Organiser un spectacle de bienfaisance sans rien laisser au hasard

Un spectacle de bienfaisance repose sur trois fils à tenir ensemble : l’accueil du public, la coordination des artistes et la collecte de dons. Commence par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis verrouille le programme, les réservations et la technique avant de planifier les bénévoles. Les derniers contrôles concernent les billets, les boissons, la sonorisation et la circulation dans la salle. Le jour même, ouvre assez tôt pour inspecter les lieux et libérer la scène avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Finaliser le programme
2 personnes
5
Confirmer les réservations
6
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
7
Informer les artistes
8
Recueillir les besoins techniques
9
Communiquer l’objectif de don
10
Compter les bracelets ou les billets
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Récupérer les boissons
2 personnes
14
Récupérer l'équipement
2 personnes
15
Préparer la décoration
3 personnes
16
Préparer les billets et la caisse
2 personnes
17
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Inspecter le lieu
2 personnes
20
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
21
Nettoyer la salle
3 personnes
22
Nettoyer le foyer
2 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
26
Installer le matériel sonore
3 personnes
27
Monter l’éclairage
2 personnes
28
Tester les microphones
2 personnes
29
Tester la diffusion de musique
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer les points de don
2 personnes
32
Installer la caisse
2 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
3 personnes
35
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Aménager la loge des artistes
2 personnes
39
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
40
Briefing de l’équipe horeca
41
Donner le briefing à l’équipe technique
42
Préparer le programme et les numéros d’urgence

Événement

43
Ouvrir les portes
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Vérifier les billets
2 personnes
46
Gérer le vestiaire
2 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Accepter les dons
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Animer le spectacle
2 personnes
52
Gérer l’éclairage
53
Gérer le son
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Réapprovisionner le catering de pause
3 personnes
58
Encadrer la pause
3 personnes
59
Accompagner la deuxième représentation
2 personnes
60
S’occuper des artistes
2 personnes
61
Annoncer les remerciements
62
Servir le verre de clôture
4 personnes
63
Enregistrer les derniers dons
2 personnes
64
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
65
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

66
Clôturer la caisse
2 personnes
67
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
68
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
69
Démonter l’éclairage
2 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer la cuisine
2 personnes
74
Nettoyer la salle
3 personnes
75
Nettoyer le foyer
2 personnes
76
Trier les déchets
2 personnes
77
Emballer le matériel
3 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Fermer le lieu
2 personnes
80
Retourner le matériel
2 personnes
81
Ranger le stock restant
2 personnes
82
Transférer le montant du don
2 personnes
83
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 110
Portantsqté 3
Tabouretsqté 8
Table des artistes
Chaises pour artistesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Projecteur

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Ciseauxqté 3
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Tapisqté 6
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Guirlandesqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Mur photo
Numéros de tableqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 8
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Traite les inscriptions au fil de l’eau et fixe une date limite pour recueillir les besoins alimentaires. Sans cette échéance, les quantités de vaisselle et de buffet restent incertaines jusqu’aux achats.
Finalise le programme avant d’informer les artistes de leurs horaires et de leurs besoins techniques. Demande notamment les connexions nécessaires, les microphones et le matériel à prévoir pour chaque passage.
Prépare un planning des bénévoles avec des créneaux distincts pour l’accueil, la caisse, le buffet et le rangement. Prévois au moins une personne référente par zone afin qu’une absence ne bloque pas toute l’organisation.
Compte les bracelets ou les billets avant l’ouverture et sépare la caisse de l’accueil lorsque c’est possible. Note aussi l’objectif de don sur un support visible : le public doit comprendre à quoi contribue sa participation.
Ouvre le lieu suffisamment tôt pour inspecter la salle, le foyer et les voies d’évacuation. Installe les tables et les chaises avant le réglage du son, puis libère complètement l’espace de la scène avant l’arrivée des artistes.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un spectacle de bienfaisance ?: Commence plusieurs semaines avant la date prévue, dès que les artistes et le lieu sont identifiés. Les invitations, les inscriptions et les réservations doivent être traitées avant de finaliser le programme et les besoins techniques.
Combien de temps avant faut-il confirmer les artistes et la technique ?: Confirme les artistes et leurs besoins techniques au plus tard quelques jours avant le spectacle. Le programme final doit ensuite être transmis aux personnes concernées, afin de vérifier la sonorisation, les microphones, les éclairages et les branchements.
Que faut-il vérifier le jour d’un spectacle de bienfaisance ?: Commence par ouvrir et inspecter le lieu, puis contrôle les voies d’évacuation, la scène, l’accueil, la caisse et le matériel technique. Garde au moins une marge d’une heure avant l’arrivée du public pour corriger un oubli sans retarder le programme.
Comment éviter de manquer de vaisselle et de boissons ?: Appuie-toi sur le nombre d’inscriptions confirmées et actualise les quantités après la clôture des réponses. Fais les courses et récupère les boissons avant le jour J, puis vérifie la liste des courses une dernière fois avant l’ouverture.

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