Zo organiseer je een benefietdiner zonder last-minute stress

Begin niet met het menu, maar met het doelbedrag, de capaciteit van de locatie en het aantal couverts dat je nodig hebt. Bevestig daarna datum, reserveringen en uitnodigingen, zodat je tijdig weet wie komt en welke dieetwensen gelden. Plan de avond vervolgens in twee sporen: eten en zaal. De meeste problemen ontstaan wanneer allergenen, servies of donatiemogelijkheden pas op de dag zelf worden gecontroleerd. Werk daarom met een definitieve gastenlijst en een duidelijke opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reserveringen maken
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering versturen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Tafelschikking maken
2 personen
9
Menu en allergenen markeren
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Groenten wassen en snijden
3 personen
14
Dessert voorbereiden
3 personen
15
Tafeldecoratie voorbereiden
2 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Ruimte ventileren
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
21
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Verlichting installeren
2 personen
24
Buffet en bar inrichten
3 personen
25
Gastenregistratie klaarzetten
2 personen
26
Soep en hoofdgerecht bereiden
5 personen
27
Salades en brood klaarzetten
3 personen
28
Dessert afwerken
3 personen
29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Aperitief serveren
3 personen
31
Welkomstwoord verzorgen
32
Eerste gang serveren
4 personen
33
Hoofdgerecht serveren
5 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Dessert serveren
4 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Donatie-informatie uitdelen
2 personen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Eten en dranken opruimen
4 personen
40
Servies afwassen
4 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
46
Gevonden voorwerpen verzamelen
47
Huurmaterialen retourneren
2 personen
48
Locatie definitief afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 75

Servies

Dinerbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 75
Wijnglazenaantal 75
Besteksetsaantal 75
Opscheplepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Ovenschalenaantal 6
Keukentangenaantal 6

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 70
Donatiekaartenaantal 70

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de inschrijving minimaal 4 weken voor het diner open en vraag meteen naar allergieën, vegetarische wensen en andere dieetbeperkingen. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een herinnering en sluit daarna de definitieve gastenlijst.
Maak de tafelschikking pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer per tafel minstens 10 minuten om plaatsen, dieetwensen en eventuele tafelgenoten van elkaar te controleren.
Controleer het menu op allergenen en leg die markering ook vast op de menukaarten. Zet voor het diner aparte serveerschalen, opscheplepels en keukentangen klaar voor gerechten met verschillende ingrediënten.
Plan de opbouw op de dag zelf in vaste blokken: eerst ventileren en tafels en stoelen plaatsen, daarna tafellinnen, servies en bestek, en pas daarna decoratie, verlichting, buffet en bar. Houd minimaal 2 uur voor de eerste gasten vrij voor deze inrichting.
Koel dranken op tijd en bereid onderdelen die kunnen wachten, zoals dessert en gesneden groenten, vooraf. Leg donatiekaarten bij de registratie en op de tafels; zonder zichtbaar moment en materiaal worden bijdragen tijdens een diner snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietdiner organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en uitnodigingen. Houd de laatste 2 weken vrij voor aanmeldingen, dieetwensen, tafelschikking en de definitieve boodschappenlijst.
Wanneer moet je de definitieve gastenlijst voor een benefietdiner maken?: Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 7 dagen voor het diner. Dan kun je tafels, servies, bestek, menukaarten en porties afstemmen op het werkelijke aantal gasten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een benefietdiner op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van de ruimte en nog extra tijd voor keukenvoorbereiding. Tafels, stoelen, tafellinnen, servies, verlichting, buffet en bar kosten samen vaak meer tijd dan verwacht.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een benefietdiner?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit, idealiter uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf. Controleer ze opnieuw bij de definitieve gastenlijst en markeer allergenen voordat de menukaarten en serveerschalen worden klaargezet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.