Zo organiseer je een benefietmarkt

Begin met het doel, de datum en de locatie voordat je kramen of vrijwilligers werft. Controleer daarna vergunningen, maak een begroting en leg vast hoe de opbrengst wordt afgedragen aan het goede doel. Werk vervolgens de marktindeling, stroompunten, betaalwijze en promotie uit. In de laatste week draait alles om bevestigen, sorteren, prijzen en klaarzetten: juist daar ontstaan vaak tekorten aan wisselgeld, kabels en koelruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
2 personen
3
Goede doel vastleggen
2 personen
4
Begroting opstellen
2 personen
5
Marktkramen werven
3 personen
6
Vrijwilligers werven
3 personen
7
Uitnodigingen versturen
3 personen
8
Sociale media publiceren
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Kramenindeling maken
2 personen
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Reserveringen bevestigen
2 personen
14
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
15
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
16
Prijskaartjes maken
3 personen
17
Plattegrond maken
2 personen
18
Promotieborden maken
3 personen
19
Goederen sorteren
4 personen
20
Goederen prijzen
4 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelwaren ophalen
2 personen
24
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
25
Materialen verzamelen
4 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen

Event

28
Locatie vrijmaken
4 personen
29
Kramen en tafels opstellen
6 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Partytenten opzetten
6 personen
32
Verlichting aansluiten
2 personen
33
Stroomkabels beveiligen
2 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Informatiestand opbouwen
3 personen
36
Kramen inrichten
8 personen
37
Prijskaartjes plaatsen
4 personen
38
Betaalinformatie plaatsen
2 personen
39
Cateringtafel inrichten
4 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
41
Hapjes uitstallen
3 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
44
Kassa openen
2 personen
45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Verkoop bemannen
8 personen
47
Informatie verstrekken
2 personen
48
Koffie en thee serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koelboxen aanvullen
2 personen
52
Tafels netjes houden
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Voorraad aanvullen
2 personen
56
Kassa tussentijds tellen
2 personen
57
Laatste verkoop aankondigen
58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Goederen veilig opslaan
4 personen

Nazorg

60
Kramen afbreken
6 personen
61
Partytenten afbreken
6 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Afval afvoeren
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Materialen controleren
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Materialen schoon opbergen
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Verkoopopbrengst storten
2 personen
71
Donatiebedrag overmaken
2 personen
72
Restgoederen afhandelen
2 personen
73
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Krukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 100
Serveerplankenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Geldkassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Handmicrofoon

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Promotiebordenaantal 6
Pijlenbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Prijskaartstandaardsaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelplatenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Betaalmiddelen

Geldkistjesaantal 2
Wisselgeldbakjesaantal 4
Bonboekjesaantal 6
Kleingeldzakjesaantal 100
QR-codekaartenaantal 8

Kantoor

Pennenaantal 20
Watervaste stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 10
Plakbandrollenaantal 8
Schaaraantal 6
Touwrollenaantal 4
Kleefgumaantal 6
Klembordenaantal 6
Lijmsticksaantal 6

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Transport

Transportkarrenaantal 2
Opvouwbare kratjesaantal 12
Dekzeilenaantal 4

Tips

Leg het goede doel en de financiële afspraken vast voordat je geld inzamelt. Noteer wie de opbrengst beheert, welke kosten eerst worden betaald en wanneer het eindbedrag wordt overgemaakt.
Maak de kramenindeling zodra de deelnemers bekend zijn. Reserveer stroompunten voor koffiezetapparaten, waterkokers en pinapparaten en houd looppaden vrij voor bezoekers.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Wijs vooraf aparte mensen aan voor ontvangst, kassa, aanvullen, koffie en het opruimen van goederen; zo blijft de kassa niet onbeheerd.
Test pinapparaten, stekkerdozen en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf. Neem naast elektronische betalingen een geldkassa met voldoende wisselgeld mee, want niet iedere bezoeker betaalt digitaal.
Prijs goederen voordat ze naar de markt gaan en gebruik opbergboxen per categorie. Maak prijskaartjes groot genoeg om op enkele meters afstand te lezen en leg onverkochte spullen apart voor de afhandeling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor vergunningen, het werven van marktkramen en vrijwilligers, promotie en het verwerken van aanmeldingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per twee kramen en daarnaast 2 tot 3 mensen voor ontvangst, kassa en koffie. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting gedurende de hele markt op peil blijft.
Wanneer moet je de goederen voor een benefietmarkt prijzen?: Prijs en sorteer de goederen uiterlijk 2 dagen vooraf. Op de dag zelf kun je dan alleen nog ontbrekende prijskaartjes aanvullen en de kramen opbouwen.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig voor een benefietmarkt?: Leg als startpunt ongeveer 10% van de verwachte contante omzet in kleine coupures en munten klaar. Controleer dit uiterlijk de avond ervoor en houd kassa-inkomsten tijdens de markt apart van het wisselgeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.