Ein Benefizkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefizkonzert müssen künstlerisches Programm, Spendenziel und Ablauf früh zusammenpassen. Lege zuerst Hilfsorganisation, Termin, Veranstaltungsort und Künstler fest, bevor du Werbung veröffentlichst. Danach folgen Genehmigungen, Technik, Anmeldung, Helferplan und die genaue Einteilung am Veranstaltungstag. Plane außerdem Zeit für Soundcheck, Einlass, Catering und die Kontrolle von Spendenhinweisen ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wohltätigkeitsorganisation festlegen
2 Personen
2
Konzertlocation reservieren
2 Personen
3
Konzerttermin festlegen
2 Personen
4
Die auftretenden Künstler bestätigen
2 Personen
5
Den Programmablauf erstellen
2 Personen
6
Besucherbudget erstellen
2 Personen
7
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
8
Tonanlage reservieren
2 Personen
9
Zusätzliche Beleuchtung reservieren
2 Personen
10
Erstelle die Online-Anmeldeseite
2 Personen
11
Mache das Werbeplakat
2 Personen
12
Veröffentliche den Konzertbeitrag
2 Personen
13
Einladungen versenden
3 Personen
14
Poster und Flyer verteilen
4 Personen
15
Erstelle den Freiwilligenplan
2 Personen
16
Weisen Sie die Empfangsmitarbeiter zu
2 Personen
17
Das Catering-Personal einteilen
2 Personen
18
Weise die Backstage-Betreuer zu
2 Personen
19
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
20
Diätwünsche erfassen
2 Personen
21
Besucheranmeldungen bestätigen
2 Personen
22
Erstelle die Spendenanweisungen
2 Personen
23
Zahlungsterminals organisieren
2 Personen
24
Beschilderungsschilder erstellen
2 Personen
25
Kontrolliere die Konzertlocation
3 Personen
26
Erstelle das Künstlerbriefing
2 Personen
27
Präsentationstexte erstellen
2 Personen
28
Programmhefte drucken
2 Personen
29
Langlebige Lebensmittel kaufen
3 Personen
30
Die Geräte prüfen
3 Personen
31
Erstelle die Lagezeichnung
2 Personen
32
Freiwilligendienste bestätigen
2 Personen
33
Frische Einkäufe kaufen
3 Personen
34
Empfangsmaterialien vorbereiten
2 Personen

Event

35
Die Freiwilligenanweisung öffnen
2 Personen
36
Materialien ausladen
6 Personen
37
Bühnenteile platzieren
4 Personen
38
Tonanlage aufstellen
4 Personen
39
Mikrofone und Instrumente anschließen
3 Personen
40
Den Klangmix anpassen
2 Personen
41
Konzertbeleuchtung einstellen
2 Personen
42
Stühle und Tische aufstellen
5 Personen
43
Richte die Cateringpunkte ein
4 Personen
44
Richte den Spendentisch ein
2 Personen
45
Hängen Sie die Dekoration auf
3 Personen
46
Beschilderung anbringen
2 Personen
47
Getränke kalt stellen
3 Personen
48
Kaffee und Tee zubereiten
3 Personen
49
Bereite die Snacks vor
4 Personen
50
Die Toiletten kontrollieren
2 Personen
51
Halten Sie den Künstlerraum bereit
2 Personen
52
Die Künstler empfangen
2 Personen
53
Begleite den Soundcheck
3 Personen
54
Die Garderobe öffnen
2 Personen
55
Besucher empfangen
4 Personen
56
Eintrittskarten prüfen
3 Personen
57
Programmhefte verkaufen
2 Personen
58
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
59
Konzertprogramm öffnen
60
Begleite die Auftritte
2 Personen
61
Die Wohltätigkeitsorganisation vorstellen
62
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
63
Die Häppchen servieren
4 Personen
64
Getränke nachfüllen
3 Personen
65
Voll gefüllte Mülleimer leeren
2 Personen
66
Bargeldspenden verarbeiten
2 Personen
67
Den Abgang begleiten
4 Personen
68
Die Garderobe schließen
2 Personen

Nachbereitung

69
Die Tonanlage abbauen
4 Personen
70
Die Konzertbeleuchtung abbauen
3 Personen
71
Bühne und Stühle aufräumen
5 Personen
72
Cateringpunkte aufräumen
4 Personen
73
Geschirr und Gläser spülen
3 Personen
74
Wiederverwendbare Materialien sortieren
3 Personen
75
Gefundene Gegenstände einsammeln
2 Personen
76
Veranstaltungsort reinigen
5 Personen
77
Die Beschilderung entfernen
2 Personen
78
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
79
Gemietete Möbel zurückgeben
3 Personen
80
Müll zur Sammelstelle bringen
2 Personen
81
Spendenbetrag zählen
2 Personen
82
Den Erlös der Spenden überweisen
2 Personen
83
Artiesten und Freiwillige bedanken
2 Personen
84
Ergebnis veröffentlichen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
TischeAnz. 12
StehtischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
BühnenelementeAnz. 12
PulteAnz. 2
KünstlerstühleAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
UntertassenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Tonmischpult
SaillautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
MikrofonkabelAnz. 12
KopfhörerAnz. 2
Mischpult
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
WohltätigkeitsposterAnz. 12
WegweiserAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 180
NamensaufkleberAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 120

Catering

SpendenboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
BargeldkassenAnz. 2
PreislisteAnz. 8
SpeisekartenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
WasserkannenAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
Thermobehälter für SpeisenAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Organisation und Terminabstimmung. Bestätige Künstler und Veranstaltungsort schriftlich, bevor du Plakate, Flyer oder Einladungen versendest.
Erstelle den Programmablauf spätestens 3 Wochen vor dem Konzert. Plane neben den Auftritten auch Umbaupausen, Soundcheck, Einlass und eine kurze Erklärung zum Spendenzweck ein.
Kläre Genehmigungen und Meldungen nicht erst kurz vor dem Termin. Prüfe außerdem, ob Tonanlage, Bühnenmonitore, Mikrofone, Mikrofonständer, Kabel und zusätzliche Beleuchtung zur Location passen.
Schließe die Helferplanung mindestens 7 Tage vorher ab. Verteile feste Rollen für Empfang, Catering, Backstage und Einlass und halte für jede Schicht eine erreichbare Kontaktperson fest.
Bereite die Spendenanweisungen und Zahlungsterminals vor dem Einlass vor. Teste die Geräte am selben Tag und stelle Beschilderung so auf, dass Besucher den Spendenweg ohne Nachfrage finden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?: Starte idealerweise 12 Wochen vor dem Konzert. Künstler, Location und Genehmigungen brauchen meist die längste Vorlaufzeit; Werbung sollte erst beginnen, wenn diese Grundlagen bestätigt sind.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefizkonzert?: Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 1 Person am Empfang, 1 bis 2 Personen für Catering, 1 Backstage-Betreuung und 1 verantwortliche Person für Technik und Ablauf einplanen. Bei mehreren Einlassbereichen braucht jeder Bereich zusätzlich eine feste Kraft.
Wann sollte der Programmablauf für ein Benefizkonzert feststehen?: Der Ablauf sollte spätestens 3 Wochen vorher stehen. Eine aktualisierte Version mit Auftrittszeiten, Umbaupausen, Soundcheck und Ansprechpartnern gehört 7 Tage vor dem Termin an alle Künstler und Helfer.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau der Konzerttechnik?: Plane mindestens 3 Stunden für Bühne, Tonanlage, Mikrofone, Monitore und Beleuchtung ein. Der Soundcheck sollte anschließend mindestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen, damit Kabel, Batterien und Pegel noch geprüft werden können.

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