Organiser un marché de bienfaisance, étape par étape

Un marché de bienfaisance se prépare d’abord comme une petite opération logistique : date, lieu, autorisations et association bénéficiaire doivent être confirmés avant de recruter les stands. Ensuite, construisez le budget, répartissez les bénévoles et ouvrez les inscriptions. Les dernières semaines servent à organiser les marchandises, les prix, les paiements et le matériel. Le jour J, prévoyez une installation assez tôt pour tester l’électricité, préparer la caisse et orienter les exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Définir l’association caritative
2 personnes
4
Établir le budget
2 personnes
5
Recruter des stands de marché
3 personnes
6
Recruter des bénévoles
3 personnes
7
Envoyer les invitations
3 personnes
8
Publier sur les réseaux sociaux
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Établir la répartition des stands
2 personnes
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Confirmer les réservations
2 personnes
14
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
15
Préparer le mode de paiement
2 personnes
16
Créer les étiquettes de prix
3 personnes
17
Créer le plan
2 personnes
18
Créer des panneaux promotionnels
3 personnes
19
Trier les marchandises
4 personnes
20
Tarifer les marchandises
4 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer les produits frais
2 personnes
24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
25
Rassembler le matériel
4 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

28
Dégager le lieu
4 personnes
29
Installer les stands et les tables
6 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer les tentes de fête
6 personnes
32
Brancher l’éclairage
2 personnes
33
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Monter le stand d’information
3 personnes
36
Aménager les stands
8 personnes
37
Placer les étiquettes de prix
4 personnes
38
Afficher les informations de paiement
2 personnes
39
Installer la table traiteur
4 personnes
40
Préparer le café et le thé
3 personnes
41
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes
44
Ouvrir la caisse
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Assurer la vente
8 personnes
47
Fournir les informations
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
52
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Réanimer les stocks
2 personnes
56
Compter la caisse en cours de route
2 personnes
57
Annoncer la dernière vente
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Stocker les marchandises en toute sécurité
4 personnes

Suivi

60
Démonter les stands
6 personnes
61
Démonter les tentes de fête
6 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Évacuer les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Vérifier le matériel
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger le matériel proprement
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Verser le produit des ventes
2 personnes
71
Transférer le montant du don
2 personnes
72
Gérer les invendus
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Stands de marchéqté 10
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 8
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 100
Planches de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Caisses de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Microphone à main

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux promotionnelsqté 6
Panneaux de directionqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Moyens de paiement

Caisses à monnaieqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Carnets de ticketsqté 6
Sachets pour monnaieqté 100
Cartes QR codeqté 8

Bureau

Stylosqté 20
Marqueurs indélébilesqté 12
Blocs-notesqté 10
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Pâte adhésiveqté 6
Presse-papiersqté 6
Bâtons de colleqté 6

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 12

Transport

Chariots de transportqté 2
Caisses pliablesqté 12
Bâchesqté 4

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant le marché. Confirmez le lieu, les autorisations, l’association soutenue et le budget avant de communiquer publiquement.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Vous pourrez alors établir le plan des stands, recueillir les besoins alimentaires et préparer le planning des bénévoles.
Attribuez au moins deux personnes à l’accueil et à la caisse pendant les périodes chargées. Préparez la monnaie séparément et testez chaque terminal de paiement avant l’ouverture.
Triez les marchandises par catégorie avant de fixer les prix, puis préparez les étiquettes au plus tard la veille. Sans prix visibles, les visiteurs posent davantage de questions et les ventes ralentissent.
Prévoyez 2 à 3 heures d’installation avant l’arrivée du public. Montez les tentes et les tables, vérifiez les rallonges et multiprises, puis placez les panneaux et le plan des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de bienfaisance ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les autorisations, recruter les stands et bénévoles, publier les invitations, puis préparer les marchandises et le matériel.
Quand faut-il recruter les bénévoles pour un marché de bienfaisance ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Finalisez les horaires environ 10 jours avant afin de couvrir l’installation, l’accueil, la caisse, le service et le rangement.
Quand préparer les prix et les marchandises ?: Triez les marchandises et fixez les prix dans les 3 à 5 jours précédant le marché. Imprimez ou écrivez les étiquettes la veille, puis gardez les produits frais pour le dernier jour.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Réservez 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Il faut installer les tentes, tables et chaises, répartir les stands, tester l’alimentation électrique et préparer la caisse.

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