Organiser une soirée de bingo caritatif sans rien oublier
Une soirée de bingo caritatif se prépare dans un ordre précis : fixez d’abord l’objectif financier, le budget et la capacité de la salle. Cherchez ensuite les sponsors et les lots avant d’ouvrir les inscriptions, car ils déterminent l’intérêt des participants et vos coûts réels. Les dernières semaines servent à finaliser les manches, les règles, les bénévoles et le paiement. Le jour J, prévoyez une table d’accueil, une table pour les prix et un test complet du micro et des numéros de bingo.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Inscrire la soirée bingo
- 3
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
- 4
Établir le budget
2 personnes
- 5
Contacter les sponsors
3 personnes
- 6
Rassembler les lots de bingo
2 personnes
- 7
Définir les règles du bingo
2 personnes
- 8
Composer les manches de bingo
2 personnes
- 9
Commander des cartes de bingo
- 10
Envoyer les invitations
2 personnes
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Organiser le mode de paiement pour la préinscription
- 14
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 15
Réserver un animateur
- 16
Composer la musique
- 17
Vérifier les numéros de bingo
2 personnes
- 18
Établir la liste de prix
- 19
Imprimer les formulaires d’inscription
- 20
Trier les cartons de bingo
2 personnes
- 21
Étiqueter les prix
2 personnes
- 22
Faire les courses
2 personnes
- 23
Refroidir les boissons
2 personnes
- 24
Préparer les en-cas
3 personnes
- 25
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 26
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 27
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
- 28
Installer les tables
4 personnes
- 29
Installer les chaises
4 personnes
- 30
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 31
Installer les tables de bingo
3 personnes
- 32
Installer les lots
2 personnes
- 33
Suspendre la décoration
3 personnes
- 34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 35
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
- 36
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 37
Gérer l’accueil et l’inscription
3 personnes
- 38
Distribuer les cartes de bingo
2 personnes
- 39
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
- 40
Faire le discours d’ouverture
- 41
Animer les manches de bingo
2 personnes
- 42
Vérifier les cartes de bingo
3 personnes
- 43
Remettre les prix
2 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 46
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
- 47
Annoncer les classements intermédiaires
- 48
Prononcer le discours de remerciement
- 49
Servir les dernières consommations
2 personnes
- 50
Raccompagner les invités
3 personnes
Suivi
- 51
Rassembler le matériel de bingo
3 personnes
- 52
Éteindre l'installation sonore
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 55
Retirer la décoration
2 personnes
- 56
Nettoyer la salle
3 personnes
- 57
Évacuer les déchets
2 personnes
- 58
Refroidir et stocker les restes
2 personnes
- 59
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes
- 60
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 61
Gérer la caution et les règles de la salle
- 62
Transférer le produit
- 63
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 70
- Table d’accueil
- Table des prixqté 2
Équipement
- Boule de bingo
- Boules de bingoqté 90
- Microphoneqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Lecteur audio
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Rallonges à enrouleurqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Carafesqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Bacs de rangementqté 8
Décoration
- Bannières de bingoqté 3
- Nappesqté 12
- Ballonsqté 50
- Pompe à ballons
- Guirlandesqté 6
- Ruban adhésifqté 4
- Numéros de tableqté 10
- Étiquettes de prixqté 30
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampadairesqté 4
Catering
- Cartes de bingoqté 120
- Marqueurs de bingoqté 80
- Cartons de bingoqté 2
- Prix du bingoqté 30
- Caisse
- Caisse
- Petit bac à monnaie
- Terminal de paiement
- Formulaires d'inscriptionqté 80
- Stylosqté 15
- Listes de prixqté 10
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balaiqté 2
- Aspirateur
- Kit de lavage
- Seau de nettoyageqté 2
- Gants de travailqté 6
- Brosses de toilettesqté 2
Conseils
- Commencez par calculer l’objectif net : séparez les recettes attendues des dépenses de salle, de matériel, de boissons, d’impression et des lots. Gardez une marge pour les achats oubliés de dernière minute.
- Contactez les sponsors avant de commander les cartes de bingo. Étiquetez chaque prix dès sa réception et établissez une liste claire, afin que l’animateur puisse annoncer les gains sans hésitation.
- Ouvrez les préinscriptions avec un moyen de paiement défini et demandez les besoins alimentaires au même moment. Fermez les inscriptions quelques jours avant la soirée pour trier les cartons et préparer l’accueil.
- Attribuez les rôles à l’avance : accueil, caisse, vérification des cartons, remise des prix et ravitaillement. Pour une soirée de plusieurs manches, prévoyez au moins une personne chargée de contrôler les numéros en parallèle de l’animateur.
- Faites un essai technique avant l’arrivée du public : microphone, haut-parleurs, lecteur audio, rallonges et multiprises. Refroidissez les boissons la veille et préparez la monnaie ainsi que les formulaires d’inscription avant l’ouverture des portes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un bingo caritatif ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les sponsors, les lots et la réservation de la salle doivent être confirmés en premier ; gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, le tri des cartons et les achats.
- Combien de lots faut-il prévoir pour une soirée bingo ?
- Comptez au minimum un lot par manche, puis ajoutez les prix spéciaux prévus dans vos règles. Finalisez la liste au moins 10 jours avant l’événement pour pouvoir l’imprimer et étiqueter chaque prix.
- Combien de bénévoles faut-il pour un bingo caritatif ?
- Prévoyez environ 1 bénévole pour 20 à 25 participants, avec des rôles distincts à l’accueil, à la caisse, au contrôle des numéros et à la remise des prix. Ajoutez une personne dédiée au ravitaillement si la soirée dépasse 3 heures.
- Que faut-il vérifier avant le début du bingo ?
- Contrôlez les cartons triés, les numéros de bingo, le micro et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’ouverture. Installez aussi la monnaie, les formulaires, les prix étiquetés et les boissons afin de ne pas interrompre la première manche.
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