel kommunizieren
10
Armbänder oder Tickets zählen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Getränke abholen
2 Personen
14
Equipment abholen
2 Personen
15
Dekoration vorbereiten
3 Personen
16
Tickets und Kassenmaterial bereitlegen
2 Personen
17
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
18
Location öffnen
2 Personen
19
Location inspizieren
2 Personen
20
Fluchtwege freihalten
2 Personen
21
Saal reinigen
3 Personen
22
Foyer reinigen
2 Personen
23
Tische aufstellen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
4 Personen
25
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
26
Tonanlage aufbauen
3 Personen
27
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
28
Mikrofone testen
2 Personen
29
Musikwiedergabe testen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Spendenstationen einrichten
2 Personen
32
Kasse einrichten
2 Personen
33
Garderobe einrichten
2 Personen
34
Getränke kalt stellen
3 Personen
35
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
38
Künstlerraum einrichten
2 Personen
39
Briefing für das Empfangsteam geben
40
Cateringteam briefen
41
Briefing für das Technikteam geben
42
Programm und Notrufnummern bereitlegen

Event

43
Türen öffnen
3 Personen
44
Besucher empfangen
4 Personen
45
Tickets kontrollieren
2 Personen
46
Garderobe verwalten
2 Personen
47
Programm verteilen
2 Personen
48
Spenden annehmen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Aufführung begleiten
2 Personen
52
Licht steuern
53
Ton bedienen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Pausencatering nachfüllen
3 Personen
58
Pause betreuen
3 Personen
59
Zweite Vorstellung begleiten
2 Personen
60
Künstler betreuen
2 Personen
61
Dankeswort ankündigen
62
Nachfeier servieren
4 Personen
63
Letzte Spenden erfassen
2 Personen
64
Besucher verabschieden
3 Personen
65
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

66
Kasse abschließen
2 Personen
67
Spenden sicher verstauen
2 Personen
68
Tonanlage abbauen
3 Personen
69
Lichttechnik abbauen
2 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Küche reinigen
2 Personen
74
Saal reinigen
3 Personen
75
Foyer reinigen
2 Personen
76
Abfall trennen
2 Personen
77
Geräte einpacken
3 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
80
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
81
Restbestand einlagern
2 Personen
82
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
83
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
StühleAnz. 110
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 8
Künstlertisch
KünstlerstühleAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Soundanlage
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
Diaprojektor

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 10
LichtstativeAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ScherenAnz. 3
MessbecherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
LäuferAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
GirlandenAnz. 10
WegweiserAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 4
Fotowand
TischnummernAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 3
Rutschfeste MattenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Spendenziel fest, bevor die Einladungen verschickt werden. Formuliere klar, wofür gesammelt wird und wann beziehungsweise wie die Spende abgegeben werden kann.
Schließe das Programm spätestens 7 Tage vorher ab und informiere die Künstler über Auftrittszeiten, Empfang und technische Anforderungen. So bleibt Zeit, fehlende Mikrofone, Kabel oder Projektionstechnik zu klären.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Vorstellung. Plane Buffet, Geschirr und Getränke erst nach dieser Zahl, statt pauschal für alle einzukaufen.
Erstelle den Freiwilligenplan mit getrennten Zuständigkeiten für Einlass, Kasse, Künstlerempfang, Technik und Aufräumen. Für Kasse und Einlass sollten mindestens zwei Personen gleichzeitig eingeplant sein.
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Prüfe Saal und Foyer, halte Fluchtwege frei, stelle Tische und Stühle auf und teste Soundanlage, Funkmikrofone, Lautsprecher und Bühnenstrahler vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizvorstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Location, Spendenziel und Technik brauchen zuerst feste Zusagen; Einladungen können danach etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte das Programm einer Benefizvorstellung feststehen?: Finalisiere das Programm spätestens 7 Tage vor der Vorstellung. Künstler und Technik erhalten dann rechtzeitig den Ablauf, und Änderungen lassen sich noch in den Helferplan übernehmen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Benefizvorstellung?: Plane mindestens eine Person für Einlass und Kasse, eine für den Künstlerempfang, eine für die Technik und zwei für Aufbau und Aufräumen ein. Bei mehr als 50 Gästen sollten Einlass und Kasse mit mindestens zwei Personen besetzt sein.
Wie lange vorher muss man am Veranstaltungstag vor Ort sein?: Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Rechne zusätzlich Zeit für die Kontrolle der Fluchtwege, den Aufbau von Tischen und Stühlen, die Bühne sowie einen vollständigen Tontest ein.

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