Zo organiseer je een benefietconcert

Begin een benefietconcert niet met de poster, maar met het doel, de locatie en de financiële opzet. Leg daarna de datum, artiesten, techniek en vergunningen vast voordat je het programma publiceert. Werk richting de concertdag met een duidelijke planning voor promotie, aanmeldingen, catering, donaties en vrijwilligers. Test op de dag zelf geluid, verlichting, bewegwijzering en betaalterminals ruim voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bepaal het goede doel
2 personen
2
Reserveer de concertlocatie
2 personen
3
Leg de concertdatum vast
2 personen
4
Bevestig de optredende artiesten
2 personen
5
Maak het programmaverloop
2 personen
6
Maak de bezoekersbegroting
2 personen
7
Regel vergunningen en meldingen
2 personen
8
Reserveer geluidsapparatuur
2 personen
9
Reserveer extra verlichting
2 personen
10
Maak de online aanmeldpagina
2 personen
11
Maak de promotieposter
2 personen
12
Publiceer het concertbericht
2 personen
13
Verstuur uitnodigingen
3 personen
14
Verspreid posters en flyers
4 personen
15
Maak het vrijwilligersrooster
2 personen
16
Wijs de ontvangstmedewerkers aan
2 personen
17
Wijs de cateringmedewerkers aan
2 personen
18
Wijs de backstagebegeleiders aan
2 personen
19
Verwerk de aanmeldingen
2 personen
20
Verzamel dieetwensen
2 personen
21
Bevestig bezoekersaanmeldingen
2 personen
22
Maak de donatie-instructies
2 personen
23
Regel betaalterminals
2 personen
24
Maak bewegwijzeringsborden
2 personen
25
Controleer de concertlocatie
3 personen
26
Maak de artiestenbriefing
2 personen
27
Maak de presentatieteksten
2 personen
28
Druk programmaboekjes
2 personen
29
Koop houdbare boodschappen
3 personen
30
Controleer de apparatuur
3 personen
31
Maak de indelingstekening
2 personen
32
Bevestig de vrijwilligersdiensten
2 personen
33
Koop verse boodschappen
3 personen
34
Klaarzetten van ontvangstmaterialen
2 personen

Event

35
Open de vrijwilligersinstructie
2 personen
36
Laad materialen uit
6 personen
37
Plaats podiumdelen
4 personen
38
Plaats geluidsapparatuur
4 personen
39
Sluit microfoons en instrumenten aan
3 personen
40
Stel de geluidsmix af
2 personen
41
Stel de concertverlichting af
2 personen
42
Plaats stoelen en tafels
5 personen
43
Richt de cateringpunten in
4 personen
44
Richt de donatiebalie in
2 personen
45
Hang de decoratie op
3 personen
46
Plaats bewegwijzering
2 personen
47
Zet dranken koud
3 personen
48
Bereid koffie en thee
3 personen
49
Bereid de hapjes voor
4 personen
50
Controleer de toiletten
2 personen
51
Houd de artiestenruimte gereed
2 personen
52
Ontvang de artiesten
2 personen
53
Begeleid de soundcheck
3 personen
54
Open de garderobe
2 personen
55
Ontvang de bezoekers
4 personen
56
Controleer de toegangsbewijzen
3 personen
57
Verkoop programmaboekjes
2 personen
58
Begeleid bezoekers naar zitplaatsen
3 personen
59
Open het concertprogramma
60
Begeleid de optredens
2 personen
61
Presenteer het goede doel
62
Serveer koffie en thee
4 personen
63
Serveer de hapjes
4 personen
64
Vul dranken bij
3 personen
65
Leeg volle afvalbakken
2 personen
66
Verwerk contante donaties
2 personen
67
Begeleid het vertrek
4 personen
68
Sluit de garderobe
2 personen

Nazorg

69
Demonteer de geluidsapparatuur
4 personen
70
Demonteer de concertverlichting
3 personen
71
Ruim podium en stoelen op
5 personen
72
Ruim de cateringpunten op
4 personen
73
Was servies en glazen af
3 personen
74
Sorteer herbruikbare materialen
3 personen
75
Verzamel gevonden voorwerpen
2 personen
76
Maak de locatie schoon
5 personen
77
Verwijder de bewegwijzering
2 personen
78
Retourneer gehuurde apparatuur
3 personen
79
Retourneer gehuurd meubilair
3 personen
80
Breng afval naar de inzameling
2 personen
81
Tel de donatieopbrengst
2 personen
82
Stort de donatieopbrengst
2 personen
83
Bedank artiesten en vrijwilligers
2 personen
84
Publiceer de opbrengst
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Podiumdelenaantal 12
Lessenaarsaantal 2
Artiestenstoelenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 120
Schoteltjesaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Geluidsmixer
Zaal luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 12
Koptelefoonaantal 2
Mengtafel
Laptop
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Goede-doelpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmaboekjesaantal 180
Naamstickersaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 120

Catering

Donatiebussenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Contantgeldbakkenaantal 2
Prijslijstenaantal 8
Menukaartenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Thermische voedselbakkenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Leg het goede doel en de bestemming van de opbrengst eerst vast. Neem dit duidelijk op in de online aanmeldpagina, uitnodigingen en donatie-instructies, zodat bezoekers weten waarvoor hun bijdrage wordt gebruikt.
Reserveer geluidsapparatuur en extra verlichting zodra de locatie en artiesten zijn bevestigd. Controleer vooraf of je naast microfoons ook microfoonstatieven, DI-boxen, instrumentkabels, podiummonitoren en een mengtafel nodig hebt.
Plan de publieksstroom vóór je de zaal inricht. Bepaal waar ontvangst, garderobe, catering, donaties en toiletten zijn en plaats bewegwijzeringsborden; controleer daarna of stoelen, tafels en statafels geen doorgangen blokkeren.
Maak het vrijwilligersrooster niet alleen voor de avond zelf. Plan ontvangstmedewerkers, cateringmedewerkers en backstagebegeleiders met overdrachtstijd, zodat iedereen minstens 30 minuten vóór zijn dienst weet waar hij moet staan en wat hij doet.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het concert af als je catering verzorgt. Verzamel dieetwensen, bevestig bezoekersaanmeldingen en tel stoelen, drinkglazen, koffie- en serviesbenodigdheden op basis van het definitieve aantal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer in de eerste maand de locatie, leg de datum vast, bevestig artiesten en maak de begroting; vergunningen en techniek regel je daarna zo snel mogelijk.
Welke vergunningen heb je nodig voor een benefietconcert?: Dat hangt af van de locatie, het aantal bezoekers en het geluid. Controleer uiterlijk 8 tot 12 weken vóór de datum bij de gemeente welke vergunningen of meldingen nodig zijn en of aanvullende eisen gelden voor muziek, veiligheid en horeca.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietconcert?: Reken naast een coördinator op minimaal 1 ontvangstmedewerker per 50 bezoekers, 2 cateringmedewerkers voor een kleine zaal en 1 backstagebegeleider per optredende artiest of act. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor opbouw en afbouw.
Wanneer start je met de promotie van een benefietconcert?: Start ongeveer 6 weken vóór het concert, zodra datum, locatie, doel en artiesten definitief zijn. Publiceer de online aanmeldpagina eerst en verspreid posters, flyers en uitnodigingen daarna in meerdere rondes, met een laatste herinnering 7 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.