Zo organiseer je een benefietquiz zonder losse eindjes

Begin met het doel van de avond, de zaal en het programma voordat je quizvragen schrijft. Bepaal daarna hoeveel teams en rondes passen bij de beschikbare ruimte en tijd. Regel vroeg een presentator, jury, sponsoren en prijzen; die onderdelen kosten meestal meer tijd dan verwacht. Test laptop, beamer, microfoon en geluid vooraf en leg quizbestanden, tafelnummers en materialen klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Goede doel selecteren
2 personen
4
Quizrondes en thema's bepalen
3 personen
5
Quizvragen schrijven
3 personen
6
Antwoorden en puntentelling controleren
2 personen
7
Tiebreakvragen voorbereiden
2 personen
8
Quizpresentator vastleggen
9
Jury en nakijkteam vastleggen
10
Prijzen voor winnaars regelen
2 personen
11
Sponsoren en donateurs benaderen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Promotie op sociale media plaatsen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Teams en tafelindeling maken
2 personen
17
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
18
Quizbestanden afdrukken
2 personen
19
Presentatie en muziek testen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Prijzen en materialen klaarzetten
2 personen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Techniek en presentatie opbouwen
2 personen
25
Quiztafels nummeren
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Catering en bar inrichten
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Inschrijving en betalingen inrichten
2 personen
31
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Welkomstwoord en speluitleg geven
34
Quizrondes begeleiden
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes en pauzedrank serveren
3 personen
37
Antwoorden nakijken
3 personen
38
Winnaars bekendmaken en prijzen uitreiken
2 personen
39
Donatieopbrengst bekendmaken
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Overgebleven eten koelen
2 personen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Opbrengst veilig afstorten
2 personen
49
Bedankbericht versturen
50
Uitslagen en foto's delen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelaantal 2
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8
Tafelnummersaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Quizmateriaal

Antwoordformulierenaantal 120
Pennenaantal 80
Reservepennenaantal 20
Presentatie-afstandsbediening
Rekenmachinesaantal 6
Scorebladenaantal 20
Quizvragenboekjesaantal 10

Administratie

Deelnemerslijstaantal 2
Contantgeldkistje
Pinapparaat
Naamstickersaantal 70
Inschrijfformulierenaantal 70
Informatiemappen goede doelaantal 60
Kleingeld

Communicatie

Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 6
Aankondigingsposteraantal 4
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 2
Vloertrekker
Bezem en blik
Vuilnisbakkenaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 2
Batterijenaantal 12

Tips

Plan de quiz in rondes van ongeveer 10 vragen en bouw een tiebreak in. Laat antwoorden en puntentelling door minstens één tweede persoon controleren voordat je de bestanden afdrukt.
Maak de teamindeling pas definitief nadat aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Bevestig teams en tafelnummers uiterlijk enkele dagen voor de quiz, zodat deelnemers niet bij binnenkomst hoeven te zoeken.
Test de presentatie met dezelfde laptop, HDMI-kabel, beamer, speakers en draadloze microfoon die je op de avond gebruikt. Neem minimaal één verlengsnoer, stekkerdoos en opgeladen powerbank als reserve mee.
Zet koffie, thee, water en andere drankvoorziening vóór de start klaar. Gebruik thermoskannen, een koffiezetapparaat en waterkokers op een plek waar de wachtrij niet langs de quiztafels loopt.
Geef de jury een aparte tafel met geprinte quizrondes, antwoordformulieren en een duidelijke puntentelling. Spreek vooraf af hoeveel minuten teams krijgen om antwoorden in te leveren en wie de eindstand controleert.

Veelgestelde vragen

Hoeveel quizrondes heeft een benefietquiz nodig?: Reken meestal op 6 tot 8 rondes van ongeveer 10 vragen. Met uitleg, nakijken en een korte pauze duurt de quiz dan circa 2,5 tot 3 uur.
Hoe lang van tevoren moet je een benefietquiz organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met locatie, datum, goede doel en presentator. Plan de quizvragen, sponsoren, prijzen en promotie uiterlijk 3 weken voor de avond.
Hoeveel mensen zitten er in een quizteam?: Houd 4 tot 6 deelnemers per team aan. Bij grotere teams wordt overleggen onoverzichtelijk en zijn er minder teams, waardoor de opbrengst uit deelname vaak lager uitvalt.
Wanneer test je de techniek voor een benefietquiz?: Doe een volledige test minstens 1 dag vooraf en controleer op locatie nogmaals 2 uur voor aanvang. Test daarbij beeld, geluid, presentatie, microfoon en alle aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.