Zo organiseer je een benefietbingo

Begin niet met bingokaarten bestellen, maar met het doelbedrag en de verwachte zaalcapaciteit. Daarna leg je de begroting, entreeprijs, betaalwijze en bingoregels vast. Sponsors en prijzen regel je vroeg, omdat je voor een aantrekkelijke prijzentafel afhankelijk bent van toezeggingen. In de laatste week draait alles om deelnemers, vrijwilligers en controle: kloppen de bingonummers, zijn kaarten gesorteerd en werkt de microfoon? Met deze volgorde voorkom je dat de opbrengst of de avond zelf onder druk komt te staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Bingoavond aanmelden
3
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
4
Begroting opstellen
2 personen
5
Sponsoren benaderen
3 personen
6
Bingoprijzen verzamelen
2 personen
7
Bingoregels vastleggen
2 personen
8
Bingorondes samenstellen
2 personen
9
Bingokaarten bestellen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Betaalwijze voorinschrijving regelen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Presentator vastleggen
16
Muziek samenstellen
17
Bingonummers controleren
2 personen
18
Prijslijst maken
19
Inschrijfformulieren printen
20
Bingokaarten sorteren
2 personen
21
Prijzen labelen
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Zaal en toiletten controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen neerzetten
4 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
31
Bingotafels klaarzetten
3 personen
32
Prijzen uitstallen
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
36
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

37
Inloop en registratie verzorgen
3 personen
38
Bingokaarten uitgeven
2 personen
39
Dranken en hapjes serveren
3 personen
40
Openingswoord verzorgen
41
Bingorondes presenteren
2 personen
42
Bingokaarten controleren
3 personen
43
Prijzen uitreiken
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes aanvullen
2 personen
46
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
47
Tussenstanden bekendmaken
48
Dankwoord uitspreken
49
Laatste consumpties serveren
2 personen
50
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

51
Bingomateriaal verzamelen
3 personen
52
Geluidsinstallatie uitschakelen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Versiering verwijderen
2 personen
56
Zaal schoonmaken
3 personen
57
Afval afvoeren
2 personen
58
Restanten koelen en opslaan
2 personen
59
Opbrengst veilig opbergen
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Borg en zaalafspraken afhandelen
62
Opbrengst overmaken
63
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Prijzentafelaantal 2

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballenaantal 90
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

Bingobannersaantal 3
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 50
Ballonnenpomp
Slingersaantal 6
Plakbandaantal 4
Tafelnummersaantal 10
Prijsetikettenaantal 30

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 4

Catering

Bingokaartenaantal 120
Bingostiftenaantal 80
Bingonummerkaartenaantal 2
Bingoprijzenaantal 30
Kassa
Geldkist
Wisselgeldbakje
Pinapparaat
Inschrijfformulierenaantal 80
Pennenaantal 15
Prijslijstenaantal 10
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmeraantal 2
Werkhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Reserveer de zaal voordat je een datum communiceert en controleer meteen of er ruimte is voor ontvangsttafel, prijzentafel en voldoende tafels en stoelen. Plan daarnaast tijd voor opbouw en afbouw; dat wordt vaak vergeten bij de reservering.
Bepaal eerst het doelbedrag en maak daarna een begroting met vaste kosten, prijzen, hapjes, dranken en betaaltransacties. Reken met een kleine reserve, zodat een tegenvallende kaartverkoop niet direct je opbrengst wegneemt.
Benader sponsoren zodra doel, datum en verwachte bezoekersaantal bekend zijn. Noteer per sponsor uiterlijk één week voor de bingo wat is toegezegd, label de prijzen en maak een prijslijst voordat de avond begint.
Leg per ronde vast hoeveel nummers worden gespeeld, wanneer iemand bingo mag roepen en hoe je een winnende kaart controleert. Test de bingomolen, bingoballen, microfoon en luidsprekers minimaal één dag vooraf.
Geef vrijwilligers een concrete taak en begintijd: ontvangst, betaling, drank, kaartcontrole of prijzen. Zet op de avond zelf kassa en wisselgeld klaar, sorteer de bingokaarten per tafel en koel dranken minstens enkele uren van tevoren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietbingo organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de zaal en bepaal het doel in de eerste week; gebruik de resterende tijd voor sponsoren, kaartverkoop, vrijwilligers en de praktische voorbereiding.
Hoeveel bingorondes heb je nodig voor een bingoavond?: Plan meestal 6 tot 10 rondes, afhankelijk van de lengte van de avond en het aantal prijzen. Test één ronde vooraf en reserveer per ronde tijd voor het controleren van een winnende kaart en het uitreiken van de prijs.
Wanneer moet je bingoprijzen en sponsors regelen?: Benader sponsoren direct nadat datum, doel en verwachte bezoekersaantal zijn vastgesteld, idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Leg alle toezeggingen uiterlijk één week voor de avond vast, zodat je de prijzentafel en prijslijst kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietbingo?: Reken bij een kleinschalige avond op minimaal 5 vrijwilligers: één presentator, één persoon voor ontvangst en betaling, één voor kaartcontrole en prijzen en twee voor dranken en hapjes. Voeg bij een grotere groep per 30 tot 40 bezoekers extra hulp bij ontvangst of bediening toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.