Cómo organizar un espectáculo benéfico sin dejar cabos sueltos

Un espectáculo benéfico necesita dos planes coordinados: el programa y la recaudación. Empieza cerrando el objetivo de donación, la fecha, el aforo y el sistema de inscripciones; después confirma artistas, necesidades técnicas y reservas. La última semana sirve para fijar horarios y compras, no para decidir el contenido. El día del evento, trabaja con una recepción, una caja y un responsable técnico claramente asignados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2 personas
2
Gestionar inscripciones
2 personas
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Definir el programa final
2 personas
5
Confirmar las reservas
6
Crear el horario de voluntarios
2 personas
7
Informar a los artistas
8
Recopilar necesidades técnicas
9
Comunicar el objetivo de donación
10
Contar pulseras o entradas
11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
12
Hacer la compra
2 personas
13
Recoger las bebidas
2 personas
14
Recoger el equipo
2 personas
15
Preparar la decoración
3 personas
16
Preparar entradas y material de caja
2 personas
17
Preparar la recepción de artistas
2 personas
18
Abrir la ubicación
2 personas
19
Inspeccionar el lugar
2 personas
20
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
21
Limpiar la sala
3 personas
22
Limpiar el foyer
2 personas
23
Montar mesas
3 personas
24
Colocar las sillas
4 personas
25
Despejar el espacio del escenario
3 personas
26
Montar el equipo de sonido
3 personas
27
Montar el equipo de iluminación
2 personas
28
Probar los micrófonos
2 personas
29
Probar la reproducción de música
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Montar puntos de donación
2 personas
32
Preparar la caja
2 personas
33
Montar el guardarropa
2 personas
34
Enfriar las bebidas
3 personas
35
Montar el punto de café y té
2 personas
36
Preparar aperitivos
4 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
38
Montar la zona de artistas
2 personas
39
Dar briefing al equipo de recepción
40
Dar briefing al equipo de hostelería
41
Dar briefing al equipo técnico
42
Dejar listo el programa y los números de emergencia

Evento

43
Abrir las puertas
3 personas
44
Recibir a los visitantes
4 personas
45
Comprobar las entradas
2 personas
46
Gestionar el guardarropa
2 personas
47
Repartir el programa
2 personas
48
Recibir donaciones
2 personas
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Coordinar la presentación
2 personas
52
Controlar la iluminación
53
Operar el sonido
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Reponer el catering del descanso
3 personas
58
Gestionar la pausa
3 personas
59
Coordinar la segunda función
2 personas
60
Atender a los artistas
2 personas
61
Anunciar el agradecimiento
62
Servir la bebida posterior
4 personas
63
Registrar las donaciones finales
2 personas
64
Despedir a los visitantes
3 personas
65
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

66
Cerrar la caja
2 personas
67
Guardar las donaciones con seguridad
2 personas
68
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
69
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Recoger mesas y sillas
4 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar la cocina
2 personas
74
Limpiar la sala
3 personas
75
Limpiar el foyer
2 personas
76
Clasificar residuos
2 personas
77
Empacar el equipo
3 personas
78
Recoger objetos perdidos
79
Cerrar el recinto
2 personas
80
Devolver el equipo
2 personas
81
Guardar el stock restante
2 personas
82
Transferir el importe de la donación
2 personas
83
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas plegablescant. 4
Sillascant. 110
Percheroscant. 3
Taburetescant. 8
Mesa para artistas
Sillas para artistascant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Proyector de diapositivas

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Luces decorativascant. 10
Trípodes de iluminacióncant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Tijerascant. 3
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Corredorescant. 6
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8
Guirnaldascant. 10
Carteles direccionalescant. 8
Carteles del programacant. 4
Photowall
Números de mesacant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Papeleracant. 8
Guantes de limpiezacant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 3
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define el objetivo de donación antes de enviar las invitaciones y explica cómo puede contribuir el público. Así, las entradas, las pulseras o la caja tendrán un propósito concreto y será más fácil comunicar el resultado.
Cierra el programa final al menos 7 días antes. Informa a cada artista de su horario, tiempo de actuación, necesidades técnicas y lugar de recepción; cambiarlo el mismo día provoca retrasos y pruebas de sonido incompletas.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y calcula la comida y la bebida con la lista real de asistentes. Haz la compra y recoge las bebidas como máximo 1 o 2 días antes, no durante el montaje.
Prepara un horario de voluntarios con turnos de 2 a 3 horas. Reserva personas para recepción, caja, artistas y apoyo técnico; si todos conocen solo su primera tarea, las entradas y los cambios de programa quedan sin cubrir.
Abre el lugar con al menos 3 horas de margen. Primero inspecciona la sala y despeja las rutas de evacuación; después coloca mesas y sillas, monta el sonido y las luces, prepara el escenario y termina con la decoración y la limpieza del foyer.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo benéfico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios artistas y necesitas sonido, iluminación y voluntariado. Deja el programa final y las reservas cerrados 7 días antes, y usa la última semana para confirmar asistentes y compras.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y sus necesidades técnicas?: Confirma la participación y las necesidades técnicas al menos 2 semanas antes. Envía el horario definitivo 7 días antes y vuelve a comprobar micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, focos, cables y conexiones durante la prueba de sonido.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el espacio?: Calcula un mínimo de 3 horas antes de la apertura para inspeccionar el lugar, despejar las rutas de evacuación, limpiar, montar mesas y sillas y preparar el escenario. Añade 30 minutos si el equipo de sonido o la iluminación no se han probado juntos anteriormente.
¿Cómo se organiza la recepción y la recaudación?: Asigna como mínimo 2 personas al acceso durante la primera hora y prepara las entradas, pulseras o material de caja antes de abrir. Ten una persona responsable del recuento y comunica el objetivo de donación en la recepción y durante el programa.

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