Zo organiseer je een benefietmarkt zonder last-minute chaos

Begin een benefietmarkt niet met spullen verzamelen, maar met de locatie, toestemming en een realistische planning. Daarna leg je vast hoeveel verkopers en vrijwilligers je nodig hebt, hoe je de kramen indeelt en waar bezoekers betalen of doneren. Sorteer en prijs goederen ruim voor de marktdag, zodat je op locatie alleen nog hoeft op te bouwen en uit te stallen. Reserveer voor de laatste week tijd voor communicatie, dieetwensen, kasgeld en praktische verkopersinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Benodigde toestemming aanvragen
3
Vrijwilligers werven
2 personen
4
Verkopers aanmelden
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Sociale media publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Verkopersinformatie versturen
10
Donaties sorteren
3 personen
11
Goederen prijzen
3 personen
12
Kraamindeling maken
2 personen
13
Prijskaartjes schrijven
2 personen
14
Allergenenkaart maken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Kasgeld klaarleggen
2 personen
17
Goederen naar locatie brengen
4 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Kramen en kledingrekken plaatsen
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels met kleed aankleden
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Goederen per kraam uitstallen
6 personen
24
Kassa- en donatiepunten inrichten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
28
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
29
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

30
Verkopers ontvangen
3 personen
31
Bezoekers verwelkomen
2 personen
32
Kramen bemannen
8 personen
33
Betalingen afhandelen
3 personen
34
Donaties registreren
2 personen
35
Koffie en thee serveren
3 personen
36
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Afvalbakken legen
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Verkochte goederen bijwerken
2 personen
41
Laatste verkoopronde aankondigen

Nazorg

42
Kramen afbouwen
5 personen
43
Goederen verpakken
4 personen
44
Kasgeld tellen
2 personen
45
Donatieopbrengst veilig opbergen
2 personen
46
Partytenten afbreken
4 personen
47
Meubilair terugplaatsen
4 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Materialen inventariseren
2 personen
52
Onverkochte goederen retourneren
2 personen
53
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
54
Opbrengst overmaken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 4
Klapkramenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kunststof bakkenaantal 20
Afzetpalenaantal 6

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Kassaboxenaantal 3
Rekenmachinesaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 12
Prijspaaltjesaantal 30
Donatiebussenaantal 3
Krijtbordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofblikkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw in blokken van 30 tot 60 minuten. Zet eerst tafels, kramen, kledingrekken en partytenten neer; hang daarna verlichting en versiering op en plaats als laatste de goederen.
Maak per kraam een vaste indeling en geef elke categorie een eigen kunststof bak of tafelgedeelte. Schrijf prijskaartjes vooraf en leg prijspaaltjes of krijtborden klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de verkoop hoeven te improviseren.
Wijs minstens twee mensen aan voor geldstromen: één voor de kassabox en één voor de donatiebus. Leg kasgeld, een rekenmachine en een korte telprocedure klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Verzamel dieetwensen en allergeneninformatie vóór je boodschappen doet. Maak één allergenenkaart voor eten en drinken en zet koffiezetapparaten, waterkokers en koelboxen op een plek met veilige stroomaansluitingen.
Regel het vervoer van de goederen uiterlijk de dag vóór de markt. Controleer vooraf of tafels, kledingrekken, klapkramen, verlenghaspels en stekkerdozen compleet zijn; ontbrekende onderdelen vallen op de ochtend zelf pas echt op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, toestemming en het werven van vrijwilligers. Plan het prijzen, sorteren en aanmelden van verkopers uiterlijk 1 tot 2 weken voor de markt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 2 à 3 kramen tijdens de verkoop, plus 2 mensen voor kassa en donaties. Voor de opbouw heb je meestal 4 tot 6 personen tegelijk nodig om tafels, kramen en goederen vlot te plaatsen.
Wanneer moet je goederen voor een benefietmarkt prijzen?: Prijs en sorteer de goederen uiterlijk 3 dagen vooraf. Houd op de dag zelf alleen een kleine tafel vrij voor nieuwe donaties of artikelen waarvan de prijs nog ontbreekt.
Hoeveel kasgeld heb je nodig voor een benefietmarkt?: Leg een wisselkas klaar met vooral munten en biljetten van 5 en 10 euro, afgestemd op je verwachte bezoekersaantal en prijsniveau. Controleer de kassa vóór opening en tel de opbrengst minimaal één keer tussentijds en één keer na afloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.