Benefizmarkt organisieren: Von der Planung bis zum Markttag

Bei einem Benefizmarkt laufen Spendenannahme, Verkauf, Bewirtung und Kassenführung gleichzeitig. Beginne deshalb mit Ort, Genehmigungen und einem festen Termin, bevor du Verkäufer und Helfer einteilst. Danach folgen Anmeldung, Warenannahme, Preiskennzeichnung und die Standplanung. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten, vorbereitete Kassen und genug Zeit für Aufbau, Kühlung und Beschilderung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Erforderliche Genehmigung beantragen
3
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
4
Verkäufer anmelden
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
In sozialen Medien veröffentlichen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Verkäuferinformationen versenden
10
Spenden sortieren
3 Personen
11
Waren auspreisen
3 Personen
12
Standaufteilung erstellen
2 Personen
13
Preisschilder schreiben
2 Personen
14
Allergiekarte erstellen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Kleingeld bereitlegen
2 Personen
17
Waren zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
18
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
19
Stände und Kleiderständer aufstellen
4 Personen
20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
21
Tische mit Tischdecken eindecken
3 Personen
22
Dekoration aufhängen
2 Personen
23
Waren pro Stand ausstellen
6 Personen
24
Kassen- und Spendenstellen einrichten
2 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
27
Snacks und belegte Brötchen vorbereiten
3 Personen
28
Beschilderung anbringen
2 Personen
29
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

30
Verkäufer empfangen
3 Personen
31
Besucher begrüßen
2 Personen
32
Stände besetzen
8 Personen
33
Zahlungen abwickeln
3 Personen
34
Spenden erfassen
2 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
36
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Mülleimer leeren
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Verkaufte Waren aktualisieren
2 Personen
41
Letzte Verkaufsrunde ankündigen

Nachbereitung

42
Stände abbauen
5 Personen
43
Ware verpacken
4 Personen
44
Bargeld zählen
2 Personen
45
Spendenbetrag sicher verwahren
2 Personen
46
Partyzelte abbauen
4 Personen
47
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
48
Geschirr abwaschen
3 Personen
49
Abfall sammeln
3 Personen
50
Location reinigen
4 Personen
51
Materialien inventarisieren
2 Personen
52
Unverkaufte Waren zurücksenden
2 Personen
53
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
54
Einnahmen überweisen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 4
KlappständeAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KunststoffbehälterAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
KassenboxenAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdekorationAnz. 12
PreisschilderAnz. 30
SpendenboxenAnz. 3
KreidetafelnAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 6
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
BlechdosenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Veranstaltungsort und beantrage notwendige Genehmigungen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei Stromanschlüsse, Zufahrt, Toiletten und die erlaubte Standfläche.
Plane Verkäufer und Freiwillige getrennt: Rechne mindestens eine Person für Anmeldung und Information, zwei für Kasse und Spenden sowie zusätzliche Helfer für Auf- und Abbau ein.
Nimm Spenden nicht ungeordnet am Markttag an. Sortiere die Waren vorher nach Stand, Größe oder Kategorie und versehe jedes Angebot mit einem gut lesbaren Preisschild.
Erstelle die Standaufteilung mindestens 3 Tage vorher. Lege Kassen- und Spendenstellen sichtbar an, stelle Kleingeld bereit und notiere, wer welche Kasse übernimmt.
Beginne den Aufbau 2 bis 3 Stunden vor der Öffnung. Stelle zuerst Tische, Stände und Zelte auf, danach Waren und Dekoration; Getränke sollten spätestens 60 Minuten vorher kalt stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Benefizmarkt organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für Genehmigungen, Verkäuferanmeldungen und die Rekrutierung von Freiwilligen bleiben dann jeweils mindestens 2 Wochen Puffer.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefizmarkt?: Für einen kleinen Markt solltest du mindestens 6 Helfer einplanen: zwei für Kasse und Spenden, eine Person für Information und Anmeldung sowie drei für Aufbau, Waren und laufende Unterstützung. Bei mehr als 20 Verkaufsständen brauchst du zusätzliche Helfer pro Bereich.
Wann sollte man die Spenden sortieren und auspreisen?: Sortiere und bepreise die Waren spätestens 2 Tage vor dem Markt. Am Vortag sollten nur noch Nachzügler, Kühlung und der Transport zum Veranstaltungsort offen sein.
Wie lange dauert der Aufbau eines Benefizmarkts?: Plane für einen kleinen bis mittleren Markt mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit ein. Zelte, Tische und Stände kommen zuerst; Waren, Preisschilder, Kassen und Getränke folgen in der letzten Stunde.

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