Cómo organizar un quiz benéfico sin perder el control
Un quiz benéfico funciona mejor cuando separas la organización en fases: primero aseguras el lugar, la fecha y la causa; después construyes el contenido y el presupuesto. Las preguntas deben revisarse antes de imprimirlas y la inscripción tiene que cerrarse con tiempo para formar equipos y asignar mesas. El día del evento, reserva al menos 90 minutos para montar mesas, numeración, proyector, sonido y materiales. La corrección y los desempates también necesitan responsables concretos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sede y la sala
- 2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Seleccionar la causa benéfica
2 personas
- 4
Definir las rondas y temas del quiz
3 personas
- 5
Escribir preguntas del quiz
3 personas
- 6
Comprobar las respuestas y la puntuación
2 personas
- 7
Preparar las preguntas de desempate
2 personas
- 8
Contratar al presentador del quiz
- 9
Fijar al jurado y al equipo de corrección
- 10
Organizar los premios para los ganadores
2 personas
- 11
Contactar con patrocinadores y donantes
2 personas
- 12
Enviar invitaciones
2 personas
- 13
Publicar promoción en redes sociales
- 14
Gestionar inscripciones
2 personas
- 15
Recoger preferencias dietéticas
- 16
Crear los equipos y la distribución de las mesas
2 personas
- 17
Confirmar inscripciones
2 personas
- 18
Imprimir archivos del quiz
2 personas
- 19
Probar la presentación y la música
2 personas
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Preparar premios y materiales
2 personas
Evento
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Montar la técnica y la presentación
2 personas
- 25
Numerar las mesas del quiz
2 personas
- 26
Colgar la decoración
2 personas
- 27
Montar el catering y el bar
3 personas
- 28
Enfriar las bebidas
2 personas
- 29
Preparar aperitivos
3 personas
- 30
Configurar las inscripciones y los pagos
2 personas
- 31
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
- 32
Recepción de participantes
3 personas
- 33
Dar la bienvenida y explicar el juego
- 34
Coordinar las rondas del quiz
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Servir aperitivos y bebidas del descanso
3 personas
- 37
Revisar respuestas
3 personas
- 38
Anunciar a los ganadores y entregar los premios
2 personas
- 39
Anunciar el importe de las donaciones
- 40
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 41
Apagar el equipo
2 personas
- 42
Recoger y separar la basura
3 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 45
Limpiar el lugar
3 personas
- 46
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 47
Cerrar el recinto
2 personas
- 48
Depositar los ingresos de forma segura
2 personas
- 49
Enviar mensaje de agradecimiento
- 50
Compartir los resultados y las fotos
- 51
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cable HDMIcant. 2
- Baterías externascant. 2
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Abrebotellascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Decoraciones de mesacant. 8
- Números de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Catering
- Compras
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 120
- Bolígrafoscant. 80
- Bolígrafos de repuestocant. 20
- Mando a distancia para presentaciones
- Calculadorascant. 6
- Hojas de puntuacióncant. 20
- Cuadernillos de preguntas del quizcant. 10
Administración
- Lista de participantescant. 2
- Cajita para efectivo
- Máquina de sellado
- Pegatinas con nombrecant. 70
- Formularios de inscripcióncant. 70
- Carpetas informativas de la organización benéficacant. 60
- Cambio
Comunicación
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 6
- Cartel de anunciocant. 4
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Limpieza
- Guantes de limpiezacant. 4
- Paños de limpiezacant. 12
- Cuboscant. 2
- Limpiacristales
- Escoba y recogedor
- Papelelerascant. 6
Seguridad
- Linternascant. 2
- Bateríascant. 12
Consejos
- Cierra la fecha, la sala y el programa antes de anunciar el quiz. Deja al menos 6 semanas para promocionarlo, gestionar inscripciones y contactar con patrocinadores o donantes.
- Prepara varias rondas con temas distintos y revisa cada respuesta con una segunda persona. Ten listas las preguntas de desempate antes de imprimir el material, no cuando ya haya empate.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes recoger preferencias dietéticas, confirmar asistentes, formar los equipos y colocar los números de mesa sin improvisar.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cable HDMI, alargadores y regletas. Guarda también una copia de la presentación y de las preguntas en una memoria USB.
- Asigna por adelantado al presentador, al jurado y al equipo de corrección. Prepara premios, hojas de puntuación, bolígrafos y materiales por mesa, y llega 90 minutos antes para montar la sala y comprobar el sonido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un quiz benéfico?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, elegir la causa, preparar y revisar las preguntas, conseguir premios o donaciones y cerrar las inscripciones con tiempo.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para un quiz benéfico?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes. Necesitas ese plazo para confirmar los equipos, asignar mesas, recoger preferencias dietéticas y calcular compras y materiales.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Abre el lugar al menos 90 minutos antes del comienzo. En ese tiempo puedes colocar mesas, sillas y números, montar la presentación, probar el micrófono y resolver problemas de cables o sonido.
- ¿Cuántas personas hacen falta para organizar un quiz benéfico?
- Como mínimo, cuenta con un presentador, una persona o equipo para corregir y un jurado para validar las respuestas. Para un evento de varias mesas, añade al menos una persona de apoyo para inscripciones, materiales y bebidas.
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