Organiser un marché de bienfaisance sans rien laisser au dernier moment

Un marché de bienfaisance demande plus que des tables et des objets à vendre. Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations, puis construisez une équipe avec des rôles précis. Les inscriptions des vendeurs, le tri des dons et la fixation des prix doivent être terminés avant l’installation. Le jour même, prévoyez assez de temps pour acheminer les marchandises, monter les stands, préparer les caisses et organiser les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Demander l’autorisation nécessaire
3
Recruter des bénévoles
2 personnes
4
Inscrire les vendeurs
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier sur les réseaux sociaux
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations aux vendeurs
10
Trier les dons
3 personnes
11
Tarifer les marchandises
3 personnes
12
Établir la répartition des stands
2 personnes
13
Écrire les étiquettes de prix
2 personnes
14
Créer une carte des allergènes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Préparer la caisse
2 personnes
17
Acheminer les marchandises sur le lieu
4 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer les stands et les portants à vêtements
4 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Dresser les tables avec nappes
3 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Présenter les marchandises par stand
6 personnes
24
Installer les points de caisse et de dons
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
28
Installer la signalisation
2 personnes
29
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

30
Accueil des vendeurs
3 personnes
31
Accueillir les visiteurs
2 personnes
32
Tenir les stands
8 personnes
33
Gérer les paiements
3 personnes
34
Enregistrer les dons
2 personnes
35
Servir le café et le thé
3 personnes
36
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Vider les poubelles
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Mettre à jour les marchandises vendues
2 personnes
41
Annoncer le dernier tour de vente

Suivi

42
Démonter les stands
5 personnes
43
Emballer les marchandises
4 personnes
44
Compter la caisse
2 personnes
45
Mettre en sécurité les recettes de dons
2 personnes
46
Démonter les tentes de fête
4 personnes
47
Remettre le mobilier en place
4 personnes
48
Faire la vaisselle
3 personnes
49
Rassembler les déchets
3 personnes
50
Nettoyer le lieu
4 personnes
51
Inventorier le matériel
2 personnes
52
Retourner les marchandises invendues
2 personnes
53
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
54
Transférer le produit

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Portants à vêtementsqté 4
Stands pliantsqté 8
Nappesqté 12
Bacs en plastiqueqté 20
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Caissesqté 3
Calculatricesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 12
Piquets de prixqté 30
Boîtes de donsqté 3
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 6
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Pelles à poussièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant la date. Demandez aussi les règles concernant l’électricité, les tentes et l’accueil du public.
Fixez une date limite pour les vendeurs, idéalement 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les consignes.
Triez les dons avant de fixer les prix, et regroupez les articles par stand ou par catégorie. Préparez les étiquettes au moins 2 jours avant afin de ne pas les écrire pendant l’installation.
Attribuez les bénévoles à des créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne responsable de chaque caisse. Prévoyez une relève pour l’accueil, les dons, les boissons et le rangement.
Commencez l’installation 3 à 4 heures avant l’ouverture : tables, chaises, portants, stands, signalétique et éclairage d’abord, marchandises ensuite. Gardez une caisse séparée pour les dons et testez les rallonges avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de bienfaisance ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, demander les autorisations, recruter les bénévoles et inscrire les vendeurs sans traiter les décisions importantes dans l’urgence.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un marché de bienfaisance ?: Faites la demande dès que le lieu et la date sont choisis, au minimum 6 semaines avant l’événement. Certaines démarches prennent plus de temps si vous installez des tentes ou utilisez des équipements électriques.
Quand faut-il fixer le prix des dons ?: Terminez le tri et la tarification 2 à 3 jours avant le marché. Les prix doivent être visibles dès l’installation, avec une signalétique distincte pour les articles présentant des allergènes ou nécessitant une information particulière.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de bienfaisance ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour chaque caisse, 2 personnes pour l’accueil et 2 à 4 personnes pour l’installation et le rangement. Pour une ouverture de 3 heures, organisez des rotations de 2 à 3 heures afin d’éviter les postes sans relève.

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