Organiser un dîner de bienfaisance, étape par étape

Un dîner de bienfaisance se prépare d’abord comme un repas avec un nombre de convives maîtrisé, puis comme une collecte de dons. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour les invitations, les inscriptions et les besoins alimentaires. La semaine précédente, finalisez la liste des invités, le menu et le plan de table. Le jour même, gardez au moins 3 heures pour installer la salle, le buffet, le bar et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Faire les réservations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer un rappel
7
Établir la liste définitive des invités
8
Établir le plan de table
2 personnes
9
Indiquer le menu et les allergènes
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Laver et couper les légumes
3 personnes
14
Préparer le dessert
3 personnes
15
Préparer la décoration de table
2 personnes

Événement

16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Aérer la salle
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Installer le linge de table
3 personnes
21
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
22
Installer la décoration
2 personnes
23
Installer l'éclairage
2 personnes
24
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
25
Mettre en place l'enregistrement des invités
2 personnes
26
Préparer la soupe et le plat principal
5 personnes
27
Préparer les salades et le pain
3 personnes
28
Finaliser le dessert
3 personnes
29
Accueillir les invités
3 personnes
30
Servir l'apéritif
3 personnes
31
Assurer le mot de bienvenue
32
Servir le premier plat
4 personnes
33
Servir le plat principal
5 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir le dessert
4 personnes
36
Servir le café et le thé
2 personnes
37
Distribuer les informations sur les dons
2 personnes
38
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

39
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
40
Faire la vaisselle
4 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Éteindre l’équipement
2 personnes
46
Rassembler les objets trouvés
47
Retourner les matériels de location
2 personnes
48
Finaliser la fermeture du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 8
Serviettesqté 75

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Bol à soupeqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 75
Verres à vinqté 75
Couvertsqté 75
Louchesqté 10
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plats à gratinqté 6
Pinces de cuisineqté 6

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 70
Cartes de donqté 70

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le dîner. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les allergies, d’établir la liste définitive et de préparer un plan de table sans improvisation.
Envoyez le menu et les allergènes avec le rappel, environ 7 jours avant l’événement. Les besoins alimentaires oubliés au dernier moment sont difficiles à traiter quand les achats et les préparations sont déjà terminés.
Réservez la vaisselle en fonction du menu, pas seulement du nombre d’invités : prévoyez une assiette de dîner, un bol ou une assiette supplémentaire pour les changements de service, ainsi que des verres à eau et à vin pour chaque personne.
Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’arrivée des invités. Installez le buffet et le bar séparément de l’enregistrement afin d’éviter qu’une file se forme dès l’entrée.
Commencez l’installation 3 heures avant l’accueil : aérez la salle, placez tables et chaises, puis installez nappes, vaisselle, éclairage et décoration. Gardez les cartes de menu et de don visibles à table, plutôt que de les distribuer au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dîner de bienfaisance ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de recueillir les informations alimentaires avant les achats.
Quand envoyer les invitations pour un dîner de bienfaisance ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 10 jours avant le dîner. Un rappel peut partir 7 jours avant, avec le menu, les allergènes et les informations pratiques.
Quand établir le plan de table ?: Établissez-le dès que les inscriptions sont closes, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Vous disposerez alors de la liste définitive des invités et des besoins alimentaires confirmés.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Il faut notamment aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer la vaisselle, mettre en place le buffet et le bar, puis organiser l’enregistrement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.