Ein Benefizdinner Schritt für Schritt organisieren

Ein Benefizdinner gelingt, wenn Sie die Vorbereitung in klare Phasen teilen: zuerst Termin und Ort, dann Einladungen und Anmeldungen, anschließend Menü, Einkauf und Raumaufbau. Planen Sie früh genug für Ernährungswünsche und Allergene, denn Änderungen kurz vor dem Dinner führen schnell zu Fehlern. Am Veranstaltungstag zählt eine feste Reihenfolge: Raum vorbereiten, Tische eindecken, Buffet und Bar einrichten, Gäste registrieren und erst danach servieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Reservierungen vornehmen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Erinnerung senden
7
Endgültige Gästeliste erstellen
8
Tischordnung erstellen
2 Personen
9
Menü und Allergene kennzeichnen
2 Personen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Getränke kühlen
2 Personen
13
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
14
Dessert vorbereiten
3 Personen
15
Tischdekoration vorbereiten
2 Personen

Event

16
Location öffnen
2 Personen
17
Raum lüften
2 Personen
18
Tische aufstellen
4 Personen
19
Stühle aufstellen
3 Personen
20
Tischwäsche anbringen
3 Personen
21
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
22
Dekoration aufhängen
2 Personen
23
Beleuchtung installieren
2 Personen
24
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
25
Gästerregistrierung vorbereiten
2 Personen
26
Suppe und Hauptgericht zubereiten
5 Personen
27
Salate und Brot bereitstellen
3 Personen
28
Dessert vollenden
3 Personen
29
Gäste empfangen
3 Personen
30
Aperitif servieren
3 Personen
31
Begrüßungswort übernehmen
32
Vorspeise servieren
4 Personen
33
Hauptgericht servieren
5 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Dessert servieren
4 Personen
36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
37
Spendeninformationen verteilen
2 Personen
38
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

39
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
40
Geschirr abwaschen
4 Personen
41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
42
Abfall sammeln
2 Personen
43
Raum reinigen
3 Personen
44
Dekoration entfernen
2 Personen
45
Geräte ausschalten
2 Personen
46
Fundsachen sammeln
47
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
48
Ort endgültig festlegen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
ServiettenAnz. 75

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
SuppenschalenAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 75
WeingläserAnz. 75
BestecksetsAnz. 75
ServierlöffelAnz. 10
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AuflaufformenAnz. 6
KüchenzangenAnz. 6

Dekoration

TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
SpeisekartenAnz. 70
SpendenkartenAnz. 70

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
TischlampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülwannenAnz. 3
SpülbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätigen Sie Termin und Ort mindestens 8 Wochen vorher. Verschicken Sie die Einladungen anschließend so, dass für die Anmeldung mindestens 3 Wochen Zeit bleiben.
Führen Sie Anmeldungen, Ernährungswünsche und Allergien in einer gemeinsamen Liste. Fragen Sie spätestens 10 Tage vor dem Dinner nach fehlenden Angaben und kennzeichnen Sie Allergene auf den Speisekarten.
Erstellen Sie die endgültige Gästeliste 5 bis 7 Tage vorher und leiten Sie daraus Tischordnung, Geschirr- und Getränkemengen ab. Rechnen Sie pro Gast mit einem Dinner-Teller, Besteckset, Wasserglas und – falls Wein ausgeschenkt wird – einem Weinglas.
Bereiten Sie Gemüse und Dessert am Vortag vor, kühlen Sie Getränke mindestens 4 Stunden vorher und prüfen Sie Warmhaltebehälter, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel vor dem Aufbau.
Öffnen Sie den Veranstaltungsort 3 bis 4 Stunden vor Beginn. Lüften Sie zuerst, stellen Sie danach Tische und Stühle auf und bauen Sie anschließend Tischwäsche, Dekoration, Buffet, Bar und Gästeregistrierung auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner planen?: Beginnen Sie mindestens 8 Wochen vor dem Termin mit Ort, Reservierungen und Einladung. Für ein größeres Dinner mit vielen Anmeldungen sind 10 bis 12 Wochen sicherer.
Wann verschickt man Einladungen für ein Benefizdinner?: Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Setzen Sie die Anmeldefrist auf spätestens 3 Wochen vor dem Dinner, damit Menü und Tischordnung rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Benefizdinner?: Planen Sie mindestens 3 Stunden für Lüften, Mobiliar, Tischwäsche, Geschirr, Beleuchtung, Dekoration, Buffet, Bar und Registrierung ein. Bei einem großen Raum oder mehreren Helfern sollten Sie 4 Stunden einrechnen.
Wann muss man Allergien und Ernährungswünsche abfragen?: Fragen Sie diese Angaben bereits mit der Einladung ab und prüfen Sie die Liste 10 Tage vor dem Termin erneut. Die endgültige Kontrolle von Menü und Allergiekennzeichnung sollte 5 bis 7 Tage vorher erfolgen.

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