Organiser un concert caritatif sans rien laisser au dernier moment

Un concert caritatif se prépare dans un ordre précis : d’abord l’association bénéficiaire, la date et le lieu, puis les artistes, le budget et les autorisations. La technique, les inscriptions et les bénévoles doivent être confirmés avant de communiquer largement. Prévoyez aussi un parcours simple pour les dons, avec des consignes visibles et plusieurs terminaux de paiement. Ce plan vous aide à répartir les 84 tâches et à vérifier les 70 éléments nécessaires avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’association caritative
2 personnes
2
Réserver le lieu du concert
2 personnes
3
Fixer la date du concert
2 personnes
4
Confirmer les artistes participants
2 personnes
5
Préparer le déroulé du programme
2 personnes
6
Établir le budget des visiteurs
2 personnes
7
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
8
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
9
Réserver un éclairage supplémentaire
2 personnes
10
Créer la page d’inscription en ligne
2 personnes
11
Créer l’affiche promotionnelle
2 personnes
12
Publier l’annonce du concert
2 personnes
13
Envoyer les invitations
3 personnes
14
Distribuer des affiches et des flyers
4 personnes
15
Créer le planning des bénévoles
2 personnes
16
Désigner les agents d’accueil
2 personnes
17
Désigner le personnel de restauration
2 personnes
18
Désigner les accompagnateurs backstage
2 personnes
19
Traiter les inscriptions
2 personnes
20
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
21
Confirmer les inscriptions des visiteurs
2 personnes
22
Préparer les consignes pour les dons
2 personnes
23
Prévoir les terminaux de paiement
2 personnes
24
Créer des panneaux de signalisation
2 personnes
25
Vérifier le lieu du concert
3 personnes
26
Préparer le briefing des artistes
2 personnes
27
Préparez les textes de présentation
2 personnes
28
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
29
Acheter des produits d’épicerie à longue conservation
3 personnes
30
Vérifier l’équipement
3 personnes
31
Réaliser le plan d’aménagement
2 personnes
32
Confirmer les services des bénévoles
2 personnes
33
Acheter des courses fraîches
3 personnes
34
Préparer le matériel d’accueil
2 personnes

Événement

35
Ouvrir les consignes aux bénévoles
2 personnes
36
Décharger le matériel
6 personnes
37
Installer les éléments de scène
4 personnes
38
Installer l’équipement sonore
4 personnes
39
Brancher les microphones et les instruments
3 personnes
40
Régler le mixage sonore
2 personnes
41
Régler l’éclairage du concert
2 personnes
42
Installer les chaises et les tables
5 personnes
43
Installer les points de restauration
4 personnes
44
Installer le comptoir de dons
2 personnes
45
Accrocher la décoration
3 personnes
46
Installer la signalisation
2 personnes
47
Mettre les boissons au frais
3 personnes
48
Préparer le café et le thé
3 personnes
49
Préparez les amuse-bouches
4 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Préparer la loge des artistes
2 personnes
52
Accueillir les artistes
2 personnes
53
Encadrer la vérification du son
3 personnes
54
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
55
Accueillir les visiteurs
4 personnes
56
Vérifier les billets d’entrée
3 personnes
57
Vendre les programmes
2 personnes
58
Accompagner les visiteurs jusqu’aux places
3 personnes
59
Ouvrir le programme du concert
60
Encadrer les spectacles
2 personnes
61
Présenter l’association caritative
62
Servir le café et le thé
4 personnes
63
Servir les amuse-bouches
4 personnes
64
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
65
Vider les poubelles pleines
2 personnes
66
Traiter les dons en espèces
2 personnes
67
Accompagner le départ
4 personnes
68
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

69
Démonter l’équipement audio
4 personnes
70
Démonter l’éclairage du concert
3 personnes
71
Ranger la scène et les chaises
5 personnes
72
Ranger les points de restauration
4 personnes
73
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
74
Trier les matériaux réutilisables
3 personnes
75
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
76
Nettoyer le lieu
5 personnes
77
Retirer la signalisation
2 personnes
78
Retourner le matériel loué
3 personnes
79
Retourner le mobilier loué
3 personnes
80
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
81
Compter les dons
2 personnes
82
Verser le produit des dons
2 personnes
83
Remercier les artistes et les bénévoles
2 personnes
84
Publier le résultat
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tablesqté 12
Tables hautesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Éléments de podiumqté 12
Pupitresqté 2
Chaises pour artistesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Console de mixage
Haut-parleurs de salleqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Casque audioqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Affiches de l’association caritativeqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 180
Étiquettes nominativesqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 120

Catering

Boîtes de donsqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Bacs à argent liquideqté 2
Listes de prixqté 8
Cartes de menuqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Bacs alimentaires thermiquesqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Commencez par valider l’association bénéficiaire, le lieu et la date. Faites-le plusieurs mois avant le concert, car les autorisations, les artistes et le matériel de sonorisation dépendent de ces trois décisions.
Confirmez les artistes avant de créer l’affiche et d’envoyer les invitations. Demandez à chacun ses horaires d’arrivée, ses besoins techniques et le temps de balance afin d’établir un déroulé réaliste.
Traitez les autorisations et déclarations au début de la préparation, puis gardez une copie des confirmations sur place. Une vérification du lieu quelques jours avant permet de repérer les problèmes d’accès, de scène ou d’alimentation électrique.
Ne limitez pas l’organisation des bénévoles à l’accueil. Prévoyez des personnes identifiées pour la restauration, l’accompagnement backstage et la collecte des dons, avec un planning comportant des créneaux de 2 à 3 heures.
Testez le parcours visiteur avant l’ouverture : inscription, accueil, signalétique, restauration et don. Vérifiez les terminaux de paiement, les piles de rechange, les microphones, les câbles et les moniteurs de scène pendant cette répétition.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois pour un concert avec plusieurs artistes. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer la technique et organiser les inscriptions.
Quand faut-il réserver la sonorisation et l’éclairage ?: Réservez la sonorisation et l’éclairage dès que le lieu et les artistes sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant le concert. Le nombre de microphones, de moniteurs et de projecteurs dépend du programme et de la scène.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Pour un concert de 100 visiteurs, prévoyez environ 10 à 15 bénévoles par rotation, selon la restauration et la gestion des dons. Répartissez-les au minimum entre l’accueil, la restauration, le backstage et la collecte.
Quand confirmer les inscriptions des visiteurs ?: Envoyez une confirmation 5 à 7 jours avant le concert, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Rappelez l’horaire, l’accès, les consignes de don et le moyen de contacter l’organisation.

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